nAxiom Delegacje – obsługa podróży służbowych od wniosku do rozliczenia
Wniosek na kartce, zaliczka wyliczana w Excelu, paragony zgubione gdzieś między hotelem a biurem – tak wygląda delegacja w wielu firmach. Aplikacja nAxiom Delegacje prowadzi całą podróż służbową w jednym miejscu: od wniosku i akceptacji, przez zaliczkę, aż po rozliczenie i przekazanie do księgowości.
Aplikacja działa na platformie low-code nAxiom, więc dopasowujesz ją do swoich zasad podróży, ścieżek akceptacji i struktury organizacji – bez długiego projektu IT.
Wdrożenie aplikacji to przejście od papierowych wniosków, ręcznych wyliczeń i spóźnionych rozliczeń do jednego, przejrzystego obiegu, w którym każda delegacja ma właściciela, status i komplet dokumentów.
.
Funkcjonalności aplikacji nAxiom Delegacje dla pracowników, przełożonych i księgowości
Aplikacja nAxiom Delegacje obsługuje cały cykl podróży służbowej: planowanie, akceptację, wypłatę zaliczki, rozliczenie kosztów i archiwizację dokumentów. Poniżej znajdziesz zakres, który obejmuje standardowa wersja – resztę dopasowujesz do swoich procedur.
Wniosek o delegację krajową i zagraniczną
Pracownik zgłasza wyjazd w jednym formularzu: cel, trasa, terminy, środek transportu, planowane koszty i zaliczka. Przełożony może zgłosić delegację w imieniu podwładnego.
Konfigurowalna ścieżka akceptacji
Wniosek trafia do właściwych osób według Twoich reguł – przełożonego, dyrektora, budżetodawcy. Akceptujesz lub odrzucasz wniosek w systemie, w aplikacji mobilnej albo e-mailem, a pracownik od razu widzi decyzję i jej uzasadnienie. Osobną akceptację wprowadzasz także dla rozliczenia po powrocie.
Zaliczki, także w walutach obcych
Wnioskujesz o zaliczkę razem z wnioskiem o delegację, a system pilnuje jej zatwierdzenia, wypłaty i późniejszego rozliczenia – również dla wyjazdów zagranicznych.
Automatyczne naliczanie należności
System liczy diety według czasu trwania podróży, pomniejsza je o zapewnione posiłki, a także wylicza ryczałty za nocleg i dojazdy komunikacją miejscową oraz kilometrówkę dla samochodu prywatnego. Stawki i limity aktualizuje administrator, gdy zmieniają się przepisy.
Rejestracja wydatków i dokumentów kosztowych
Dodajesz faktury, rachunki i bilety do delegacji na bieżąco – także w trakcie podróży, zdjęciem z telefonu w aplikacji mobilnej. Rozpoznawanie danych z dokumentów (OCR) wypełnia pola za Ciebie, a każdy dokument jest przypisany do konkretnego wyjazdu i pozycji kosztowej.
Rozliczenia wielowalutowe
Wydatki poniesione za granicą przeliczasz na walutę rozliczeniową według ustalonych zasad kursowych, a rozliczenie obejmuje etap krajowy i zagraniczny podróży.
Przypisanie kosztów do projektów i MPK
Dzielisz koszty delegacji na centra kosztów, projekty, umowy lub klientów. Wiesz, ile kosztują wyjazdy w danym projekcie, bez ręcznego zestawiania danych.
Dokumenty i przekazanie do księgowości
System generuje polecenie wyjazdu i rozliczenie delegacji w formie gotowej do wydruku lub zapisu w PDF. Zatwierdzone rozliczenie przekazujesz do księgowości lub systemu finansowo-księgowego, razem z danymi do wypłaty różnicy lub zwrotu zaliczki, a przelewy eksportujesz do banku.
Terminy, raporty i archiwum w DMS
Dostajesz przypomnienia o nierozliczonych delegacjach i zbliżających się terminach. Raportujesz koszty według pracownika, działu, kierunku czy okresu, a komplet dokumentów każdej podróży trafia do archiwum DMS, gdzie wyszukujesz go w kilka sekund.
Zobacz jak obsłużysz cały proces delegacji w jednym miejscu.
