Digitalizacja dokumentów. Dlaczego najlepiej robić ją z platformą low-code?

Digitalizacja dokumentów to nie tylko odejście od tradycyjnej formy archiwizacji i zarządzania dokumentacją. W połączeniu z platformą low-code staje się narzędziem, które pozwala szybciej i efektywniej zarządzać dokumentacją, redukować koszty i umożliwiać szybki dostęp do potrzebnych danych w dowolnym momencie. Dzięki temu firmy mogą nie tylko usprawnić obieg dokumentów, ale także zyskać przewagę konkurencyjną i łatwiej skalować swoje działania.

Wdrożenie platformy low-code to najprostsza droga do zautomatyzowania wielu procesów i usprawnienia działania całej organizacji. Ich zastosowanie zwalnia deweloperów od konieczności wykonywania dziesiątek czasochłonnych i powtarzalnych czynności, a firmom daje możliwość szybkiego reagowania na zmiany rynkowe oraz tworzenia innowacyjnych rozwiązań w krótkim czasie, bez konieczności angażowania zespołów programistów czy ponoszenia wysokich kosztów związanych z tradycyjnym rozwojem oprogramowania. Wykorzystanie platform low-code w obszarze digitalizacji dokumentów pozwala nie tylko sprawnie przenieść papierowe zasoby do formy cyfrowej, ale także automatyzować ich obieg, integrować je z innymi systemami i zapewniać pełną kontrolę nad procesami biznesowymi, które na nich bazują.

Rola digitalizacji dokumentów w nowoczesnym biznesie

Sprawny obieg dokumentów stanowi kluczowy element efektywności operacyjnej nowoczesnych organizacji. Digitalizacja procesów związanych z dokumentacją eliminuje bariery manualnej obsługi, usprawnia ścieżki akceptacji i zapewnia przejrzystość działań, co przekłada się na krótszy czas realizacji spraw oraz większą kontrolę nad procesami biznesowymi. Oto najważniejsze zalety wdrożenia cyfrowego obiegu dokumentów:

1. Efektywne zarządzanie dokumentami w krótszym czasie.

Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów jest czasochłonny, a dodatkowo, ze względu na czynnik ludzki podatny na błędy. Digitalizacja pozwala na automatyczne przesyłanie dokumentów, natychmiastowy dostęp do aktualnych wersji oraz śledzenie statusu czy dokonywanie zmian w czasie rzeczywistym. W praktyce oznacza to, że procesy zatwierdzania faktur, umów czy raportów stają się znacznie szybsze i bardziej przejrzyste.

2. Poprawa bezpieczeństwa.

Tradycyjne dokumenty papierowe umieszczone w segregatorach lub leżące na biurku mogą łatwo dostać się w niepowołane ręce. Dokumentację cyfrową można zabezpieczyć, wykorzystując mechanizm szyfrowania, tworząc kopie zapasowe a przede wszystkim nadając uprawnienia wybranym osobom lub rejestrując działania użytkowników. 

3. Wstęp do cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych.

Digitalizacja dokumentów to pierwszy krok do uproszczenia całego obiegu dokumentów w firmie. Pozwala automatyzować procesy, takie jak zatwierdzanie wniosków, delegowanie zadań czy przetwarzanie faktur. Dzięki temu praca staje się szybsza, a firma może łatwo śledzić i usprawniać swoje procesy.

4. Redukcja wydatków i optymalizacja przestrzeni.

Papierowe archiwa generują dodatkowe wydatki związane zarówno z pracą ludzi, jak i zajmowaną powierzchnią. Dokumenty cyfrowe eliminują te potrzeby, a dodatkowo   ograniczają koszty związane z drukiem, kopiowaniem czy wysyłką drogą  pocztową.

5. Analiza danych.

Kiedy ważne dokumenty są odpowiednio ustrukturyzowane, dane, których dotyczą, można uzyskać w zaledwie kilka chwil. Dzięki temu menedżerowie mogą podejmować szybkie i trafne decyzje w oparciu o istotne informacje, zwiększając efektywność i przewagę konkurencyjną firmy.

Uporządkuj dokumentację i usprawnij procesy związane z obsługąumów, faktur, korespondencji i innych z praktycznym pakietem gotowych aplikacji do zarządzania obiegami nAxiom DMS.

Pobierz e-booka

Jak low-code ułatwia digitalizację dokumentów?

Platformy low-code pozwalają szybko tworzyć aplikacje dopasowane do indywidualnych potrzeb danej firmy. Umożliwiają automatyczne przetwarzanie i klasyfikowanie dokumentów, tworzenie cyfrowych obiegów, przypisywanie zadań zespołom oraz jednostkom oraz wprowadzanie reguł zatwierdzania i powiadomień. Dzięki temu procesy, które wcześniej wymagały ręcznej pracy jednej bądź większej ilości osób, stają się zautomatyzowane, a dokumenty od razu dostępne w systemie.

Jak wygląda digitalizacja dokumentów krok po kroku?

