Obieg umów– tworzenie, analiza i zarządzanie kontraktami

Umowy oraz związane z nimi procesy są jednym z kluczowych elementów działalności każdej organizacji. Im większy wolumen kontraktów, tym trudniej sprawnie zarządzać ich przygotowaniem, opiniowaniem, akceptacją i dalszą obsługą. Automatyzacja pozwala uporządkować te działania i zwiększyć przewidywalność całego procesu powstawania i obiegu umów. Dla działu prawnego oznacza to nie tylko mniej pracy operacyjnej, ale przede wszystkim lepsze zarządzanie ryzykiem kontraktowym.

Umowa poza kontrolą działu prawnego?

6 największych wyzwań  

Przy kilku czy kilkunastu umowach miesięcznie łatwo jeszcze utrzymać kontrolę nad dokumentacją i terminami. Problem pojawia się wraz ze wzrostem liczby kontraktów, gdy każdy dokument ma swoją historię, kolejne wersje, załączniki i terminy, a jego obsługa angażuje kilka osób i działów. To nie tylko kwestia porządku w dokumentacji. Brak kontroli nad procesem zwiększa ryzyko błędów i utrudnia sprawne zarządzanie umowami. Im większy portfel kontraktów, tym trudniej wychwycić takie sytuacje ręcznie. W efekcie organizacja musi mierzyć się z rosnącym ryzykiem operacyjnym i trudnościami w sprawnym zarządzaniu całym procesem kontraktowym:

1. Ryzyko przeoczenia terminów kontraktowych

Ręczne monitorowanie terminów obowiązywania, wypowiedzeń, odnowień czy konieczności przygotowania aneksów zwiększa ryzyko przeoczenia istotnych dat. Przy dużym portfelu umów bieżące kontrolowanie wszystkich zobowiązań staje się coraz bardziej wymagające.

2. Rozproszenie informacji o umowach

Informacje dotyczące kontraktów znajdują się często w różnych lokalizacjach i systemach, co utrudnia dostęp do kompletnej i aktualnej dokumentacji. Brak centralnego źródła informacji wydłuża czas potrzebny na weryfikację statusu umowy i ogranicza przejrzystość całego portfela kontraktów.

3. Brak pełnej kontroli nad wersjami i zmianami

Wielokrotne modyfikowanie dokumentów oraz wymiana kolejnych wersji między uczestnikami procesu utrudniają zachowanie kontroli nad aktualną treścią umowy. Bez uporządkowanego wersjonowania trudniej również odtworzyć historię zmian i ustalić odpowiedzialność za ich wprowadzenie.

4. Ograniczona kontrola nad zobowiązaniami i kosztami

Przy rozproszonych danych trudniej na bieżąco analizować wartość kontraktów, wynikające z nich zobowiązania oraz ich realizację. Ogranicza to możliwość szybkiego identyfikowania rozbieżności i podejmowania decyzji na podstawie pełnych danych.

5. Ryzyko nieuprawnionego dostępu do dokumentacji

Umowy zawierają informacje o charakterze poufnym, dlatego istotne jest precyzyjne określenie, kto może uzyskać dostęp do dokumentów i danych kontraktowych. Tradycyjne sposoby przechowywania i udostępniania dokumentacji mogą utrudniać skuteczne zarządzanie tym dostępem.

6. Czasochłonne wyszukiwanie informacji i przygotowywanie raportów

Ręczne przeszukiwanie dokumentacji oraz tworzenie zestawień dotyczących umów angażuje czas pracowników działu prawnego i innych jednostek. Wraz ze wzrostem liczby kontraktów przygotowanie aktualnych informacji o portfelu umów staje się coraz bardziej pracochłonne.

Rejestr umów – sposób na uporządkowanie dokumentacji kontraktowej

Przy dużej liczbie kontraktów sama archiwizacja dokumentów nie jest wystarczająca. Dział prawny potrzebuje również szybkiego dostępu do informacji o tym, jakie umowy obowiązują, czego dotyczą, kiedy zostały zawarte i, co istotne, kiedy upływają związane z nimi terminy. Centralny rejestr umów pozwala zgromadzić wszystkie najważniejsze informacje w jednym miejscu i powiązać je z właściwą dokumentacją, tak aby łatwiej było zarządzać całym portfelem kontraktów.

W uporządkowanym rejestrze umów można bezpiecznie i wygodnie gromadzić m.in. dane kontrahenta, datę zawarcia i okres obowiązywania umowy, informacje o jej statusie, wartości czy powiązanych aneksach. Dzięki temu zamiast przeszukiwać papierowe dokumenty, dział prawny może szybko sprawdzić najważniejsze informacje dotyczące konkretnego kontraktu lub całego portfela umów.

Retencja dokumentacji umów – większa kontrola nad dokumentami

Przy kilkuset czy kilku tysiącach umów problemem nie jest samo ich przechowywanie. Z czasem zaczyna robić się kłopot z odpowiedzią na proste pytania: które dokumenty nadal musimy mieć, którym kończy się okres przechowywania, co już można zarchiwizować, a co wymaga dalszego przechowywania? Jeśli informacje o tym są w różnych zestawieniach, a część wiedzy pozostaje „w głowie” konkretnych osób, łatwo o przeoczenie.