Rozwiązuj wyzwania związane z wyjazdami i delegacjami w uporządkowanym procesie
Delegacje wydają się prostym procesem, dopóki nie zbierzesz razem wniosków, zaliczek, dokumentów kosztowych, stawek diet i zasad rozliczania wyjazdów zagranicznych. Tradycyjne podejście – papier, e-mail i arkusze kalkulacyjne – zawodzi właśnie wtedy, gdy rośnie liczba wyjazdów i osób zaangażowanych w proces.
Wnioski krążące na papierze i e-mailach
Bieżąca sytuacja: Nie wiesz, na jakim etapie jest wniosek, a pracownik nie wie, czy może jechać.
Rozwiązanie nAxiom: Każdy wniosek przechodzi przez zdefiniowaną ścieżkę akceptacji, a jego status widzą wszyscy uczestnicy procesu.
Błędy w naliczaniu diet i ryczałtów
Bieżąca sytuacja: Ręczne liczenie czasu podróży, posiłków i stawek prowadzi do pomyłek i korekt po fakcie.
Rozwiązanie nAxiom: System liczy należności według zapisanych reguł, więc rozliczenie jest powtarzalne i spójne dla wszystkich pracowników.
Brakujące dokumenty i spóźnione rozliczenia
Bieżąca sytuacja: Rachunki giną, a pracownicy rozliczają się tygodnie po powrocie, często dopiero po ponagleniu księgowości.
Rozwiązanie nAxiom: Dokumenty dodajesz na bieżąco, a system przypomina o terminach i nierozliczonych delegacjach.
Zaliczki i wyjazdy zagraniczne
Bieżąca sytuacja: Zaliczki w kilku walutach i podział podróży na etap krajowy i zagraniczny wymagają osobnych arkuszy i ręcznych przeliczeń.
Rozwiązanie nAxiom: Obsługujesz zaliczki i rozliczenia wielowalutowe w jednym procesie, z jasnym wynikiem do wypłaty lub zwrotu.
Brak kontroli nad kosztami podróży
Bieżąca sytuacja: Koszty delegacji poznajesz dopiero po zamknięciu miesiąca, bez podziału na projekty i działy.
Rozwiązanie nAxiom: Przypisujesz koszty do MPK i projektów już podczas rozliczenia, a raporty dają Ci bieżący obraz wydatków.
Ryzyko przy kontroli podatkowej i składkowej
Bieżąca sytuacja: Niepełna dokumentacja delegacji, wypłaty bez udokumentowanego wyjazdu lub błędne rozliczenia mogą skutkować dopłatą podatku, odsetkami i składkami ZUS.
Rozwiązanie nAxiom: Masz pełną historię każdej delegacji – od wniosku po rozliczenie – z dokumentami zapisanymi w archiwum DMS.
Rozpoznajesz te problemy w swojej organizacji?
Sprawdź, jak uporządkować obieg delegacji.
Korzyści z wdrożenia aplikacji nAxiom Delegacje
Dobrze zaprojektowany obieg delegacji odciąża pracowników, przełożonych i księgowość jednocześnie. Zyskujesz czas, porządek w dokumentach i kontrolę nad kosztami podróży – a przy okazji bezpieczniejsze rozliczenia.
Krótszy czas rozliczenia delegacji
Pracownik rozlicza wyjazd szybciej, bo system podpowiada należności i zbiera dokumenty w jednym miejscu.
Mniej błędów i korekt
Automatyczne naliczanie diet, ryczałtów i kilometrówki ogranicza pomyłki, więc księgowość poprawia mniej rozliczeń.
Pełna kontrola nad kosztami podróży
Widzisz koszty delegacji w podziale na pracowników, działy, projekty i okresy, dzięki czemu planujesz budżet na podstawie rzeczywistych danych.
Bezpieczeństwo podatkowe i dokumentacyjne
Każda delegacja ma pełną dokumentację i ślad decyzji, więc jesteś gotowy na kontrolę wewnętrzną lub zewnętrzną.
Odciążenie księgowości i HR
Księgowość dostaje kompletne, zaakceptowane rozliczenia, a HR nie musi ścigać pracowników o dokumenty. Oba zespoły poświęcają czas na zadania o większej wartości.
