Archiwizacja dokumentów w firmie – zasady, okresy przechowywania i dobre praktyki

Umowy, faktury, dokumenty kadrowe czy korespondencja – wraz z rozwojem firmy szybko przybywa informacji, które trzeba bezpiecznie przechowywać i sprawnie odnajdywać. Prawidłowa archiwizacja dokumentów w firmie polega na ich klasyfikowaniu, oznaczaniu, zabezpieczaniu i przechowywaniu zgodnie z ustalonymi okresami retencji. W artykule wyjaśniamy, jak uporządkować pełny cykl życia dokumentu i jakie narzędzia mogą wspierać ten proces.

Spis treści:

1. Co to jest archiwizacja dokumentów?
2. Jak archiwizować dokumenty w firmie?
3. Zasady archiwizacji dokumentów papierowych
4. Elektroniczne archiwizowanie dokumentów
5. Przechowywanie dokumentów a okres retencji
6. Archiwizacja dokumentów księgowych
7. Jak archiwizować umowy?
8. Jak uporządkować korespondencję?
9. Zasady archiwizacji dokumentów w urzędach
10. Najczęstsze błędy popełniane przy archiwizowaniu dokumentów
11. FAQ - najczęściej zadawane pytania

Co to jest archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów to uporządkowany proces klasyfikowania, oznaczania, zabezpieczania i przechowywania dokumentacji przez okres właściwy dla jej rodzaju. Obejmuje również ustalenie zasad dostępu oraz sposobu postępowania z dokumentami po zakończeniu okresu ich przechowywania.

W przypadku prawidłowej archiwizacji dokumentów organizacja powinna móc ustalić:

• gdzie znajduje się dany dokument,
• czego dotyczy,
• z jaką sprawą jest powiązany,
• kto odpowiada za jego obsługę,
• jaki jest okres przechowywania dokumentów.

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów są więc ze sobą ściśle związane, ale samo zgromadzenie papierów lub plików nie oznacza jeszcze, że dokumentacja została właściwie zarchiwizowana.

Jak archiwizować dokumenty w firmie?

Pierwszym krokiem powinna być inwentaryzacja dokumentacji. Faktury, umowy, dokumenty pracownicze, korespondencja czy materiały związane z inwestycjami mogą podlegać różnym zasadom oraz okresom przechowywania. Nie można więc przyjąć jednego terminu retencji dla wszystkich firmowych dokumentów.

Kolejny etap to klasyfikacja i oznaczanie. W środowisku cyfrowym duże znaczenie mają metadane, np. rodzaj dokumentu, kontrahent, data, numer sprawy, dział odpowiedzialny czy status. Plik nazwany „scan_123.pdf” po kilku latach będzie znacznie trudniejszy do odnalezienia niż dokument opisany według jednolitego schematu i powiązany z konkretną sprawą. Dlatego należy zadbać o prawidłowe oznaczanie dokumentów cyfrowych.

Dobrze sporządzone zasady archiwizacji dokumentów powinny określać:

• kategorie dokumentacji,
• okresy jej przechowywania,
• sposób oznaczania i ewidencji,
• poziomy dostępu i odpowiednią ochronę,
• osoby odpowiedzialne za zarządzanie,
• sposób postępowania po zakończeniu okresu retencji.

Dobrą praktyką jest łączenie archiwizacji z codzienną obsługą dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia prowadzenie dokumentu przez kolejne etapy procesu i zachowanie informacji związanych z jego obsługą w jednym środowisku.

Zasady archiwizacji dokumentów papierowych

Choć coraz więcej procesów biznesowych odbywa się cyfrowo, papier nadal pozostaje obecny w wielu organizacjach. Zasady archiwizacji dokumentów papierowych powinny obejmować zarówno sposób porządkowania akt, faktur itp., jak i warunki ich fizycznego przechowywania. Dokumentacja powinna zostać odpowiednio sklasyfikowana i oznaczona. Należy również prowadzić ewidencję pozwalającą na szybkie odnalezienie konkretnych dokumentów.

Kolejną kwestią jest zabezpieczenie archiwum. Wymagania techniczne są zależne od rodzaju przechowywanych dokumentów i charakteru podmiotu, który nimi zarządza. Trzeba ograniczyć dostęp osób nieuprawnionych oraz chronić dokumenty przed uszkodzeniem, zalaniem, pożarem czy innymi czynnikami mogącymi prowadzić do ich zniszczenia.

