Automatyzacja obiegu dokumentów – jak ograniczyć koszty i zwiększyć kontrolę nad dokumentacją?

Obieg dokumentów jest jednym z tych obszarów działalności firmy, w których pozornie drobne czynności mogą generować znaczące koszty. Ręczne przekazywanie dokumentów, oczekiwanie na akceptację, wielokrotne wprowadzanie tych samych danych czy czas poświęcony na odszukanie potrzebnej informacji angażują pracowników i spowalniają realizację spraw. Automatyzacja obiegu dokumentów pozwala uporządkować te działania i zapewnić większą kontrolę nad przebiegiem procesów.

Automatyzacja obiegu dokumentów – na czym polega? 

Automatyzacja obiegu dokumentów polega na wykorzystaniu systemu informatycznego do uporządkowania i usprawnienia kolejnych etapów pracy z dokumentem – od jego rejestracji i przekazania do właściwej osoby, przez weryfikację i akceptację, aż po archiwizację. Zamiast ręcznie przekazywać dokumenty między pracownikami, system może automatycznie kierować je zgodnie z wcześniej zdefiniowanym workflow, kontrolować terminy realizacji i rejestrować wykonane działania.

Automatyzacja obiegu dokumentów nie jest tym samym co digitalizacja dokumentów. Digitalizacja polega przede wszystkim na przekształceniu dokumentu papierowego do postaci elektronicznej. Sam fakt posiadania dokumentu w formie cyfrowej nie oznacza jeszcze, że jego obsługa jest zautomatyzowana. Dopiero określenie reguł postępowania z dokumentem pozwala ograniczyć ręczną pracę i uporządkować cały proces.

Automatyzacja może obejmować m.in. rejestrację dokumentów, ich klasyfikację i przekazywanie do odpowiednich osób, dekretację, akceptację, kontrolę terminów, obsługę wieloetapowych ścieżek zatwierdzania, powiadomienia oraz archiwizację. Zakres automatyzacji można dopasować do rodzaju dokumentu i specyfiki procesu – inne reguły mogą obowiązywać np. dla faktur, inne dla umów, a jeszcze inne dla korespondencji.

8 powodów, przez które tradycyjny obieg dokumentów kosztuje firmę więcej 

Koszty obiegu dokumentacji firmowej nie kończą się na papierze, tonerze czy powierzchni potrzebnej na archiwum. Znacznie większe znaczenie mają koszty pracy, opóźnienia i ryzyko błędów, które przy dużym wolumenie dokumentów mogą przekładać się na realne obciążenie budżetu operacyjnego.

1. Czasochłonna obsługa dokumentów

Ręczne rejestrowanie, przekazywanie, weryfikowanie i archiwizowanie dokumentów każdego dnia angażuje pracowników w szereg powtarzalnych czynności administracyjnych. W skali całej organizacji nawet kilka minut poświęcanych na pojedynczy dokument może oznaczać setki godzin pracy rocznie. To oznacza angażowanie zasobów w zadania administracyjne zamiast w działania, które bezpośrednio wspierają cele biznesowe.

2. Błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych

Przenoszenie informacji z dokumentów do systemów wymaga czasu i zwiększa ryzyko pomyłek. Błędnie wprowadzona kwota, numer dokumentu czy dane kontrahenta mogą oznaczać konieczność dodatkowej weryfikacji i korekty. Przy dużym wolumenie dokumentów pomyłki mogą generować dodatkową pracę, opóźnienia oraz realne koszty operacyjne.

 3. Czas poświęcony na wyszukiwanie dokumentów

Jeżeli dokumenty są przechowywane w segregatorach, skrzynkach e-mail, folderach sieciowych lub różnych systemach, znalezienie konkretnej informacji może wymagać zaangażowania kilku osób. Problem staje się szczególnie widoczny podczas kontroli, audytu lub konieczności szybkiego odtworzenia historii sprawy.

4. Opóźnienia w akceptacji dokumentów

W tradycyjnym obiegu dokument może przez długi czas czekać na akceptację, ponieważ wymaga ręcznego przekazania go kolejnej osobie. Jeśli dokument trafi do niewłaściwego pracownika, zostanie przeoczony lub osoba odpowiedzialna za jego zatwierdzenie jest nieobecna, cały proces ulega wydłużeniu. Przy dużej liczbie dokumentów takie opóźnienia mogą powodować przestoje, konieczność dodatkowego monitorowania spraw i angażowania pracowników w ustalanie statusu dokumentów.

