EZD w administracji publicznej – co to jest i jak wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentacją?

Papierowe segregatory, rejestry prowadzone w kilku miejscach naraz i pisma krążące między referatami to nadal codzienność wielu urzędów. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej coraz częściej porządkuje ten obszar dzięki systemowi EZD, prowadzonemu w jednym cyfrowym środowisku zamiast w papierowych aktach. Wyjaśniamy, co to jest EZD, jaka jest jego podstawa prawna oraz jak je wdrożyć.

Spis treści:

• EZD - co to jest?                                                                                          
• Podstawa prawna elektronicznego zarządzania dokumentacją                  
• Jak działa system EZD w praktyce?                                                            
• EZD RP i EZD PUW - ogólnopolskie systemy dla administracji                  
• Czy wdrożenie EZD jest obowiązkowe?                                                      
• Jak wdrożyć EZD w urzędzie krok po kroku?                                              
• Najczęstsze błędy przy wdrażaniu EZD                                                      
• Jak wybrać system EZD dla urzędu lub jednostki samorządowej?             
• Rozszerzenie EZD o dodatkowe procesy w urzędzie                                 
• FAQ - najczęściej zadawane pytania                                                          

EZD - co to jest?

EZD, czyli elektroniczne zarządzanie dokumentacją, to skrót określający system teleinformatyczny, w którym wykonuje się czynności kancelaryjne, dokumentuje przebieg załatwiania spraw oraz gromadzi i tworzy dokumenty elektroniczne. W praktyce oznacza to, że cała droga pisma, od wpływu do urzędu, przez dekretację i akceptację, aż po archiwizację, odbywa się w jednym cyfrowym środowisku, a nie w postaci papierowych akt czy rozproszonych plików znajdujących się na dyskach poszczególnych pracowników.

W systemie klasy EZD odbywają się wszystkie kluczowe czynności kancelaryjne: prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących, prowadzenie spisów spraw, dekretacja pism do właściwych pracowników oraz akceptacja i podpisywanie dokumentów elektronicznych. Samo zeskanowanie pisma i przesłanie go pocztą elektroniczną nie oznacza, że mamy do czynienia z takim rozwiązaniem.

Podstawa prawna elektronicznego zarządzania dokumentacją

Zasady funkcjonowania EZD w administracji publicznej określa instrukcja kancelaryjna, stanowiąca załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Przepisy te określają, jak powinien wyglądać obieg dokumentów, kto odpowiada za poszczególne czynności oraz jak długo należy przechowywać poszczególne kategorie dokumentacji.

Zgodnie z instrukcją kancelaryjną to kierownik podmiotu decyduje, czy podstawowym sposobem dokumentowania spraw w danej jednostce będzie system EZD, czy system tradycyjny. Jest to decyzja z długofalowymi skutkami, ponieważ po wskazaniu EZD jako podstawowego systemu nie można już wrócić do dokumentowania spraw wyłącznie w formie papierowej. 

Kierownik podmiotu może jednak wskazać wyjątki od tej zasady, określając konkretne klasy spraw z jednolitego rzeczowego wykazu akt, które nadal będą prowadzone w sposób tradycyjny.

Jak działa system EZD w praktyce?

System EZD porządkuje pracę z dokumentami na kilku poziomach jednocześnie:

• rejestracja przesyłek wpływających i wychodzących wraz z automatycznym nadawaniem numerów;
• prowadzenie spisów spraw zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt;
• dekretacja, czyli przekazywanie spraw do odpowiednich komórek i pracowników;
• akceptacja i podpisywanie dokumentów w postaci elektronicznej, w tym z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego;
• gromadzenie pełnej historii sprawy: kto, kiedy i jaką decyzję podjął.

