Systemy BPM – czym są i jak wspierają zarządzanie?

System BPM zwiększa efektywność i skuteczność organizacji. Każda firma chce się rozwijać, ale rozwój oznacza nie tylko zwiększenie bazy klientów i mocy przerobowych, ale również powiększanie się samej organizacji. Pojawiają się nowe procesy i procedury, które trzeba uporządkować. Jak to zrobić? Należy wdrożyć system BPM.

Czym jest BPM i jak wspiera zarządzanie?

Zadaniem systemu BPM jest uporządkowanie sposobu realizacji procesów, odwzorowanie ich w środowisku cyfrowym, a następnie wsparcie ich obsługi, kontroli i rozwoju. Nie chodzi wyłącznie o automatyzację pojedynczych działań. Znacznie ważniejsze jest spojrzenie na firmę jako na zbiór powiązanych procesów, które można opisać, mierzyć i świadomie doskonalić. W efekcie władze organizacji zyskują nad nią lepszą kontrolę, optymalizację procesów biznesowych i wreszcie lepsze wyniki biznesowe.

Co to jest BPM?

BPM to skrót od Business Process Management - czyli zarządzanie procesami biznesowymi. Polega ono na tym, że działalność organizacji analizuje się przez pryzmat powtarzalnych sekwencji działań prowadzących do określonego rezultatu. Procesem może być między innymi akceptacja faktury, obsługa wniosku pracownika, przygotowanie umowy, rejestracja dokumentu, wdrożenie nowej osoby do firmy albo zatwierdzenie zakupu.

W przypadku BPM należy jednak rozdzielić dwie kwestie:

• metodyka zarządzania procesami biznesowymi - obejmuje identyfikowanie procesów, opisywanie ich przebiegu, wskazywanie odpowiedzialności, analizowanie problemów i projektowanie usprawnień,
• technologia - pozwala zmienić założenia w konkretne rozwiązania w postaci aplikacji.

Elektroniczny formularz to nie wszystko

Wypełnienie elektronicznego formularza może rozpocząć bieg sprawy, ale nie oznacza uporządkowania procesu. Należy jeszcze określić, co dzieje się po jego wysłaniu, kto otrzymuje zadanie, jakie dane trzeba sprawdzić, kiedy wymagana jest dodatkowa akceptacja i gdzie powinien trafić dokument. W ten sposób możliwa jest szybka realizacja zadania.

System BPM steruje przebiegiem sprawy zgodnie z ustalonymi wcześniej regułami. Może kierować zadania do odpowiednich osób, uwzględniać strukturę organizacyjną, reagować na wartości wpisane w formularzu, obsługiwać wyjątki itp. Wdrożenie systemu BPM znacząco usprawnia codzienne zadania pracowników.

Jak działa system BPM?

System BPM działa na kilku poziomach:

• modelowanie procesów, czyli opis ich przebiegu,
• formularze i dane wykorzystywane w kolejnych etapach,
• reguły biznesowe, które decydują o sposobie dalszej obsługi sprawy,
• przekazywanie zadań odpowiednim użytkownikom,
• raportowanie i kontrola.

Przykładowy proces może rozpocząć się od wypełnienia wniosku. Na podstawie podanych informacji system wybiera odpowiednią ścieżkę akceptacji. Wniosek o mniejszej wartości trafia tylko do jednego przełożonego, natomiast większy wydatek wymaga dodatkowej zgody, jeśli jest więcej osób decyzyjnych. Po akceptacji dane mogą zostać przekazane do innego systemu, a dokument zapisany w centralnym repozytorium. Poszczególne działania mogą być równocześnie odnotowywane w historii sprawy.

Modelowanie procesów- czym jest i jak działa?

Modelowanie procesów polega na przedstawieniu rzeczywistego sposobu działania organizacji w uporządkowanej formie. Wskazuje się początek procesu, jego uczestników, kolejne zadania, warunki przejścia między etapami, możliwe wyjątki oraz rezultat końcowy. Warto przy tym pamiętać, że dobrze przygotowany model to taki, który odzwierciedla faktyczne zasady, według których dany proces jest obsługiwany.

Wszystko zaczyna się od opisu stanu faktycznego, a więc tego, jak dotychczas działały dane procesy. To ważne, bo w praktyce realizacja zadań może różnić się od tego, co jest opisane w procedurach. Część decyzji bywa podejmowana na podstawie nieformalnych ustaleń, niektóre dane są przepisywane między systemami, a wyjątki obsługuje się przez wiadomości e-mail. Dopiero zebranie tych informacji pozwala zobaczyć pełny obraz działania organizacji i przejść do opracowania procesów w systemie BPM.

