Fleet Manager (Specjalista ds. zarządzania flotą samochodową): Zakres obowiązków i codzienne wyzwania
Im większa flota, tym więcej procesów trzeba mieć pod kontrolą. Przeglądy, polisy, leasingi, szkody, koszty eksploatacji czy dokumentacja pojazdów wymagają aktualnych danych i sprawnego obiegu informacji. Przy większej liczbie samochodów ręczne zestawienia i arkusze przestają być wygodnym narzędziem pracy. Fleet Manager coraz częściej sięga więc po rozwiązania, które pozwalają automatyzować powtarzalne zadania, porządkować dane i usprawniać obsługę floty.
Za co odpowiada Fleet Manager? Zakres obowiązków w praktyce
Fleet Manager (Specjalista ds. zarządzania flotą samochodową) odpowiada za nadzór nad flotą samochodową, czyli organizację i kontrolę procesów związanych z użytkowaniem firmowych pojazdów. W zależności od jej wielkości może mieć pod opieką kilka, kilkanaście, a nawet kilkaset pojazdów firmowych. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że każdy z nich ma innego użytkownika, własną historię, terminy, dokumenty i koszty, a część informacji zmienia się na bieżąco, skala wyzwania staje się oczywista.
Zakres odpowiedzialności zależy od wielkości floty, struktury organizacyjnej i przyjętego modelu zarządzania. Do najważniejszych obszarów należą:
- Ewidencja pojazdów i użytkowników – prowadzenie aktualnych danych dotyczących samochodów, ich użytkowników, statusu, przebiegu i historii eksploatacji.
- Zarządzanie dokumentacją i terminami – nadzór nad polisami, przeglądami technicznymi, umowami leasingowymi i wynajmu oraz pozostałą dokumentacją pojazdów.
- Organizacja serwisu i obsługi technicznej – planowanie przeglądów, napraw i wymiany opon, kontakt z serwisami oraz koordynowanie obsługi awarii.
- Obsługa szkód i zdarzeń drogowych – koordynowanie zgłoszeń, kontakt z ubezpieczycielami i serwisami oraz monitorowanie procesu likwidacji szkody aż do jego zakończenia.
- Kontrola kosztów eksploatacji floty – monitorowanie wydatków związanych z paliwem, serwisem, ubezpieczeniami, leasingiem i innymi usługami.
- Współpraca z dostawcami usług flotowych – kontakt i rozliczenia z firmami leasingowymi, ubezpieczycielami, serwisami, dostawcami kart paliwowych oraz innymi partnerami obsługującymi flotę.
- Zarządzanie cyklem życia pojazdów – udział w procesie wyboru i finansowania samochodów, wprowadzania ich do floty, przekazywania użytkownikom oraz wymiany lub wycofania z eksploatacji.
- Raportowanie i analiza danych flotowych – przygotowywanie informacji o kosztach, przebiegach, wykorzystaniu pojazdów, awariach i szkodach. Dane te mogą stanowić podstawę decyzji dotyczących kosztów i dalszego rozwoju floty.
- Nadzór nad realizacją polityki flotowej – kontrolowanie czy samochody są użytkowane zgodnie z zasadami obowiązującymi w organizacji oraz czy procesy związane z ich obsługą przebiegają zgodnie z przyjętymi procedurami.
Najważniejsze wyzwania w zarządzaniu flotą samochodową
Przy większej liczbie aut zarządzanie i administrowanie flotą samochodową staje się pracą na dużej liczbie danych, terminów i równolegle prowadzonych spraw. Trudność pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy rośnie ilość pojazdów, użytkowników, dokumentów i spraw prowadzonych równocześnie. W takich warunkach znaczenia nabiera nie tylko dostęp do danych, ale również sposób ich organizacji i obiegu.
