Wnioski premiowe pod kontrolą

W dynamicznym środowisku biznesowym procesy premiowe muszą być przejrzyste, uporządkowane i szybko dostosowywać się do zmian. Dzięki temu organizacja będzie mogła sprawnie reagować na wyzwania oraz utrzymać spójność decyzji. Automatyzacja nie tylko przyspiesza naliczanie premii, ale zapewnia spójność decyzji, redukuje ryzyko opóźnień i pomyłek oraz umożliwia zespołom HR i kadrze menedżerskiej skoncentrowanie się na celach strategicznych, zamiast ręcznym wprowadzaniu danych.

Choć wiele organizacji korzysta z nowoczesnych systemów kadrowo-płacowych, wciąż brakuje im narzędzi pozwalających na sprawne zarządzanie procesami premiowymi. Tradycyjne arkusze kalkulacyjne czy ręczne procedury nie tylko wydłużają czas obiegu dokumentów, ale też zwiększają ryzyko błędów i utrudniają nadzór nad procesem. Rozwiązania low-code oferują możliwość tworzenia procesów premiowych w pełni dostosowanych do potrzeb, bez konieczności programowania. Dzięki intuicyjnym interfejsom graficznym, logice workflow i konfigurowalnym formularzom użytkownicy mogą w łatwy sposób definiować reguły naliczania premii, tworzyć ścieżki akceptacji oraz mechanizmy kontroli, jednocześnie automatyzując obliczenia i raportowanie. Takie podejście pozwala firmom przyspieszyć procesy, zapewnić ich spójność, transparentność i pełną kontrolę nad danymi. Ma to kluczowe znaczenie w środowisku o rosnących wymaganiach regulacyjnych i dynamicznie zmieniających się celach biznesowych.

Standaryzacja jako odpowiedź na brak przejrzystości

Tradycyjne zarządzanie premiami dotychczas oparte na arkuszach kalkulacyjnych wiąże się nie tylko z większym nakładem pracy, ale przede wszystkim wysokim ryzykiem błędów ludzkich. Gdy dane przechowywane są w oddzielnych plikach, które dodatkowo wymagają ręcznego uzupełniania i aktualizowania, bardzo trudno jest zachować kontrolę nad całym procesem. W efekcie łatwo o pomyłkę, co może prowadzić do nieporozumień zarówno po stronie HR, jak i pracowników.

Ustandaryzowany proces premiowania eliminuje te problemy, zastępując arkusze kalkulacyjne efektywnym modelem procesu biznesowego, który pozwala przeprowadzić go w sposób przejrzysty i w pełni kontrolowany — od złożenia wniosku, przez etapy weryfikacji i akceptacji, aż po finalne rozliczenie i raportowanie. W nAxiom każdy wniosek premiowy przechodzi przez te same, wymagane etapy weryfikacji i akceptacji, co minimalizuje ryzyko niejasności proceduralnych, zwiększa transparentność działań oraz pozwala organizacji zachować pełną kontrolę nad całym cyklem zarządzania premiami. 

Automatyzacja procesów i decyzji w ramach inteligentnego workflow

Wnioski premiowe w nAxiom to znacznie więcej niż elektroniczne formularze – to zaawansowana, parametryzowana logika biznesowa, która automatyzuje kluczowe decyzje i eliminuje uznaniowość procesu. Platforma umożliwia precyzyjne odwzorowanie zasad premiowania oraz ich konsekwentne stosowanie w całej organizacji. 

• Automatyzacja wyliczeń – platforma wykorzystuje zbiory akcji oraz standard DMN (Decision Model and Notation) do definiowania algorytmów decyzyjnych. Dzięki temu możliwe jest automatyczne naliczanie premii na podstawie obiektywnych danych, takich jak stopień realizacji KPI czy wartość wygenerowanej marży, co zapewnia spójność decyzji i zmniejsza ryzyko błędów.
• Wariantowanie ścieżek decyzyjnych - zamiast stosować jeden sztywny schemat dla wszystkich, platforma automatycznie dostosowuje przebieg wniosku premiowego do konkretnej sytuacji. Na przykład wnioski dotyczące wyższych kwot mogą wymagać dodatkowych akceptacji od wyższych managerów, a wnioski składane przez pracowników z określonych działów trafiają do odpowiednich osób w strukturze organizacyjnej. Ścieżka zatwierdzania może też zależeć od roli lub poziomu stanowiska pracownika, dzięki czemu cały proces przebiega sprawnie i przejrzyście.
• Pełna transparentność logiki - zasady naliczania premii w nAxiom są w pełni przejrzyste i zrozumiałe. Zastosowanie modeli decyzyjnych DMN pozwala w czytelny sposób pokazać, jakie kryteria i reguły decydują o wysokości premii, dzięki czemu każdy może łatwo sprawdzić, czym jest podyktowana dana kwota. Taki sposób prezentacji ułatwia analizę danych, raportowanie oraz audyt całego procesu premiowego, zapewniając pełną kontrolę nad decyzjami.

Przejrzystość i kontrola dzięki czytelnemu UX

Platforma nAxiom została zaprojektowana tak, aby zapewnić maksymalny komfort pracy osobom akceptującym wnioski, co znacząco przyspiesza cały proces premiowy. Dane o wnioskach są prezentowane w formie tabelarycznej, a każdy rekord odpowiada jednemu dokumentowi biznesowemu, co ułatwia szybki przegląd i umożliwia pełną kontrolę. 