Dzięki temu każdy etap załatwiania sprawy jest widoczny w systemie dla wszystkich, którzy mają odpowiednie uprawnienia. Integracja z zewnętrznymi kanałami komunikacji, przede wszystkim z ePUAP i systemem e-Doręczeń, pozwala też ograniczyć ręczne przepisywanie danych z korespondencji przychodzącej i dokumentów papierowych. Takie rozwiązanie nie tylko usprawnia codzienną pracę urzędów i pozwala na efektywne zarządzanie dokumentami, ale również stwarza możliwość pracy zdalnej.

EZD RP i EZD PUW - ogólnopolskie systemy dla administracji

Wiele jednostek administracji publicznej korzysta z bezpłatnych systemów klasy EZD udostępnianych centralnie. Pierwszym z nich był EZD PUW, opracowany przez Podlaski Urząd Wojewódzki i od lat wykorzystywany w licznych urzędach. Na zdobytych doświadczeniach oparto system EZD RP, który ma ujednolicić standardy prowadzenia dokumentacji elektronicznej w całej administracji publicznej.

Obok rozwiązań udostępnianych bezpłatnie na rynku działa też kilkanaście firm oferujących własne, komercyjne systemy klasy EZD. Ich przewagą jest zwykle większa elastyczność integracji z systemami specjalistycznymi danej instytucji, na przykład z systemami finansowo-księgowymi, kadrowymi czy systemami obsługi konkretnych rejestrów publicznych.

Czy wdrożenie EZD jest obowiązkowe?

Obowiązek stosowania systemu EZD nie dotyczy obecnie wszystkich podmiotów w jednakowym zakresie, choć trwają prace legislacyjne, które mają to zmienić. Przepis przejściowy w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zakładał, że od 1 stycznia 2026 r. organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne będą zobowiązane do wdrożenia i stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją. 

Równolegle procedowana jest kolejna nowelizacja, która ma uregulować funkcjonowanie systemu EZD RP wprost w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Ponieważ przepisy w tym obszarze wciąż się zmieniają, jednostki planujące wdrożenie powinny na bieżąco sprawdzać aktualny stan prawny, zamiast opierać decyzję wyłącznie na wcześniejszych zapowiedziach.

„Otoczenie prawne dotyczące cyfryzacji administracji ciągle się zmienia, dlatego urzędy nie powinny odkładać decyzji na ostatnią chwilę. Kierownicy jednostek muszą monitorować przepisy i przygotowywać się do przejścia na w pełni elektroniczny obieg.” – mówi Łukasz Rębisz - Z-ca Dyrektora Działu Wdrożeń Systemów dla Uczelni w OPTeam S.A.

Jak wdrożyć EZD w urzędzie krok po kroku?
Wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce publicznej obejmuje następujące etapy:

• analiza obecnego obiegu dokumentów i zgodności z instrukcją kancelaryjną;
• aktualizacja jednolitego rzeczowego wykazu akt i ustalenie wyjątków od systemu EZD;
• wybór systemu - bezpłatnego rozwiązania rządowego albo komercyjnego systemu klasy EZD;
• konfiguracja rejestrów, ścieżek dekretacji i akceptacji oraz uprawnień poszczególnych pracowników;
• integracja z ePUAP, e-Doręczeniami oraz systemami finansowo-księgowymi;
• szkolenia pracowników i wdrożenie pilotażowe w wybranych komórkach organizacyjnych;
• formalna decyzja kierownika podmiotu o wskazaniu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania spraw.

Dobrze przeprowadzone wdrożenie to nie tylko samo uruchomienie systemu. Wymaga też bieżącego nadzoru nad zgodnością z przepisami oraz rozwijania i aktualizacji wraz ze zmieniającymi się potrzebami urzędu.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu EZD

Przy wdrażaniu systemu EZD w jednostkach publicznych powtarzają się podobne błędy:

• Traktowanie wdrożenia wyłącznie jako projektu informatycznego - bez zaangażowania kancelarii i archiwum zakładowego trudno odwzorować w systemie prawidłowy obieg spraw.
• Brak wcześniejszego uporządkowania JRWA - przenoszenie nieaktualnej klasyfikacji spraw do systemu utrwali istniejące problemy zamiast je rozwiązywać.
• Zbyt szybkie objęcie systemem całej jednostki - wdrożenie pilotażowe w wybranych komórkach pozwala wcześniej wychwycić błędy konfiguracji.
• Brak szkoleń i informacji dla pracowników - w takiej sytuacji może pojawić się opór i niechęć, dlatego wdrożenie systemu EZD powinno obejmować również szkolenia i kampanię informacyjną.
• Traktowanie EZD jako zwykłego skanera - wprowadzenie pisma do systemu to dopiero początek, kluczowe są dekretacja, akceptacja i pełna historia sprawy.

Jak wybrać system EZD dla urzędu lub jednostki samorządowej?

Wybór odpowiedniego systemu zależy od wielkości jednostki, liczby prowadzonych spraw oraz potrzeb z zakresu integracji. Warto porównać dostępne opcje pod kątem następujących kryteriów:

Przy wyborze warto też sprawdzić, czy dostawca systemu ma doświadczenie we wdrożeniach w sektorze publicznym oraz jak wygląda wsparcie techniczne po uruchomieniu systemu.

Rozszerzenie EZD o dodatkowe procesy w urzędzie

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją koncentruje się przede wszystkim na czynnościach kancelaryjnych, ale wiele jednostek publicznych potrzebuje też uporządkować procesy, które wykraczają poza klasyczną kancelarię. Platforma low-code nAxiom pozwala rozbudować podstawowy Elektroniczny obieg dokumentów o kolejne obszary działania urzędu, bez konieczności wdrażania odrębnych, niepowiązanych ze sobą systemów.

Przykładem może być obsługa umów cywilnoprawnych i porozumień z wykonawcami, do której warto wykorzystać aplikację do rejestru umów w firmie. Podobnie wygląda sytuacja z fakturami kosztowymi, których obieg, akceptację i księgowanie można uporządkować dzięki programowi do obiegu faktur w firmie. Połączenie tych procesów z jednym środowiskiem dokumentacyjnym ułatwia zachowanie spójności danych i ogranicza liczbę systemów, które trzeba utrzymywać równolegle.

FAQ - najczęściej zadawane pytania

1. EZD, co to jest?

EZD to skrót od elektronicznego zarządzania dokumentacją, czyli systemu teleinformatycznego służącego do wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów elektronicznych.

2. Czym różni się EZD od zwykłego skanowania dokumentów?

Zeskanowanie pisma nie oznacza jeszcze prowadzenia go w systemie EZD. Dokument trzeba dodatkowo zarejestrować, zdekretować, powiązać ze sprawą i objąć pełną historią jej załatwiania.

3. Czy każdy urząd musi wdrożyć system EZD?

Zakres obowiązku zależy od aktualnych przepisów, które w tym obszarze wciąż się zmieniają. Część jednostek administracji rządowej i samorządowej już dziś prowadzi sprawy w systemie EZD, a kolejne przepisy mają objąć tym obowiązkiem szerszą grupę podmiotów.

4. Czym różni się EZD RP od komercyjnych systemów klasy EZD?

EZD RP i EZD PUW to bezpłatne systemy udostępniane centralnie administracji publicznej, natomiast rozwiązania komercyjne oferują zwykle większą elastyczność integracji z systemami dziedzinowymi danej jednostki.

5. Czy po wdrożeniu EZD można wrócić do systemu tradycyjnego obiegu dokumentów?

Nie. Zgodnie z przepisami prawa, po wskazaniu przez kierownika podmiotu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jako podstawowego jest niedopuszczalne.

6. Ile trwa wdrożenie systemu EZD w urzędzie?

Czas wdrożenia zależy od wielkości jednostki oraz zakresu integracji z innymi systemami. Wdrożenie pilotażowe w wybranych komórkach pozwala skrócić ten proces i wcześniej wychwycić błędy konfiguracji przed objęciem systemem całej jednostki.