Drugi krok to zaprojektowanie stanu docelowego. Na tym etapie określa się, które działania powinny pozostać ręczne, które można wspierać automatycznie, jakie informacje muszą być dostępne dla uczestników procesu i gdzie potrzebna jest integracja. Modelowanie procesów pozwala też wykryć zbędne kroki, powielanie danych oraz miejsca, w których odpowiedzialność nie została jasno przypisana.

Po opracowaniu procesów warto od czasu do czasu się im przyjrzeć i sprawdzić, czy nadal są aktualne. Procesy biznesowe rozwijają się wraz z organizacją, przepisami, strukturą odpowiedzialności i wymaganiami klientów. System BPM powinien więc ułatwiać modyfikowanie przebiegu oraz rozbudowywanie aplikacji bez konieczności tworzenia całego rozwiązania od początku.

Jak system BPM wspiera zarządzanie procesami biznesowymi?

System BPM sprawia, że każda sprawa może mieć określony status, właściciela, historię i zestaw danych. Zadania trafiają do właściwych uczestników, a menedżerowie mogą analizować przebieg procesów na podstawie informacji zgromadzonych podczas ich realizacji. Osoby odpowiedzialne za dany obszar firmy mogą łatwo sprawdzić, jakie sprawy są w toku, ile ich jest i na jakim są etapie.

Takie podejście może wspierać między innymi:

• standaryzację sposobu wykonywania powtarzalnych zadań,
• skrócenie czasu przekazywania spraw między działami,
• ograniczenie ręcznego przepisywania danych,
• lepszą kontrolę terminów i odpowiedzialności,
• łatwiejsze wykrywanie wąskich gardeł,
• dokumentowanie decyzji i kolejnych etapów procesu,
• dostosowywanie procesów do zmian organizacyjnych.

Systemy BPM w praktyce

Przedstawimy kilka przykładów, jak systemy BPM mogą pomóc w zarządzaniu procesami biznesowymi w organizacji.

Obieg faktur i dokumentów

W tradycyjnym modelu dokument może być przesyłany pomiędzy pracownikami pocztą elektroniczną albo funkcjonować równolegle w kilku wersjach. System BPM pozwala uporządkować ścieżkę, określić poziomy akceptacji i rejestrować historię decyzji. Rozwiązaniem przeznaczonym do obsługi takiego obszaru jest np. aplikacja nAxiom Obieg faktur kosztowych.

Kolejny przykład to System DMS, który działa w szerszym zakresie, bo może służyć jako repozytorium dokumentów. Pozwala zarządzać nie tylko fakturami, ale również umowami, pismami, protokołami, załącznikami itp.

Połączenie BPM i DMS ma praktyczne znaczenie. Proces odpowiada za to, co ma wydarzyć się z dokumentem, natomiast system zarządzania dokumentami porządkuje sposób jego przechowywania, wyszukiwania i udostępniania.

Procesy kadrowe

W dziale HR można wykorzystać system do zarządzania procesami kadrowymi, który pozwala zebrać różne procesy w jednym spójnym środowisku. Niezależnie od tego, czy będą to wnioski pracowników, zmiana warunków zatrudnienia, oceny okresowe, szkolenia, forma świadczenia obowiązku pracy czy rozliczanie delegacji.

Osobnym zagadnieniem jest proces wdrażania nowych pracowników, który wcale nie musi być długi i pochłaniać zbyt wielu zasobów organizacji. Aplikacja do onboardingu w firmie skoordynuje wszystkich uczestników procesu wdrażania w jednym miejscu. System np. automatycznie uruchamia preboarding w momencie podpisania umowy z pracownikiem - zamawiany jest sprzęt, zakładane konto w AD, a nowy pracownik otrzymuje powitalnego maila z niezbędnymi instrukcjami na początek.

Dedykowany system BPM i platforma low-code 

Platforma low-code ułatwia zaprojektowanie i wdrożenie systemu BPM w firmie dzięki wizualnym kreatorom, gotowym komponentom i możliwości konfigurowania logiki aplikacji. Dlatego warto dowiedzieć się więcej o platformie low-code, by efektywnie ją wykorzystać.

Platforma oferuje otwarty model danych, kreatory interfejsu użytkownika, macierze DMN, możliwość wykorzystania SQL, C# i JavaScript oraz szerokie możliwości integracji z systemami. Prostsze elementy można budować wizualnie, a bardziej złożone rozwijać przy użyciu zespołu IT.