Dzięki funkcji edycji inline oraz ponad 20 różnym rodzajom kontrolek edycyjnych użytkownicy mogą w prosty i szybki sposób weryfikować oraz modyfikować informacje bezpośrednio na liście wniosków, bez potrzeby otwierania każdego formularza osobno. Takie podejście nie tylko oszczędza czas, ale także minimalizuje ryzyko pomyłek, pozwalając na natychmiastową korektę danych w kontekście całego procesu. Dodatkowo dedykowane sekcje tematyczne umożliwiają projektantom interfejsu skonfigurowanie systemu w taki sposób, aby kluczowe informacje były zawsze łatwo dostępne, logicznie pogrupowane i czytelne dla użytkownika. Całość przekłada się na większą efektywność pracy osób odpowiedzialnych za akceptację wniosków, przyspiesza procesy decyzyjne i zapewnia pełną transparentność operacji w systemie.

Single Source of Truth – spójność informacji dzięki integracji

Dobrze zaplanowany proces premiowania wymaga dostępu do danych, które często pozostają rozproszone - pochodzą z wielu źródeł i systemów. Rzetelne i sprawne przyznawanie premii staje się wtedy bardziej skomplikowane. Jeśli dane nie są zintegrowane i ujednolicone, praca z nimi staje się bardziej czasochłonna i łatwiej popełnić błąd. 

nAxiom eliminuje problem „wysp informacyjnych”. Platforma łączy rozproszone dane w jeden spójny ekosystem, który czerpie z różnych rozwiązań kadrowo-płacowych, CRM i ERP. Dzięki automatycznej synchronizacji danych kadrowych gromadzi i daje natychmiastowy dostęp do informacji o zatrudnieniu, statusach pracowników i strukturze organizacyjnej oraz gwarantuje, że każdy wniosek trafia do właściwych osób we właściwym czasie. 

Integracja z systemami CRM i ERP, realizowana jest poprzez API REST/SOAP lub bezpośrednie zapytania do zewnętrznych baz danych. Dzięki temu możliwe jest pobieranie aktualnych wyników sprzedażowych i finansowych, które stanowią obiektywną podstawę do naliczania premii. Kiedy cały proces opiera się na rzetelnych i spójnych danych, ryzyko błędów spada, transparentność rośnie, a podejmowanie trafnych decyzji jest zwyczajnie łatwiejsze. 

Dane płacowe pod pełną kontrolą i ochroną

Informacje o premiowaniu należą do danych szczególnie wrażliwych - wymagają odpowiedniej ochrony, by nie dostały się w niepowołane ręce. nAxiom zapewnia poziom bezpieczeństwa, którego nie są w stanie zaoferować tradycyjne pliki Excel, a wszystko dzięki zastosowaniu zaawansowanych mechanizmów kontroli dostępu i śledzenia operacji. 

• RBAC (Role-Based Access Control) to system nadawania uprawnień w oparciu o role użytkowników w organizacji. Każda rola definiuje, do jakich danych i funkcji ma dostęp użytkownik, co pozwala skutecznie ograniczyć możliwość nieautoryzowanego wglądu lub edycji informacji.
• Mechanizm Interesariuszy umożliwia sterowanie dostępem do dokumentów w zależności od relacji użytkownika z danym procesem. Dzięki temu tylko osoby zaangażowane w konkretny wniosek lub odpowiedzialne za określone etapy procesu mogą przeglądać i modyfikować wnioski premiowe.
• Rejestr działań to dziennik wszystkich operacji wykonywanych w systemie. Każda zmiana, zatwierdzenie lub wgląd w dokument jest zapisywany, co pozwala na pełną kontrolę nad przebiegiem procesu i ułatwia audyt.
• Mechanizm TraceId pozwala powiązać wszystkie działania związane z danym wnioskiem w jedną spójną sekwencję. Dzięki temu można łatwo zidentyfikować, kto i kiedy wykonał poszczególne czynności, co jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z przepisami (compliance) oraz ochrony danych osobowych.

Dzięki tym rozwiązaniom wszystkie informacje płacowe pozostają bezpieczne, kontrolowane i w pełni audytowalne.

Elastyczność operacyjna w zarządzaniu zmianą

Środowisko biznesowe i systemy IT w organizacjach nieustannie ewoluują, a procesy premiowe muszą za tymi zmianami nadążać. Dzięki podejściu low-code nAxiom umożliwia ich szybkie dostosowanie do zmian, bez potrzeby angażowania sztabu programistów IT i ryzyka przestojów. W trybie natychmiastowym można wprowadzić szereg istotnych modyfikacji, takich jak modyfikacja formularza wniosku, dodanie nowego pola KPI czy aktualizacja schematu workflow. Firma może wprowadzić nowy typ premii związany z realizacją celów projektowych zaledwie w ciągu kilku godzin, zamiast czekać tygodniami na ręczne dostosowanie systemu. Rozwiązanie jest też skalowalne, co oznacza, że można je nie tylko udoskonalać, ale również rozszerzać o kolejne funkcjonalności, zachowując jednocześnie stabilność i wydajność systemu. 

 Umów demo i sprawdź w praktyce