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów

Digitalizacja pozwala na oszczędność miejsca w biurze i zwiększa bezpieczeństwo danych. Samo zeskanowanie dokumentu nie oznacza jednak jeszcze prawidłowej archiwizacji. Plik również trzeba sklasyfikować, odpowiednio opisać, powiązać ze sprawą, zabezpieczyć przed nieuprawnionym dostępem oraz objąć określonym okresem retencji.

Dlatego digitalizacja dokumentów w firmie powinna być elementem szerszej strategii zarządzania informacjami. W praktyce oznacza to odejście od wielu folderów tworzonych przez poszczególnych pracowników na rzecz uporządkowanego repozytorium, w którym dokument ma określony typ, właściciela, status i historię. 

Elektroniczne archiwum ułatwia też kontrolowanie wersji. Nie trzeba każdorazowo zapisywać nowego pliku, tworząc coraz bardziej skomplikowane nazwy. Zamiast tego można przechowywać jeden dokument i zachować informacje dotyczące jego kolejnych wersji.

Przechowywanie dokumentów a okres retencji

Dokumenty podatkowe należy przechowywać przez 5 lat. Z kolei dokumentacja pracownicza zatrudnionych przed 2019 r. wymaga 50 lat przechowywania. Dokumenty dotyczące ewidencji czynników szkodliwych należy przechowywać przez 40 lat.

To wszystko sprawia, że w elektronicznym archiwum warto przypisywać zasady retencji do określonych kategorii dokumentów. Dzięki temu łatwiej kontrolować duży zbiór informacji niż w sytuacji, gdy terminy trzeba sprawdzać osobno dla każdego pliku. Warto wiedzieć, że choć dokumentacja musi być przechowywana przez określony okres czasu, to nie znaczy, że każdy powinien mieć do niej dostęp.

Archiwizacja dokumentów księgowych

Archiwizacja dokumentów księgowych jest jednym z najlepszych przykładów sytuacji, w której zasady przechowywania dokumentacji powinny być określone już na etapie projektowania całego procesu. Faktura nie trafia przecież do firmy wyłącznie po to, żeby została później umieszczona w archiwum. Wcześniej może przejść przez rejestrację, opis merytoryczny, dekretację, akceptację i księgowanie.

Dlatego warto łączyć przechowywanie dokumentu z jego wcześniejszym obiegiem. Program do obiegu faktur w firmie pozwala uporządkować kolejne etapy obsługi faktury, zamiast traktować archiwizację jako całkowicie odrębną czynność wykonywaną na samym końcu. W przypadku dokumentacji księgowej szczególnie ważne jest również prawidłowe ustalenie okresów retencji dla poszczególnych typów dokumentów.

Jak archiwizować umowy?

Na drodze do podpisania umowy dokonywane są różne ustalenia, wykonywane projekty, przygotowywane oferty itp. Po jej podpisaniu mogą pojawić się aneksy i dokumenty związane z realizacją kontraktu. Jeżeli za cały proces jest odpowiedzialnych wiele osób, to z czasem niektóre dokumenty mogą po prostu zniknąć.

Warto mieć całą dokumentację w jednym miejscu, a pomoże w tym aplikacja do rejestru umów w firmie, która pozwala połączyć zarządzanie dokumentacją z procesem obsługi umowy. W takim modelu proces archiwizacji staje się elementem całego cyklu życia kontraktu.

Znaczenie ma również możliwość przypisania do umowy dodatkowych informacji – kontrahenta, terminu obowiązywania, osób odpowiedzialnych czy powiązanych dokumentów. Dzięki temu późniejsze odnalezienie potrzebnych danych nie wymaga przeszukiwania wielu folderów.

Jak uporządkować korespondencję?

Korespondencja, zarówno wychodząca jak i przychodząca, również wymaga uporządkowania. Pismo może rozpocząć nową sprawę, zostać przekazane do odpowiedniej osoby, wymagać przygotowania odpowiedzi i kolejnych decyzji. Jeżeli po zakończeniu sprawy dokument zostanie zapisany jako osobny plik, część jego kontekstu może pozostać w skrzynkach e-mail, notatkach lub innych systemach.

