Cyfrowy obieg umów – jak przyspieszyć procesy i zwiększyć kontrolę w firmie?

Sprawny obieg dokumentów wpływa na efektywność procesów w całej organizacji. Kompletna digitalizacja obszaru procedowania umów oraz ich retencji eliminuje opóźnienia, zwiększa kontrolę nad przebiegiem pracy i zapewnia pełną transparentność każdego etapu. Dzięki temu firmy zyskują szybszy dostęp do informacji, redukują koszty i podnoszą jakość zarządzania kluczowymi procesami.

W każdej organizacji każdego dnia generowana i odbierana jest ogromna liczba dokumentów, w tym umów - zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Część z nich ma charakter rutynowy, inne natomiast są kluczowe dla funkcjonowania firmy i efektywności procesów. Zapewnienie jednego, spójnego środowiska, w którym wszystkie te materiały można łatwo odszukać, uporządkować i dalej przetwarzać, stanowi istotne i złożone wyzwanie. Cyfryzacja oznacza koniec pracy z dokumentacją papierową, obniża koszty i wyzwania związane z archiwizacją i znacząco zmniejsza ryzyko pomyłek. Ale to nie jedyne zalety. Wdrożenie elektronicznego obiegu umów realnie usprawnia funkcjonowanie całej organizacji, ponieważ procesy związane z dokumentami dotyczą praktycznie wszystkich jej obszarów.

Elektroniczny obieg umów – co to takiego?

Elektroniczny obieg umów to system, który pozwala efektywnie zarządzać dokumentami i w kompleksowy sposób zautomatyzować procesy z nimi związane - od przygotowania, przez negocjacje i konsultacje, zatwierdzanie, składanie podpisów i bezpieczne przechowywanie. Działania te odbywają się w jednym, spójnym środowisku cyfrowym, co zapewnia stały dostęp do aktualnych dokumentów, pełną kontrolę nad procesami i wysoki poziom bezpieczeństwa. Dzięki możliwościom nowoczesnych technologii systemy są skalowalne, co oznacza, że można je precyzyjnie dopasować do specyfiki organizacji i jej indywidualnych potrzeb - dostępne moduły i funkcjonalności da się łatwo modyfikować, rozszerzać, łączyć i konfigurować, tworząc rozwiązania odpowiadające nawet najbardziej indywidualnym i nietypowym wymaganiom.

Dlaczego warto postawić na cyfryzację umów?

Elektroniczny obieg umów umożliwia szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentami. Łatwiejsza staje się ich wymiana pomiędzy działami i indywidualnymi pracownikami, a każdy etap jest w pełni transparentny, dzięki czemu wszystkie osoby zainteresowane mogą na bieżąco monitorować postępy, reagować i podejmować decyzje bez opóźnień.

Stały dostęp do aktualnych wersji dokumentów, automatyczne przypomnienia o ważnych terminach i zobowiązaniach, a także wbudowane mechanizmy bezpieczeństwa chronią dane przed nieautoryzowanym dostępem. Dzięki temu organizacje skracają czas procedowania umów, redukują ryzyko błędów i minimalizują koszty związane z papierową dokumentacją, jednocześnie zwiększając przejrzystość i kontrolę nad całym procesem.

Kto skorzysta na elektronicznym obiegu umów?

Cyfryzacja obiegu umów w ramach organizacji jest działaniem, które dotyka wszystkie działy, bo umowy dotyczą każdego obszaru działalności. Dla działu prawnego cyfryzacja jest niezbędnym narzędziem, by skutecznie i zarządzać dokumentacją dbać o jej zgodność z przepisami. Pracownicy na szczeblach kierowniczych wykorzystują automatyzację obiegu umów do monitorowania bieżących zobowiązań oraz postępu projektów. Działy operacyjne korzystają z systemu w celu realizacji konkretnych procesów i projektów, natomiast dla klientów i partnerów biznesowych stanowi on gwarancję jasnych warunków współpracy oraz przestrzegania wzajemnych zobowiązań.