Dlatego przy większym portfelu umów warto mieć retencję uporządkowaną w ramach tego samego środowiska, w którym przechowywana jest dokumentacja. Nie trzeba wtedy tworzyć dodatkowych list ani za każdym razem ręcznie ustalać, co zrobić z konkretnym dokumentem. Łatwiej też zachować porządek w archiwum i szybko sprawdzić, na jakim etapie znajduje się dana dokumentacja.

To szczególnie istotne wtedy, gdy umowa przestaje obowiązywać, ale sama dokumentacja musi pozostać dostępna jeszcze przez określony czas. Dobrze zarządzana retencja pozwala wtedy nie tylko przechowywać dokumenty, ale też świadomie zarządzać tym, co dzieje się z nimi później.

Warto też pamiętać, że w przypadku niektórych organizacji dochodzą dodatkowe obowiązki związane z ewidencjonowaniem umów i udostępnianiem informacji na ich temat, jak w przypadku Centralnego Rejestru Umów (CRU) dotyczącego jednostek sektora finansów publicznych. Przy dużym zbiorze dokumentów znaczenie ma wtedy nie tylko samo ich przechowywanie, ale również możliwość szybkiego dotarcia do potrzebnych informacji.

Automatyzacja umów – jakie korzyści daje organizacji?

Automatyzacja procesu umów pozwala zmienić sposób, w jaki organizacja zarządza kontraktami – z działań rozproszonych i zależnych od zaangażowania poszczególnych osób na spójny, uporządkowany proces. Ma to szczególne znaczenie w organizacjach, w których umowy powstają w wielu miejscach, a ich obsługą zajmują się różne zespoły. W takich warunkach automatyzacja staje się nie tylko sposobem na usprawnienie pracy, ale również narzędziem wspierającym kontrolę nad procesem kontraktowym.

nAxiom Rejestr Umów – jedno środowisko do zarządzania całym cyklem kontraktu

nAxiom Rejestr Umów porządkuje proces obsługi retencji oraz centralizacji kontraktów. Jako część nAxiom DMS – środowiska, które pozwala łączyć zarządzanie dokumentacją z obsługą procesów biznesowych – umożliwia prowadzenie tych działań w jednym miejscu. Można tu pracować na zatwierdzonych wzorach i klauzulach, prowadzić kolejne etapy akceptacji, śledzić zmiany oraz przechowywać dokumentację wraz z aneksami. Zdefiniowany workflow pozwala przypisać umowie odpowiednią ścieżkę, a automatyczne powiadomienia wspierają kontrolę nad terminami i obowiązkami wynikającymi z kontraktów. Istotne informacje można wyszukiwać w całym rejestrze, również na poziomie treści dokumentów, co ułatwia analizę większego portfela umów bez konieczności przeglądania ich pojedynczo.

Na tym jednak rola systemu się nie kończy. Informacje zgromadzone w rejestrze można wykorzystać również do bieżącego zarządzania portfelem kontraktów – od monitorowania ich statusu i terminów po analizę zapisów znajdujących się w dokumentach. Historia zmian i działań pozostaje dostępna w systemie, co ułatwia odtworzenie przebiegu procesu i pozwala zachować ciągłość pracy nad umową, także gdy w jej obsługę zaangażowanych jest kilka osób lub działów.

Proces można domknąć również na etapie podpisania dokumentu dzięki integracji z e-podpisem. W efekcie nAxiom łączy pracę nad umową z jej dalszym zarządzaniem, zamiast traktować przygotowanie, akceptację i obsługę podpisanego kontraktu jako odrębne procesy.

FAQ

1. Na czym polega automatyzacja tworzenia umów?

Automatyzacja tworzenia umów pozwala ograniczyć ręczną pracę już na etapie przygotowania dokumentu. Wykorzystanie zatwierdzonych wzorów, standardowych klauzul i automatycznego uzupełniania danych przyspiesza przygotowanie kontraktu, a jednocześnie pomaga zachować spójność przyjętych standardów.

2. Czy automatyzacja umów zastępuje pracę prawnika?

Nie. Automatyzacja przejmuje przede wszystkim powtarzalne czynności związane z obsługą dokumentów i przebiegiem procesu. Ocena zapisów, negocjowanie warunków czy decyzje dotyczące ryzyka nadal wymagają wiedzy i doświadczenia prawnika.

3. Które etapy procesu umownego można automatyzować?

Zakres zależy od organizacji i przyjętego modelu pracy. Automatyzacja może obejmować m.in. przygotowanie dokumentu na podstawie wzorów, kierowanie umów do odpowiednich osób, akceptację, wersjonowanie, monitorowanie terminów oraz dalsze zarządzanie kontraktem.

4. Jak automatyzacja pomaga ograniczyć ryzyko przeoczenia terminów?

Zamiast opierać się wyłącznie na ręcznym monitorowaniu dat, można wykorzystać automatyczne powiadomienia dotyczące m.in. końca obowiązywania umowy, terminów wypowiedzenia czy konieczności podjęcia określonych działań. Dzięki temu ważne terminy są częścią procesu, a nie informacją, o której trzeba pamiętać osobno.

5. Jak nAxiom Rejestr Umów wspiera kontrolę nad wersjami dokumentów?

System pozwala przechowywać dokumentację umowną wraz z kolejnymi wersjami i zmianami, dzięki czemu łatwiej odtworzyć historię pracy nad kontraktem i ustalić, jakie modyfikacje zostały wprowadzone.