Wbrew pozorom digitalizacja dokumentów to nie tylko przekształcenie papieru w formę cyfrową. Jest to jedynie pierwszy krok do stworzenia zautomatyzowanego obiegu, który pozwala klasyfikować, przetwarzać i udostępniać informacje bezpieczniej, szybciej i bez błędów.

W pierwszej kolejności dokumenty papierowe są skanowanie lub importowane (w przypadku dokumentów otrzymanych za pośrednictwem poczty e-mail). W kolejnym etapie, dzięki technologii OCR (Optical Character Recognition), treści w nich zawarte zostają przetworzone na tekst cyfrowy. Jest to niezbędne, ponieważ sam obraz (np. zeskanowana strona lub PDF) nie zawiera danych w formie, którą systemy komputerowe mogą automatycznie odczytać i przetwarzać. Zamienione na tekst cyfrowy mogą być wyszukiwane, automatycznie przetwarzane, a dodatkowo umożliwiają integrację z innymi systemami np. ERP. 

Następnie dokumenty trafiają do tzw. systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD), który umożliwia zarządzanie nimi z dużą precyzją – śledzenie statusu, automatyczne kierowanie do odpowiednich osób w procesie zatwierdzania, kontrolowanie uprawnień dostępu oraz generowanie powiadomień i przypomnień. Dzięki temu cały obieg dokumentów staje się cyfrowy, w pełni monitorowany i transparentny. 

Ostatnim etapem jest archiwizacja, która umożliwia bezpieczne i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa przechowywanie dokumentów oraz ich szybkie wyszukiwanie za pomocą rozmaitych filtrów np. według dat, kategorii czy numerów.

Zalety digitalizacji dokumentów z low-code nAxiom

Nowoczesna platforma low-code nAxiom oferuje szereg korzyści w zakresie digitalizacji dokumentów, które mogą znacząco usprawnić procesy biznesowe. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi i technologii Drag & Drop umożliwia szybkie tworzenie dedykowanych rozwiązań, bez konieczności angażowania sztabu programistów. Została zaprojektowana tak, aby można było integrować ją z systemami ERP i innymi aplikacjami, co umożliwia spójne zarządzanie dokumentami i procesami w organizacji.

Platforma nAxiom wspiera automatyzację obiegu dokumentów, przyspieszając procesy zatwierdzania, delegowania zadań i przetwarzania danych, a jednocześnie redukując ryzyko błędów ludzkich. Umożliwia archiwizację dokumentów w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, takimi jak ustawa o rachunkowości, przepisy podatkowe czy regulacje dotyczące ochrony danych. Co więcej, dzięki możliwości skalowania pozwala na łatwe dopasowanie aplikacji do specyficznych potrzeb każdej organizacji oraz ich późniejsze modyfikacje. 

Digitalizacja dokumentów - czy warto? 

Digitalizacja przy użyciu platform low-code, jak nAxiom, pozwala firmom przejść od tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów, do cyfrowego, w pełni zautomatyzowanego systemu. Umożliwia szybkie przetwarzanie, klasyfikowanie i udostępnianie danych, redukuje błędy ludzkie oraz przyspiesza procesy decyzyjne. Dodatkowo zapewnia bezpieczeństwo danych, zgodność z przepisami prawa i możliwość monitorowania całego obiegu dokumentów. W efekcie firmy mogą nie tylko usprawnić codzienne procesy, ale także zyskać przewagę konkurencyjną.

FAQ

Co oznacza digitalizacja dokumentu?

Digitalizacja to proces przekształcania tradycyjnych, papierowych dokumentów w formaty cyfrowe, które mogą być przechowywane, przetwarzane i udostępniane elektronicznie. Oznacza to nie tylko zeskanowanie papieru do pliku PDF, ale strukturyzację danych w sposób umożliwiający ich łatwe wyszukiwanie, analizę i automatyczne wykorzystanie.

Czym się różni digitalizacja od cyfryzacji?

W kontekście dokumentów digitalizacja oznacza przekształcenie dokumentów papierowych lub analogowych w formę cyfrową, z możliwością ich przeszukiwania dzięki technologii OCR. Celem digitalizacji jest stworzenie cyfrowej kopii dokumentu, która jest łatwiejsza w przechowywaniu, udostępnianiu i wyszukiwaniu, ale sama w sobie nie zmienia sposobu, w jaki dokumenty są używane w organizacji.

Cyfryzacja dokumentów to wykorzystanie dokumentów elektronicznych do pełnej automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych. To nie tylko posiadanie elektronicznej kopii faktury, lecz np. automatyczne jej przesyłanie do odpowiedniego działu, elektroniczne zatwierdzanie wniosków, aktualizacja danych w ERP, powiadomienia dla pracowników czy generowanie raportów w czasie rzeczywistym. Cyfryzacja dokumentów oznacza, że cyfrowa forma dokumentu staje się częścią całkowicie zautomatyzowanego obiegu informacji. 

Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów polega na przekształceniu dokumentów dostępnych w formie fizycznej lub analogowej na postać cyfrową, którą można przechowywać, przeszukiwać i przetwarzać elektronicznie - bez konieczności angażowania kadry pracowniczej, zajmowania miejsca.