5. Duplikacja pracy

Brak jasno określonego obiegu dokumentów może prowadzić do sytuacji, w której kilka osób wykonuje podobne zadania – ponownie sprawdza dane, szuka dokumentu, ustala jego status albo przekazuje te same informacje dalej. Każda taka czynność zabiera czas pracowników, a w przypadku dużej liczby dokumentów przekłada się na dodatkowe koszty obsługi administracyjnej.

6. Koszty papierowej archiwizacji

Papierowa dokumentacja to nie tylko konieczność zakupu materiałów biurowych. Dochodzą do niej koszty przechowywania, organizacji archiwum, zabezpieczenia dokumentów oraz ich późniejszego wyszukiwania i udostępniania. Przy rosnącym wolumenie dokumentacji tradycyjne archiwum staje się więc kolejnym zasobem, który trzeba utrzymywać.

7. Ryzyko zagubienia dokumentów i błędów

Brak kontroli nad przepływem dokumentów zwiększa ryzyko zagubienia, pominięcia etapu akceptacji, przekazania dokumentu niewłaściwej osobie czy niedotrzymania terminu. Oznacza to nie tylko dodatkową pracę, ale również potencjalne koszty finansowe i ryzyko związane z wymaganiami compliance. Im bardziej regulowane środowisko działania firmy, tym większe znaczenie ma możliwość odtworzenia historii dokumentu i kontroli dostępu do niego.

8. Brak kontroli nad nieuprawnionym dostępem 

W papierowym i rozproszonym obiegu dokumentów trudniej kontrolować, kto może zapoznać się z konkretnymi informacjami. Dokument może trafić do osoby, która nie powinna mieć do niego dostępu, a ustalenie, kto i kiedy się z nim zapoznał, bywa utrudnione. Przy dokumentacji finansowej, kadrowej, prawnej czy zawierającej dane osobowe oznacza to dodatkowe ryzyko związane z ochroną informacji.

Automatyzacja dokumentów – które procesy warto objąć? 

Automatyzacja obiegu dokumentów może obejmować zarówno pojedyncze etapy pracy z dokumentem, jak i całe procesy wymagające udziału kilku osób lub działów. Największą wartość może przynieść w obszarach, w których występuje duży wolumen dokumentacji, powtarzalne czynności oraz określone reguły przekazywania i akceptacji.

Automatyzacja może obejmować nie tylko pojedyncze czynności, ale cały cykl życia dokumentu – od jego rejestracji, przez kolejne etapy weryfikacji i akceptacji, aż po archiwizację. Dzięki temu organizacja zyskuje spójny, możliwy do monitorowania przebieg procesu, a informacja o statusie dokumentu jest dostępna bez konieczności ręcznego ustalania, na jakim etapie znajduje się dana sprawa.

Jak przygotować organizację do automatyzacji obiegu dokumentów?

Skuteczna automatyzacja obiegu dokumentów wymaga wcześniejszej analizy obecnych procesów. Pozwala ona określić, gdzie występują największe koszty i opóźnienia oraz jakie rozwiązania mogą przynieść wymierne efekty.

• Identyfikacja procesów

W pierwszej kolejności analizowane są procesy związane z obsługą dokumentów – ich przebieg, liczba zaangażowanych osób, liczba wykonywanych czynności oraz sposób przekazywania dokumentacji między poszczególnymi etapami.

• Określenie wolumenu dokumentów

Istotnym elementem analizy jest liczba dokumentów obsługiwanych w określonym czasie. Pozwala to ocenić skalę procesu i oszacować, jak duża część pracy związanej z dokumentacją ma charakter powtarzalny.

• Pomiar czasu obsługi

Analizie powinien podlegać czas potrzebny na rejestrację, weryfikację, przekazywanie, akceptację i archiwizację dokumentów. Pozwala to określić rzeczywisty koszt pracy związanej z obsługą dokumentacji.

• Wskazanie wąskich gardeł

Warto określić, które etapy obiegu dokumentów generują najwięcej przestojów, dodatkowej pracy lub opóźnień w realizacji spraw. To obszary, w których automatyzacja może ograniczyć koszty obsługi i skrócić czas realizacji procesu.

