nAxiom Rejestr Umów
Uporządkuj proces zarządzania kontraktami w jednym, bezpiecznym środowisku. nAxiom Rejestr Umów eliminuje ryzyko związane z przeoczeniem terminów retencji, brakiem kontroli nad dostępem czy rozproszeniem dokumentacji w różnych działach. Dzięki elastyczności platformy low-code, aplikacja integruje się z Twoim ekosystemem IT (np. Obiegiem Faktur lub systemem ERP), tworząc spójne „źródło prawdy” o zobowiązaniach organizacji. Zyskaj błyskawiczny dostęp do kluczowych danych, zautomatyzuj przypomnienia i zapewnij najwyższy standard bezpieczeństwa prawno-finansowego.
Funkcjonalności nAxiom, które dają pełną kontrolę nad rejestrem umów
Wdrożenie aplikacji nAxiom Rejestr Umów to transformacja z biernego przechowywania plików w stronę aktywnego zarządzania ryzykiem i wiedzą o kontraktach. Wykorzystując zaawansowany silnik procesowy platformy, stworzyliśmy narzędzie, które odpowiada na potrzeby działów prawnych, finansowych oraz operacyjnych, gwarantując spójność danych w całej strukturze firmy.
Centralizacja i Cyfrowe Archiwum
Wszystkie umowy (aktywne, archiwalne, ramowe) dostępne w jednym miejscu z zaawansowaną wyszukiwarką pełnotekstową i systemem kategoryzacji.
Zarządzanie Retencją i Terminami
Automatyczne alerty o zbliżających się terminach wypowiedzenia, aneksowania lub zakończenia obowiązywania umowy, chroniące przed niekontrolowanym przedłużeniem zobowiązań.
Granularne uprawnienia i Bezpieczeństwo
Precyzyjne definiowanie ról – od wglądu tylko do wybranych typów dokumentów po pełną administrację, zgodnie z polityką bezpieczeństwa i RODO.
Pełne wersjonowanie i zarządzanie aneksami
Historia zmian każdej umowy: kto zmienił, kiedy, co. Zarządzanie aneksami i renegocjacjami z powiązaniem z umową macierzystą. Zawsze wiadomo, która wersja jest aktualnie obowiązująca.
Łączność z Procesami Biznesowymi
Integracja z ekosystem aplikacji nAxiom np. nAxiom Obieg Faktur Kosztowych – system automatycznie wiąże faktury kosztowe z odpowiednimi umowami, kontrolując stopień wykorzystania budżetu kontraktowego.
Ścieżka audytu i wersjonowanie
Pełna historia zmian w rejestrze oraz możliwość śledzenia powiązań między aneksami a umową główną.
Dowiedz się, jak dzięki zautomatyzowanemu rejestrowi umów możesz zbudować, jeden spójny ekosystem zarządzania kontraktami - od rejestracji i opiniowania, przez akceptacje i nadzór nad terminami, aż po archiwizację dokumentów – niezależnie od struktury organizacyjnej czy obowiązujących procedur.
Rozwiąż wyzwania rejestru umów z platformą nAxiom
Chaos w dokumentacji kontraktowej to nie tylko problem administracyjny, ale przede wszystkim realne ryzyko finansowe i prawne. nAxiom Rejestr Umów eliminuje najczęstsze wąskie gardła, z którymi mierzą się współczesne organizacje:
Przeoczone terminy wypowiedzeń i aneksów
Koniec z „ukrytymi” kosztami wynikającymi z automatycznego przedłużenia niekorzystnych umów. System eliminuje ryzyko ludzkiego błędu dzięki wielopoziomowym powiadomieniom o kończących się kontraktach.
Rozproszenie danych (tzw. silosy informacyjne)
Umowy przechowywane w segregatorach, na dyskach lokalnych czy w wiadomościach e-mail uniemożliwiają szybką reakcję. nAxiom tworzy jedno, cyfrowe źródło prawdy dostępne dla uprawnionych pracowników 24/7.
Brak kontroli nad wersjami dokumentów
Aplikacja rozwiązuje problem pracy na nieaktualnych wzorach lub załącznikach. Pełna ścieżka audytu pozwala sprawdzić, kto, kiedy i jaką zmianę wprowadził w ewidencji umowy.
Trudności w rozliczaniu kosztów
Bez powiązania umowy z fakturą trudno kontrolować stopień wykorzystania budżetu. nAxiom Rejestr Umów integruje się z obiegiem faktur, co pozwala na bieżąco monitorować, czy faktury kosztowe są zgodne z zapisami kontraktowymi.
Ryzyko nieuprawnionego dostępu
Tradycyjne rejestry (np. w Excelu) trudno zabezpieczyć przed wglądem osób trzecich. nAxiom zapewnia precyzyjne zarządzanie uprawnieniami, gwarantując, że poufne warunki handlowe widzą tylko osoby do tego wyznaczone.
Czasochłonne raportowanie
Ręczne zestawianie wygasających umów czy sumowanie zobowiązań zajmuje godziny. W nAxiom raporty generują się automatycznie, dostarczając zarządowi i działom prawnym gotowych danych do analizy ryzyka.
Jeśli choć jeden z wymienionych problemów występuje w Twojej organizacji, skontaktuj się z nami – wspólnie dokonamy cyfrowej transformacji.