Najczęstsze wyzwania w tradycyjnym obiegu umów, które rozwiązuje digitalizacja

Wdrożenie elektronicznego obiegu umów pozwala skutecznie rozwiązać wiele problemów, które pojawiają się w przypadku tradycyjnego zarządzania dokumentacją:

• Brak wiedzy o statusie dokumentów – automatyzacja umożliwia śledzenie każdego etapu pracy nad umowami, zapewniając pełną przejrzystość i eliminując ryzyko niekontrolowanych przestojów.
• Ręczne wprowadzanie danych– cyfryzacja eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji, zmniejszając liczbę błędów, oszczędzając czas.
• Przeszukiwanie archiwów – dostęp do elektronicznego repozytorium umożliwia błyskawiczne odszukanie wymaganych dokumentów, znacząco usprawniając pracę.
• Brak kontroli nad nieuprawnionym dostępem do danych – system wzmacnia bezpieczeństwo i przejrzystość procesów, rejestrując każde działanie użytkowników.
• Ograniczony dostęp do umów w zależności od lokacji - dostęp do zdalnego archiwum z różnych urządzeń, bez względu na aktualne miejsce pobytu.
• Ograniczona możliwość mierzenia wydajności procesów – digitalizacja pozwala monitorować efektywność i usprawniać zarządzanie umowami w całej organizacji.
• Konieczność wygospodarowania miejsca na archiwum i koszty z tym związane - ograniczenie kosztów przetwarzania i archiwizowana papierowych wersji dokumentów.

System DMS nAxiom rozwiązuje problemy występujące w tradycyjnych obiegach. Jako platforma low-code umożliwia szybkie projektowanie i modyfikowanie procesów, pełne dostosowanie obiegu umów do potrzeb organizacji oraz łatwą integrację z innymi systemami, zapewniając nowoczesne, elastyczne i skalowalne środowisko do zarządzania dokumentacją.

Korzyści biznesowe płynące z automatyzacji zarządzania umowami

Wdrożenie elektronicznego obiegu umów przekłada się na realne usprawnienie procesów biznesowych w całej organizacji. System zapewnia natychmiastowy dostęp do dokumentów oraz zawsze aktualnych szablonów, umożliwia automatyczne generowanie umów w oparciu o dane z formularzy i systemów zewnętrznych, a także rejestruje wszystkie wykonane czynności wraz z informacją o ich autorach. Dzięki temu proces staje się w pełni przejrzysty i kontrolowany. Dodatkowo bezpieczne elektroniczne archiwum gwarantuje szybki dostęp do umów z dowolnego miejsca i urządzenia, przy jednoczesnym zachowaniu precyzyjnie nadawanych uprawnień, co zwiększa bezpieczeństwo i porządek w dokumentacji.

Podsumowanie

Odejście od tradycyjnych metod pracy z umowami — arkuszy Excel, papierowych segregatorów i nieefektywnych, rozproszonych procesów — na rzecz nowoczesnej cyfryzacji stanowi dziś kluczowy krok w kierunku zwiększenia efektywności i bezpieczeństwa organizacji. Elektroniczny obieg umów umożliwia wdrożenie uporządkowanych, zautomatyzowanych procesów oraz tworzenie w pełni zabezpieczonego cyfrowego repozytorium, w którym wszystkie dokumenty są przechowywane w ujednoliconej, zdigitalizowanej formie. Co ważne, rozwiązanie to zapewnia pełną elastyczność: pozwala zarówno dostosować istniejące ścieżki workflow do specyfiki firmy, jak i projektować zupełnie nowe procesy, odpowiadające bieżącym lub przyszłym potrzebom organizacji. W efekcie cyfryzacja staje się nie tylko usprawnieniem, ale też strategiczną inwestycją w rozwój i stabilność biznesu.