• Określenie wymagań dotyczących uprawnień i kontroli

Projektowany obieg powinien uwzględniać zasady dostępu do dokumentów, zakres odpowiedzialności poszczególnych osób oraz możliwość monitorowania przebiegu procesu. Ma to znaczenie zwłaszcza w przypadku dokumentacji zawierającej informacje poufne lub dane wymagające ograniczonego dostępu.

• Kalkulacja TCO i ROI

Ostatnim etapem powinna być analiza opłacalności rozwiązania. TCO (Total Cost of Ownership) obejmuje całkowite koszty związane z rozwiązaniem, natomiast ROI (Return on Investment) pozwala odnieść nakłady do uzyskanych efektów. W kalkulacji warto uwzględnić zarówno koszt systemu, wdrożenia i utrzymania, jak i oszczędności wynikające z ograniczenia ręcznej pracy, skrócenia czasu obsługi oraz redukcji kosztów papierowej dokumentacji.

Automatyzacja obiegu dokumentów w nAxiom DMS

nAxiom DMS to rozwiązanie zbudowane na platformie low-code nAxiom. Dokument jest w nim elementem uporządkowanego procesu, którego kolejne etapy można definiować zgodnie z przyjętymi zasadami obiegu. System pozwala przypisywać odpowiedzialność za poszczególne zadania, ustalać terminy oraz automatycznie kierować dokumenty do właściwych osób. Dostępne są również mechanizmy monitorowania terminów, eskalacji, audytu i historii dokumentów.

nAxiom DMS wspiera m.in. automatyczne sczytywanie danych ze skanowanych dokumentów za pomocą technologii OCR, walidację i dekretację dokumentów oraz kierowanie ich do odpowiednich ścieżek workflow. System może również monitorować terminy realizacji zadań i uruchamiać eskalacje, w sytuacji, w której wymagane działanie nie zostanie wykonane w określonym czasie. Dzięki temu organizacja zyskuje kontrolę nie tylko nad samym dokumentem, ale również nad czasem i kosztami jego obsługi.

Dodatkowo nAxiom DMS może integrować się z systemami ERP, systemami dziedzinowymi oraz innymi rozwiązaniami informatycznymi, łącząc obieg dokumentów z innymi systemami wykorzystywanymi w organizacji.

FAQ

1. Czym jest automatyzacja obiegu dokumentów?

Automatyzacja obiegu dokumentów polega na wykorzystaniu systemu informatycznego do uporządkowania kolejnych etapów pracy z dokumentem – od jego rejestracji i przekazania do właściwej osoby, przez weryfikację i akceptację, aż po archiwizację. System może automatycznie kierować dokumenty zgodnie ze zdefiniowanym workflow, kontrolować terminy i rejestrować wykonane działania.

2. Jakie dokumenty można objąć automatyzacją?

Automatyzacja może obejmować m.in. faktury, umowy, wnioski i formularze, korespondencję przychodzącą i wychodzącą oraz dokumenty wymagające wielostopniowej akceptacji. Zakres automatyzacji można dopasować do rodzaju dokumentu i specyfiki procesu.

3. Czym różni się automatyzacja dokumentów od ich digitalizacji?

Digitalizacja polega przede wszystkim na przekształceniu dokumentu papierowego do postaci elektronicznej. Automatyzacja dokumentów obejmuje natomiast również określenie zasad ich dalszej obsługi, np. kierowanie do właściwych osób, akceptację, kontrolę terminów czy archiwizację. Samo przechowywanie dokumentu w formie cyfrowej nie oznacza więc automatyzacji jego obiegu.

4. Jakie korzyści daje automatyzacja obiegu dokumentów?

Automatyzacja pozwala ograniczyć liczbę ręcznych czynności, skrócić czas obsługi dokumentów i zmniejszyć ryzyko błędów. Ułatwia również monitorowanie statusu dokumentów, kontrolę terminów oraz odtworzenie historii procesu. Przy dużym wolumenie dokumentacji może przełożyć się także na ograniczenie kosztów pracy związanej z jej obsługą.

5. Od czego zacząć automatyzację obiegu dokumentów?

Pierwszym krokiem powinna być analiza obecnego sposobu obsługi dokumentów. Należy określić najczęściej występujące procesy, ich wolumen, czas obsługi, liczbę zaangażowanych osób oraz miejsca, w których pojawiają się opóźnienia lub dodatkowa praca. Na tej podstawie można wskazać procesy, w których automatyzacja przyniesie największy efekt, a następnie oszacować jej koszty i potencjalne korzyści.