Poznaj główne funkcjonalności systemu do rejestru umów w nAxiom
Wdrożenie nAxiom Rejestr Umów to inwestycja, która przekłada się na realne zyski operacyjne i bezpieczeństwo organizacji. Dzięki automatyzacji procesów oraz centralizacji danych, Twoja firma zyskuje:
100% kontroli nad terminami (Zero kar i strat)
Automatyczne mechanizmy powiadomień i eskalacji gwarantują, że żadna umowa nie zostanie przedłużona bez Twojej wiedzy, a kluczowe terminy wypowiedzeń zostaną dotrzymane.
Błyskawiczny dostęp do informacji:
Skrócenie czasu potrzebnego na odnalezienie konkretnego dokumentu lub sprawdzenie warunków handlowych z kilkunastu minut do kilku sekund – również z poziomu urządzeń mobilnych.
Pełna przejrzystość finansowa
Dzięki integracji z systemami ERP i aplikacją nAxiom Obieg Faktur, zyskujesz podgląd „na żywo” na stopień realizacji budżetów kontraktowych i zgodność faktur z umowami.
Bezpieczeństwo i zgodność (Compliance)
Precyzyjne zarządzanie uprawnieniami oraz pełna ścieżka audytu (historyczność zmian) zapewniają pełną zgodność z procedurami wewnętrznymi, wymogami RODO oraz normami bezpieczeństwa danych.
Suwerenność i elastyczność rozwoju
Jako platforma True Low-Code, nAxiom pozwala na samodzielne modyfikowanie rejestru w przyszłości. System rośnie wraz z Twoją firmą, bez konieczności każdorazowego angażowania dostawcy do prostej zmiany pól czy statusów.
Wyższa efektywność zespołów
Eliminacja żmudnego, manualnego przepisywania danych do Excela pozwala działom prawnym i administracyjnym skupić się na zadaniach o wyższej wartości merytorycznej.
Już dziś zautomatyzuj proces rejestru umów i wprowadź swoją organizację w cyfrową przyszłość.
nAxiom DMS - zarządzaj procesami rejestru umów w jednym systemie
nAxiom Rejestr Umów to coś więcej niż cyfrowe archiwum – to inteligentne centrum zarządzania zobowiązaniami Twojej organizacji. System łączy rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa i compliance z elastycznością technologii low-code pozwalając na pełną automatyzację cyklu życia każdej umowy.
Dzięki integracji z ekosystemem aplikacji nAxiom (m.in. Obieg Faktur Kosztowych) oraz systemami zewnętrznymi klasy ERP, rozwiązanie eliminuje chaos informacyjny, redukuje ryzyko finansowe i uwalnia czas Twoich ekspertów od żmudnych, powtarzalnych czynności. Wybierając nAxiom, zyskujesz stabilne i skalowalne narzędzie, które dopasowuje się do Twoich unikalnych procedur, zapewniając pełną transparentność i kontrolę nad fundamentami Twojego biznesu.
Przeczytaj e-book i dowiedz się, jak łatwo, wygodnie i bez opóźnień możesz zarządzać dokumentami
W erze cyfrowej transformacji tradycyjna obsługa dokumentów to relikt przeszłości, który generuje chaos, opóźnienia i niepotrzebne koszty. Dlatego nie trać już czasu, pieniędzy i zasobów na zarzadzanie papierowymi umowami, korespondencją, wnioskami czy fakturami. Dowiedz się, jak wygodny i bezpieczny jest elektroniczny obie, jakie zapewnia korzyści i dlaczego jest potrzebną inwestycją, która Twojej organizacji się opłaci.
Pełna kontrola nad umowami w jednym systemie
nAxiom Rejestr Umów eliminuje ryzyko związane z rozproszonym przechowywaniem dokumentów, ręcznym monitorowaniem terminów i brakiem przejrzystości w procesie zarządzania kontraktami. Dzięki centralnemu rejestrowi organizacja zyskuje pełną kontrolę nad cyklem życia umów – od przygotowania i opiniowania, przez akceptację i podpisanie, aż po archiwizację oraz monitoring terminów obowiązywania, aneksów i zobowiązań.
Przejrzysta ścieżka audytu, automatyczne powiadomienia o kluczowych terminach oraz dostęp do aktualnych informacji w jednym miejscu zwiększają bezpieczeństwo operacyjne i ograniczają ryzyko przeoczenia ważnych zobowiązań. W efekcie działy prawne, administracyjne, zakupowe i biznesowe zyskują skuteczne narzędzie do nadzoru nad umowami, a cały proces staje się bardziej uporządkowany, transparentny i gotowy do rozwoju wraz z potrzebami organizacji.
Opisz nam swój problem, a my podpowiemy, jak możesz go rozwiązać.
Każde skierowane do nas pytanie traktujemy poważnie. Jeśli przedstawisz nam swoje potrzeby, to na spotkaniu wspólnie zastanowimy się, jakie rozwiązania najlepiej spełnią Twoje oczekiwania. Chcesz dowiedzieć się więcej o platformie nAxiom? Opowiemy Ci o niej i dostarczymy dodatkowych materiałów. Zastanawiasz się, czy to rozwiązanie dla Ciebie i jak wybrać platformę low-code? Zapraszamy na webinarium. Skontaktuj się z nami i dowiedz, kiedy odbędzie się najbliższe spotkanie online oraz jakiej tematyki będzie dotyczyć.