| Problem | Na czym polega? | Co oznacza w praktyce? |
| Rosnąca liczba danych i informacji | Każdy samochód generuje dane dotyczące użytkownika, przebiegu, kosztów, serwisu, umów i zdarzeń. Przy większej flocie liczba informacji rośnie bardzo szybko. | Fleet Manager musi sprawnie poruszać się po dużej liczbie danych i mieć pewność, że pracuje na aktualnych informacjach. |
| Rozproszenie informacji | Dane mogą znajdować się w arkuszach, dokumentach, wiadomościach e-mail oraz różnych systemach wykorzystywanych przez firmę i dostawców. | Wyszukanie konkretnej informacji lub odtworzenie historii pojazdu wymaga czasu i często angażuje kilka źródeł jednocześnie. |
| Równoległa obsługa wielu spraw | W tym samym czasie mogą być prowadzone przeglądy, naprawy, szkody, zmiany użytkowników, kończące się umowy czy nowe zamówienia pojazdów. | Trudniej kontrolować status poszczególnych spraw, priorytety i terminy, zwłaszcza gdy część działań zależy od zewnętrznych podmiotów. |
| Duża liczba powtarzalnych czynności | Aktualizacja danych, wprowadzanie informacji, kompletowanie dokumentów, przygotowywanie zestawień i przekazywanie informacji wymagają regularnej pracy manualnej. | Znaczna część czasu może być przeznaczana na czynności administracyjne zamiast na analizę danych i działania wymagające decyzji. |
| Trudność w uzyskaniu pełnego obrazu kosztów | Dane dotyczące paliwa, serwisu, leasingu, ubezpieczeń czy szkód mogą być analizowane oddzielnie. | Trudniej szybko ocenić rzeczywisty koszt utrzymania poszczególnych pojazdów i całej floty oraz wskazać obszary wymagające uwagi. |
| Potrzeba szybkiego dostępu do aktualnych danych | Informacje o uprawnieniach do kierowania pojazdem oraz prowadzonej sprawie dotyczącej danego pojazdu mogą zmieniać się na bieżąco. | Opóźniony dostęp do danych może podworować ryzyko utraty odszkodowania lubutrudniać podejmowanie decyzji, kontakt z użytkownikiem lub dostawcą i bieżące zarządzanie flotą. |
Jak uporządkować procesy związane z zarządzaniem flotą?
Uporządkowanie zarządzania flotą warto zacząć od przyjrzenia się temu, jak dziś przepływają informacje i kto odpowiada za poszczególne etapy obsługi pojazdu. Przy większej flocie szczególnie ważne jest ustalenie jednego sposobu rejestrowania danych, obsługi zgłoszeń i kontrolowania terminów. Dzięki temu Fleet Manager nie musi za każdym razem ustalać, gdzie znajduje się potrzebna informacja i na jakim etapie jest dana sprawa.
- Centralizacja informacji
Podstawą jest uporządkowana baza danych obejmująca pojazdy, użytkowników, umowy, dokumenty, terminy, koszty, serwis i historię zdarzeń. Ważne jest nie tylko zgromadzenie tych informacji w jednym miejscu, ale również ustalenie, kto i kiedy odpowiada za ich aktualizację.
- Podział odpowiedzialności za procesy
Warto zdefiniować sposób obsługi najczęściej występujących spraw – od zgłoszenia awarii i szkody po wymianę pojazdu czy zakończenie umowy leasingowej. Każdy proces powinien mieć określone etapy, osoby odpowiedzialne i terminy realizacji. To ogranicza sytuacje, w których sprawa pozostaje „pomiędzy” Fleet Managerem, użytkownikiem a dostawcą.
- Standaryzacja danych i dokumentacji
Przy większej flocie znaczenie ma również sposób zapisywania informacji. Te same dane powinny być rejestrowane według ustalonych zasad, a dokumenty przypisane do konkretnych pojazdów i spraw. Ułatwia to późniejsze wyszukiwanie informacji, kontrolę historii pojazdu i przygotowywanie zestawień.
- Wykorzystanie danych do analizy
Nie wszystkie zadania wymagają natychmiastowej reakcji, ale wiele z nich ma konkretny termin. Dlatego warto rozdzielić informacje od zadań i określić, które zdarzenia wymagają działania Fleet Managera, a które mogą być jedynie odnotowane w historii pojazdu.
- Regularna analiza danych
Uporządkowany proces powinien kończyć się możliwością oceny jego wyników. Dane dotyczące kosztów, awarii, szkód, przebiegów czy wykorzystania samochodów pozwalają zauważyć powtarzające się problemy i ocenić, gdzie potrzebne są zmiany.
Automatyzacja zarządzania flotą – które procesy warto zautomatyzować?
