Robotyzacja procesów biznesowych (RPA)

Choć wiele procesów biznesowych można dziś zautomatyzować, w wielu organizacjach nadal wykonuje się je ręcznie. Pracownicy każdego dnia przepisują dane między systemami, przygotowują raporty i realizują powtarzalne zadania administracyjne. Robotyzacja procesów biznesowych pozwala przekazać te czynności wirtualnym asystentom, którzy wykonują je szybko, precyzyjnie i zgodnie z ustalonymi regułami. Wyjaśniamy, czym jest RPA, jak działa oraz w jakich obszarach firmy przynosi największe korzyści.

Czym jest robotyzacja procesów biznesowych?

Robotyzacja procesów biznesowych (Robotic Process Automation) to nowoczesna technologia, która umożliwia automatyzację powtarzalnych zadań wykonywanych na komputerze. Wykorzystuje do tego wirtualnych asystentów, czyli roboty programowe, które naśladują działania człowieka w różnych aplikacjach i systemach pracując na zdigitalizowanych danych. Mogą m.in. logować się do programów, kopiować dane, wypełniać formularze, przetwarzać dokumenty, generować raporty czy wysyłać wiadomości e-mail. Roboty współpracują z aplikacjami i systemami, z których firma korzysta na co dzień, dlatego ich wdrożenie RPA nie wymaga zwykle przebudowy całej istniejącej infrastruktury IT.

RPA a BPM – jaka jest między nimi zależność?

Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) polega na projektowaniu procesów oraz określaniu, jakie zadania należy wykonać, w jakiej kolejności i w jaki sposób powinny zostać zrealizowane. Na tym etapie organizacja decyduje, które czynności będą wykonywane przez pracowników, a które warto powierzyć technologiom wspierającym automatyzację, takim jak workflow, integracje API, sztuczna inteligencja (AI) czy właśnie robotyzacja procesów biznesowych (RPA). 

Przykładem może być proces obsługi faktury. BPM określa jego przebieg – od wpływu dokumentu do jego zaksięgowania. Następnie dla każdego etapu wybierana jest odpowiednia metoda realizacji. Pracownik może zweryfikować poprawność faktury, workflow przekazać ją do akceptacji, a robot RPA przepisać dane do systemu księgowego. Wszystkie te działania są elementami jednego procesu zarządzanego przez BPM.

RPA jako element automatyzacji procesów

Automatyzacja jest pojęciem szerszym niż robotyzacja (RPA). Polega na wykorzystywaniu nowoczesnych technologii do usprawniania realizacji procesów biznesowych poprzez przejmowanie zadań, które wcześniej były wykonywane ręcznie z udziałem człowieka. Robotyzacja jest jednym ze sposobów wykorzystywanych do tego celu. Znajduje zastosowanie przede wszystkim tam, gdzie proces obejmuje powtarzalne i przewidywalne czynności, wykonywane według jasno określonych reguł. Jeśli jednak proces wymaga integracji wielu systemów, zarządzania przepływem zadań lub analizy danych, automatyzacja może opierać się również na innych rozwiązaniach, takich jak integracje API, systemy workflow czy narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję.

 
Robotyzacja procesów biznesowych w praktyce – gdzie sprawdzają się systemy RPA?

Robotyzacja najlepiej sprawdza się tam, gdzie pracownicy wykonują powtarzalne zadania oparte na jasno określonych zasadach i procedurach. Roboty RPA nie analizują sytuacji ani nie podejmują samodzielnych decyzji – realizują kolejne czynności zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi regułami. Systemy RPA mogą przejąć czynności związane z przepisywaniem danych między aplikacjami, weryfikacją dokumentów, generowaniem raportów czy wysyłaniem powiadomień. Dzięki temu boty w firmie odczuwalnie odciążają pracowników od rutynowych obowiązków, ograniczają ryzyko błędów i przyspieszają realizację procesów. 

Proces nadaje się do robotyzacji, jeśli:

• przebiega według jasno określonych zasad i procedur, 
• kolejne kroki są zawsze wykonywane w tej samej kolejności, 
• nie wymaga indywidualnej oceny ani podejmowania decyzji, 
• opiera się na danych dostępnych w systemach i dokumentach, 
• jest wykonywany często i zajmuje pracownikom dużo czasu, 
• obejmuje dużą liczbę powtarzalnych operacji.

Systemy RPA znajdują zastosowanie wszędzie tam, gdzie wykonywane są powtarzalne zadania. W finansach automatyzują m.in. księgowanie faktur i przygotowywanie raportów, w HR wspierają onboarding oraz aktualizację danych pracowników, a w sprzedaży i obsłudze klienta pomagają obsługiwać zamówienia, rejestrować zgłoszenia czy aktualizować informacje w systemach. Boty usprawniają również procesy logistyczne, przejmując obsługę dokumentów i przepływu danych między aplikacjami.