Proces dopasowany do Twojej firmy
Dzięki platformie low-code zmieniasz ścieżki akceptacji, pola formularzy i reguły rozliczeń samodzielnie lub z naszym wsparciem, gdy zmienia się organizacja albo przepisy.
Uporządkuj rozliczenia podróży służbowych i sprawdź możliwości wdrożenia w Twojej firmie.
nAxiom Delegacje – cyfrowa obsługa podróży służbowych
Aplikacja Delegacje obejmuje pełny cykl podróży służbowej: zgłoszenie wyjazdu, akceptację, zaliczkę, rejestrację wydatków, rozliczenie należności, przypisanie kosztów do projektów oraz archiwizację dokumentów. Działa w ramach nAxiom DMS, więc dokumenty delegacji przechowujesz razem z pozostałą dokumentacją firmy. Głównym efektem jest uporządkowany, kontrolowany proces, który odciąża pracowników i dział finansowy.
Dopasowujesz aplikację do własnych procedur: ścieżek akceptacji, struktury organizacyjnej, polityki podróży i sposobu rozliczeń. Łączysz ją z systemami, z których już korzystasz, np. finansowo-księgowym lub kadrowym.
FAQ
1. Jakie etapy podróży służbowej obsługuje aplikacja Delegacje?
Aplikacja obejmuje zgłoszenie i akceptację wyjazdu, obsługę zaliczki, rejestrację wydatków, rozliczenie należności, przekazanie danych do księgowości oraz archiwizację dokumentów w nAxiom DMS.
2. Czy aplikacja obsługuje delegacje krajowe i zagraniczne?
Tak. W jednym procesie obsługujesz wyjazdy krajowe i zagraniczne, zaliczki w walutach obcych oraz rozliczenia wielowalutowe. Wydatki są przeliczane na walutę rozliczeniową według ustalonych zasad kursowych, a rozliczenie uwzględnia krajowy i zagraniczny etap podróży.
3. Jak naliczane są diety, ryczałty i kilometrówka?
System wylicza diety na podstawie czasu podróży i zapewnionych posiłków, a także nalicza ryczałty za nocleg i dojazdy komunikacją miejscową oraz kilometrówkę dla samochodu prywatnego. Administrator aktualizuje zapisane stawki i limity, gdy zmieniają się przepisy.
4. Czy dokumenty kosztowe można dodawać podczas podróży?
Tak. Faktury, rachunki i bilety dodajesz na bieżąco, również jako zdjęcia z telefonu w aplikacji mobilnej. OCR odczytuje dane z dokumentów i uzupełnia pola, a dokumenty są przypisane do konkretnej delegacji i pozycji kosztowej.
5. Czy aplikację można dopasować do firmowych zasad delegowania?
Tak. Na platformie low-code nAxiom dopasowujesz ścieżki akceptacji, pola formularzy i reguły rozliczeń do polityki podróży i struktury organizacyjnej. Zmiany wprowadzasz samodzielnie lub z naszym wsparciem.
6. Jak rozliczenie delegacji trafia do księgowości?
Po zatwierdzeniu przekazujesz rozliczenie do księgowości lub systemu finansowo-księgowego wraz z danymi do wypłaty różnicy albo zwrotu zaliczki. System generuje polecenie wyjazdu i rozliczenie do wydruku lub zapisu w PDF, a przelewy możesz wyeksportować do banku.
Opisz nam swój problem, a my podpowiemy, jak możesz go rozwiązać.
Każde skierowane do nas pytanie traktujemy poważnie. Jeśli przedstawisz nam swoje potrzeby, to na spotkaniu wspólnie zastanowimy się, jakie rozwiązania najlepiej spełnią Twoje oczekiwania. Chcesz dowiedzieć się więcej o platformie nAxiom? Opowiemy Ci o niej i dostarczymy dodatkowych materiałów. Zastanawiasz się, czy to rozwiązanie dla Ciebie i jak wybrać platformę low-code? Zapraszamy na webinarium. Skontaktuj się z nami i dowiedz, kiedy odbędzie się najbliższe spotkanie online oraz jakiej tematyki będzie dotyczyć.