Automatyzacja ma największy sens tam, gdzie procesy przebiegają według określonych reguł i są powtarzalne. Sama w sobie nie zastępuje pracy Fleet Managera w obszarach wymagających oceny czy decyzji. Jej zadaniem jest przejęcie powtarzalnych procesów administracyjnych, które wraz ze wzrostem skali floty angażują coraz więcej zasobów, mimo że nie wymagają podejmowania decyzji o charakterze strategicznym.
| Proces | Jak można usprawnić lub zautomatyzować proces? | Jaki problem rozwiązuje? |
| Kontrola terminów | Automatyczne monitorowanie uprawnień kierowców, terminów przeglądów pojazdów, badań technicznych, polis czy wymiany opon oraz wysyłanie przypomnień. | Ogranicza konieczność ręcznego sprawdzania wielu uwarunkowań oraz terminów i zmniejsza ryzyko przeoczenia ważnego obowiązku. |
| Obsługa zgłoszeń | Cyfrowa rejestracja usterek, kolizji i szkód, przekazywanie spraw do odpowiednich osób, gromadzenie dokumentacji oraz monitorowanie ich statusu. | Ułatwia prowadzenie wielu spraw równolegle i ogranicza rozproszenie informacji między e-mailami, dokumentami i innymi rejestrami. |
| Dokumentacja pojazdów | Centralne przechowywanie dokumentów i powiązanie ich z konkretnymi pojazdami lub sprawami. | Skraca czas potrzebny na wyszukiwanie dokumentów i ułatwia dostęp do aktualnych informacji. |
| Rejestracja i rozliczanie kosztów eksploatacji | Cyfrowe rejestrowanie tankowań, przebiegów i wydatków oraz powiązanie ich z konkretnym pojazdem. | Ogranicza ręczne przepisywanie danych i ułatwia bieżącą kontrolę kosztów eksploatacji. |
| Raportowanie i analiza danych | Automatyczne generowanie zestawień na podstawie danych zgromadzonych w systemie oraz wykorzystanie ich w raportach i dashboardach. | Skraca czas potrzebny na przygotowanie raportów i ułatwia analizę kosztów, wykorzystania oraz stanu floty. |
| Rezerwacja pojazdów | Cyfrowa obsługa rezerwacji i dostępności samochodów z puli. | Ogranicza ryzyko konfliktów terminów i konieczność ręcznego sprawdzania, które pojazdy są dostępne. |
nAxiom Zarządzanie Flotą Samochodów – aplikacja wspierająca fleet managerów
Sama ewidencja pojazdów to dopiero punkt wyjścia. W codziennej obsłudze floty te same informacje są wykorzystywane przy rezerwacjach, serwisie, obsłudze szkód, rozliczaniu kosztów czy przekazaniu samochodu kolejnemu użytkownikowi. Jeżeli każdy z tych obszarów jest prowadzony osobno, szybko pojawia się problem z dostępem do aktualnych danych, kontrolą statusu spraw i odtworzeniem historii pojazdu. nAxiom Zarządzanie Flotą Samochodów zostało zaprojektowane jako jeden system do obsługi tych procesów – od ewidencji i terminów po koszty, zgłoszenia i raportowanie.
|
„Przy dużej flocie pojedynczy samochód może być częścią kilku procesów jednocześnie. Ma przypisanego użytkownika, dokumentację, umowy, polisę, terminy serwisowe, historię kosztów i zdarzenia związane z eksploatacją. Kiedy te informacje są prowadzone osobno, trudno szybko ustalić, co dzieje się z konkretnym pojazdem, kto odpowiada za daną sprawę i jakie koszty generuje. nAxiom Zarządzanie Flotą Samochodów zostało stworzone właśnie po to, aby te zależności uporządkować – od ewidencji i terminów, przez serwis i szkody, po koszty oraz raportowanie” |
Artur Resler Pełnomocnik Zarządu ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania w OPTeam S.A. |
- Jeden system dla danych, terminów i bieżącej obsługi
Podstawą rozwiązania jest centralna baza danych obejmująca informacje techniczne o pojazdach, ich wyposażenie, przypisanych kierowców, dokumentację rejestracyjną oraz umowy leasingowe i ubezpieczeniowe. System monitoruje uprawnienia kierowców (automatyczne raportowanie z CEPIK), terminy badań technicznych, przeglądów gwarancyjnych, wymiany opon oraz polis OC/AC i wysyła alerty oraz powiadomienia. W tym samym środowisku można rezerwować samochody z puli, a także obsługiwać bieżące zgłoszenia usterek, kolizji i szkód.