Wdrożenie systemu BPM krok po kroku

Wdrożenie systemu BPM wygląda następująco:

• określenie problemu i celu,
• analiza stanu obecnego,
• zaprojektowanie procesu docelowego,
• prototypowanie,
• integracje i migracja danych,
• testy i uruchomienie,
• doskonalenie procesu.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu systemu BPM

Przy wdrażaniu systemu BPM najczęściej popełniane są następujące błędy:

• próba odwzorowania nieefektywnego procesu bez jego wcześniejszej analizy - należy np. sprawdzić, czy wszystkie dotychczasowe kroki są potrzebne;
• pomijanie użytkowników końcowych - projektowanie procesów bez konsultacji z osobami, które będą za nie odpowiedzialne;
• zbyt szeroki zakres pierwszego wdrożenia - próba jednoczesnego objęcia systemem zbyt wielu działów i osób wydłuży proces analizy i oceny rezultatów;
• brak właściciela procesu - każdy proces powinien mieć swojego właściciela, który odpowiada za jego projekt, wdrożenie i rozwój.

Jak wybrać system BPM?

Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od charakteru procesów i wielkości organizacji. W małej firmie wystarczające może być proste narzędzie do obsługi kilku obiegów. W dużym przedsiębiorstwie istotne stają się wydajność, skalowalność, bezpieczeństwo, wielowariantowe uprawnienia, integrację oraz możliwość utrzymania wielu aplikacji w jednym środowisku.

Przy ocenie systemu warto zwrócić uwagę na:

• możliwości modelowania procesów i reguł biznesowych,
• elastyczność formularzy oraz interfejsu użytkownika,
• obsługę danych procesowych i dokumentów,
• mechanizmy integracji,
• kontrolę uprawnień,
• dostępność raportów i historii spraw,
• możliwość wdrożenia w preferowanym modelu,
• skalowalność i wysoką dostępność,
• łatwość rozwijania istniejących aplikacji,
• model licencjonowania.

Jak mierzyć efektywność systemu BPM?

Przy ocenie efektywności wdrożenia systemu BPM istotnymi czynnikami są:

• średni czas realizacji całego procesu,
• czas spędzony na poszczególnych etapach,
• liczba spraw zakończonych w terminie,
• liczba zwrotów do poprawy,
• liczba ręcznych czynności,
• liczba spraw oczekujących,
• udział poszczególnych wariantów procesu,
• liczba wyjątków wymagających interwencji.

FAQ 

1. Co to jest BPM?

BPM, czyli Business Process Management, to zarządzanie procesami biznesowymi poprzez ich analizowanie, modelowanie, kontrolowanie i doskonalenie.

2. Czym jest system BPM?

System BPM to narzędzie, które pozwala cyfrowo odwzorować procesy, kierować zadania do odpowiednich osób i monitorować przebieg spraw.

3. Jakie procesy można obsługiwać w systemie BPM?

System może wspierać m.in. obieg faktur, zarządzanie dokumentami, onboarding, wnioski pracownicze, delegacje i procesy zakupowe.

4. Na czym polega modelowanie procesów?

Polega na opisaniu etapów procesu, jego uczestników, reguł, decyzji, wyjątków oraz oczekiwanego rezultatu.

5. Czym system BPM różni się od elektronicznego formularza?

Formularz zbiera dane, natomiast system BPM zarządza całym dalszym przebiegiem sprawy.

6. Jak system BPM wspiera zarządzanie firmą?

Ułatwia kontrolowanie statusów, terminów, odpowiedzialności i liczby spraw realizowanych w poszczególnych działach.

7. Jak wygląda wdrożenie systemu BPM?

Obejmuje analizę obecnych procesów, zaprojektowanie ich docelowego przebiegu, prototypowanie, integracje, testy i uruchomienie.

8. Jakie są najczęstsze błędy przy wdrażaniu BPM?

To przede wszystkim brak analizy procesu, pomijanie użytkowników, zbyt szeroki zakres wdrożenia oraz brak właściciela procesu.

9. Jak mierzyć efektywność systemu BPM?

Można analizować m.in. czas realizacji spraw, liczbę opóźnień, zwrotów do poprawy, ręcznych czynności i wyjątków.

10. Dla jakich firm przeznaczony jest system BPM?

Sprawdza się szczególnie w organizacjach, w których procesy angażują wiele osób, działów, dokumentów i systemów.