Aplikacja do obsługi kancelarii pozwala połączyć rejestrację korespondencji z prowadzeniem jej dalszego obiegu. Dzięki temu w archiwum może pozostać nie tylko sam dokument, ale również informacje dotyczące sprawy, z którą był związany.

Zasady archiwizacji dokumentów w urzędach

W administracji publicznej zasady archiwizacji dokumentów wynikają z przepisów kancelaryjnych i archiwalnych oraz z kwalifikacji dokumentacji. Okres przechowywania nie jest jednakowy dla wszystkich materiałów: zależy od kategorii archiwalnej, rodzaju podmiotu i właściwych regulacji. Dokumentacja może być przechowywana czasowo, przekazywana do archiwum państwowego albo brakowana po upływie ustalonego okresu.

Dodatkowo znaczenie mają m.in. przepisy kancelaryjne i archiwalne, instrukcje kancelaryjne, rzeczowe wykazy akt oraz zasady funkcjonowania archiwów zakładowych i składnic akt. Istotna jest także kwalifikacja dokumentacji oraz określenie, przez jaki czas poszczególne jej kategorie powinny być przechowywane.

Nie oznacza to jednak, że prywatna firma powinna po prostu przenieść procedury stosowane w urzędzie do własnej organizacji. Zasady trzeba dopasować do rodzaju prowadzonej działalności, przetwarzanych dokumentów oraz obowiązujących regulacji dla danej branży, bo np. archiwizacja dokumentacji budowlanej będzie wyglądać inaczej niż dla sklepu e-commerce.

Najczęstsze błędy popełniane przy archiwizowaniu dokumentów

Do najczęstszych błędów popełnianych przy archiwizowaniu dokumentów zaliczamy:

• Brak jednego systemu obowiązującego w całej organizacji - np. księgowość tworzy własną strukturę folderów, dział handlowy przechowuje umowy według innego schematu, część dokumentów pozostaje w poczcie elektronicznej, a administracja korzysta jeszcze z papierowych segregatorów. To znacząco utrudnia odnalezienie konkretnych dokumentów.
• Przechowywanie dokumentów bez potrzeby - nie wszystkie dokumenty muszą trafiać do archiwum, dlatego warto wprowadzić selekcję.
• Usuwanie dokumentów niezgodnie z przepisami - przed usunięciem dokumentów należy sprawdzić, czy nie obowiązuje ich konkretny okres przechowywania.
• Brak kontroli dostępu - nie wszystkie dokumenty powinny być dostępne dla wszystkich, dlatego należy wprowadzić system poziomów dostępów.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

1. Co to jest archiwizacja dokumentów?

To uporządkowane klasyfikowanie, zabezpieczanie i przechowywanie dokumentacji przez właściwy okres, który jest zależny od kategorii dokumentów.

2. Jak archiwizować dokumenty w firmie?

Należy określić kategorie dokumentów, okresy retencji, sposób oznaczania, uprawnienia oraz odpowiedzialność.

3. Czy okres przechowywania dokumentów jest taki sam dla wszystkich?

Nie. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji i właściwych dla niej regulacji. Dlatego warto wcześniej zapoznać się z odpowiednimi przepisami.

4. Czy zeskanowanie dokumentu oznacza jego archiwizację?

Nie. Plik trzeba również sklasyfikować, opisać, zabezpieczyć i objąć zasadami przechowywania.

5. Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów polega na ich klasyfikowaniu, oznaczaniu, zabezpieczaniu i przechowywaniu przez określony czas, a następnie na kontrolowanym usunięciu lub dalszym zachowaniu zgodnie z obowiązującymi zasadami. Proces może dotyczyć zarówno dokumentacji papierowej, jak i cyfrowej.

6. Co daje elektroniczny obieg dokumentów?

Pozwala powiązać dokument z konkretną sprawą i zachować informacje dotyczące kolejnych etapów jego obsługi.

7. Czy można całkowicie zrezygnować z papierowego archiwum?

Zależy to od rodzaju dokumentacji oraz wymagań dotyczących dopuszczalnej formy jej przechowywania. Hybrydowe podejście łączy tradycyjne archiwum papierowe z nowoczesnymi systemami cyfrowymi.