- Historia pojazdu i kontrola kosztów
nAxiom rejestruje zdarzenia, zmiany stanu licznika, decyzje akceptacyjne i koszty, dzięki czemu informacje dotyczące eksploatacji pojazdu pozostają w jednym rejestrze. Przy zgłoszeniu usterki, kolizji lub szkody można dodać zdjęcia i dokumentację oraz monitorować status sprawy. System pozwala również rejestrować przebiegi, tankowania i wydatki eksploatacyjne, a dane te wykorzystywać do analizy TCO, zużycia paliwa, szkodowości i wykorzystania floty.
- Dane, które wspierają decyzje dotyczące floty
Przy większej flocie dane operacyjne mają znaczenie nie tylko dla bieżącej obsługi samochodów. Analiza przebiegów, kosztów utrzymania i stopnia wykorzystania poszczególnych pojazdów pozwala ocenić, gdzie flota jest wykorzystywana efektywnie, a gdzie pojawiają się niewykorzystane zasoby lub ponadprzeciętne koszty. nAxiom udostępnia raporty i dashboardy dotyczące m.in. TCO, zużycia paliwa, szkodowości i wykorzystania floty oraz wspiera decyzje dotyczące jej rozbudowy, redukcji lub wymiany. Dane można również eksportować do formatów Excel i PDF oraz integrować z narzędziami BI, takimi jak Power BI i Tableau.
nAxiom działa na platformie low-code, dzięki czemu sposób obsługi floty można dostosować do struktury organizacji, liczby lokalizacji, ról użytkowników i przyjętych procedur. Rozwiązanie może być rozwijane wraz ze zmianą potrzeb firmy i łączone z kolejnymi procesami administracyjnymi, finansowymi i dokumentowymi.
FAQ
1. Na czym polega zarządzanie flotą samochodową?
Zarządzanie flotą samochodową obejmuje organizację i kontrolę procesów związanych z użytkowaniem firmowych pojazdów. Dotyczy m.in. ewidencji samochodów i użytkowników, dokumentacji, terminów, serwisu, szkód, kosztów eksploatacji oraz raportowania.
2. Jaki jest zakres obowiązków Fleet Managera?
Zakres obowiązków Fleet Managera zależy od wielkości floty i organizacji firmy. Najczęściej obejmuje ewidencję pojazdów, kontrolę dokumentacji i terminów, organizację serwisu, obsługę szkód, nadzór nad kosztami, współpracę z dostawcami oraz analizę danych dotyczących floty.
3. Jakie są najważniejsze wyzwania w zarządzaniu flotą samochodową?
Wraz ze wzrostem liczby pojazdów rośnie liczba danych, dokumentów, terminów i spraw prowadzonych równolegle. Jednym z większych wyzwań jest zapewnienie dostępu do aktualnych informacji, kontrola kosztów oraz sprawna opieka nad flotą samochodową, w tym obsługa serwisu, szkód i bieżącego użytkowania pojazdów.
4. Jak uporządkować zarządzanie flotą samochodową?
Podstawą jest centralizacja danych, określenie odpowiedzialności za poszczególne procesy oraz ujednolicenie sposobu rejestrowania informacji i dokumentów. Przy większej flocie warto również automatyzować powtarzalne czynności, takie jak kontrola terminów, obsługa zgłoszeń czy przygotowywanie raportów.
5. Czy zarządzanie flotą samochodową można zautomatyzować?
Tak. Automatyzacja może obejmować m.in. monitorowanie terminów i wysyłanie przypomnień, obsługę zgłoszeń, obieg informacji i dokumentów, rejestrację kosztów oraz przygotowywanie raportów. Zakres automatyzacji zależy od sposobu organizacji procesów i wykorzystywanego systemu.
Opisz nam swój problem, a my podpowiemy, jak możesz go rozwiązać.
Każde skierowane do nas pytanie traktujemy poważnie. Jeśli przedstawisz nam swoje potrzeby, to na spotkaniu wspólnie zastanowimy się, jakie rozwiązania najlepiej spełnią Twoje oczekiwania. Chcesz dowiedzieć się więcej o platformie nAxiom? Opowiemy Ci o niej i dostarczymy dodatkowych materiałów. Zastanawiasz się, czy to rozwiązanie dla Ciebie i jak wybrać platformę low-code? Zapraszamy na webinarium. Skontaktuj się z nami i dowiedz, kiedy odbędzie się najbliższe spotkanie online oraz jakiej tematyki będzie dotyczyć.