Jak wygląda wdrażanie RPA? Krok po kroku

Skuteczność robotyzacji nie zależy wyłącznie od samej technologii, ale przede wszystkim od właściwego przygotowania procesu. Im lepiej zdefiniowane są zasady działania i przebieg poszczególnych etapów, tym szybciej robot może przejąć powtarzalne zadania i przynieść oczekiwane korzyści. Dlatego wdrażanie RPA warto rozpocząć od analizy potrzeb organizacji i odpowiedniego zaplanowania całego przedsięwzięcia.

1. Analiza procesów biznesowych

Przegląd procesów pod kątem zadań, które są czasochłonne, powtarzalne i mogą zostać przejęte przez roboty programowe.

2. Wybór procesów do robotyzacji

Wskazanie procesów, w których wdrożenie RPA przyniesie największą wartość i najszybszy zwrot z inwestycji.

3. Projektowanie zrobotyzowanych zadań

Zdefiniowanie zakresu zadań do zrobotyzowania w systemie w celu odciążenia człowieka, np. Kontrola wypełnienia formularza w określony sposób, automatyczne wywołanie generowania raportu, automatyczna selekcja powiązanych dokumentów na dodatkowym ekranie szczegółów bieżącego dokumentu czy wykonanie przejść procesu dla dokumentów zależnych od bieżącego dokumentu.

4. Testy i weryfikacja działania

Sprawdzenie, czy wszystkie zaplanowane zadania są realizowane prawidłowo, zgodnie z przyjętymi regułami.

5. Uruchomienie procesu

Wdrożenie rozwiązania do codziennej pracy i rozpoczęcie korzystania z udoskonalonego procesu.

6. Monitorowanie i optymalizacja

Monitorowanie efektów robotyzacji oraz wprowadzanie zmian, które pozwalają utrzymać wysoką efektywność procesu.

Każdy z tych etapów ma wpływ na skuteczność wdrożenia i decyduje o tym, czy robotyzacja przełoży się na realne korzyści dla organizacji. Odpowiednio przeprowadzony proces wdrożenia pozwala w pełni wykorzystać możliwości technologii RPA i osiągnąć trwałe efekty biznesowe.

Podsumowanie

Robotyzacja procesów biznesowych to nie chwilowy trend, ale odpowiedź na rosnącą liczbę zadań, z którymi każdego dnia mierzą się organizacje. Wraz ze wzrostem liczby dokumentów, danych i wykorzystywanych systemów coraz trudniej utrzymać wysoką efektywność, opierając się wyłącznie na pracy wykonywanej ręcznie. To właśnie w takich sytuacjach robotyzacja pozwala ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych zadań i zwiększyć płynność realizacji procesów.

Warto pamiętać, że robotyzacja nie zastępuje ludzi. Jej zadaniem jest odciążenie pracowników od rutynowych obowiązków, aby mogli skupić się na działaniach wymagających doświadczenia i wnikliwej oceny. Dane błyskawicznie zebrane i ustrukturyzowane przez roboty stanowią nieocenione wsparcie w procesach takich jak analiza ryzyka czy cykliczny audyt wewnętrzny. Zautomatyzowane raportowanie gwarantuje również, że kadra zarządzająca otrzymuje bezbłędne i zawsze aktualne dane niezbędne na posiedzenia zarządu.

FAQ 

1. Co to jest RPA?

RPA (Robotic Process Automation) to technologia umożliwiająca automatyzację powtarzalnych zadań wykonywanych na komputerze przez roboty programowe, które naśladują działania użytkownika w różnych systemach i aplikacjach. 

2. Czym różni się RPA od automatyzacji procesów?

Automatyzacja procesów jest pojęciem szerszym i obejmuje różne technologie, takie jak workflow, integracje API, AI czy RPA. Robotyzacja jest jednym z narzędzi wykorzystywanych do automatyzacji wybranych zadań. 

3. Jakie procesy warto zrobotyzować?

Najlepiej sprawdzają się procesy powtarzalne, realizowane według jasno określonych zasad, niewymagające indywidualnej oceny oraz wykonywane często przez pracowników. 

4. Jakie korzyści daje wdrożenie RPA?

Robotyzacja pozwala ograniczyć liczbę błędów, przyspieszyć realizację procesów, zwiększyć efektywność pracy oraz odciążyć pracowników od rutynowych obowiązków. 

5. Czy wdrożenie RPA wymaga wymiany obecnych systemów?

Nie. Roboty RPA mogą współpracować z istniejącymi aplikacjami i systemami, dlatego wdrożenie zwykle nie wymaga przebudowy infrastruktury IT. 

6. Czy robotyzacja procesów biznesowych zastąpi pracowników?

Nie. Celem RPA jest przejęcie powtarzalnych czynności, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na zadaniach wymagających wiedzy, doświadczenia i podejmowania decyzji.