Tworzenie oprogramowania dedykowanego krok po kroku – jak wygląda cały proces?

Wybór odpowiedniego oprogramowania ma istotny wpływ na efektywność procesów biznesowych, wydajność pracy i rozwój przedsiębiorstwa. Choć wiele firm początkowo korzysta z gotowych systemów IT, z czasem przestają one odpowiadać na ich potrzeby. Ograniczone możliwości rozbudowy, brak niezbędnych funkcjonalności czy problemy z integracją z innymi narzędziami sprawiają, że coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na oprogramowanie dedykowane. Co to takiego i jak wygląda proces jego tworzenia?

Czym jest oprogramowanie dedykowane? 

Oprogramowanie dedykowane to rozwiązanie projektowane i rozwijane z myślą o potrzebach konkretnego przedsiębiorstwa. W przeciwieństwie do gotowych systemów IT dostępnych na rynku nie oferuje uniwersalnego zestawu funkcji, lecz jest tworzone z uwzględnieniem specyfiki działalności firmy, jej procesów biznesowych oraz celów. Jedną z jego najważniejszych zalet jest możliwość rozbudowy i dostosowywania do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa, co zapewnia większą elastyczność i skalowalność niż w przypadku gotowych rozwiązań. Budowa systemów IT nie zawsze oznacza tworzenie rozbudowanego rozwiązania dla całej organizacji. W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa może obejmować również dedykowane aplikacje biznesowe wspierające wybrane procesy, takie jak system do obiegu dokumentów (DMS), elektroniczna kancelaria, centralny rejestr umów czy zautomatyzowany obieg faktur kosztowych.

Oprogramowanie dedykowane a gotowe rozwiązanie – najważniejsze różnice

Wybór między oprogramowaniem dedykowanym a gotowym (tzw. pudełkowym) powinien być uzależniony od specyfiki działalności przedsiębiorstwa, złożoności procesów biznesowych oraz planów rozwojowych. Choć gotowe rozwiązania sprawdzają się w wielu organizacjach, nie zawsze zapewniają funkcjonalność i elastyczność odpowiadające ich potrzebom.

Stworzenie oprogramowania dedykowanego jest bardziej złożonym i czasochłonnym przedsięwzięciem niż wdrożenie gotowego systemu. Wymaga zaangażowania specjalistów, dokładnej analizy potrzeb oraz realizacji kolejnych etapów projektu. Efektem jest jednak rozwiązanie precyzyjnie dopasowane do specyfiki przedsiębiorstwa, które może skutecznie wspierać jego rozwój i zmieniać się wraz z organizacją.

Proces tworzenia oprogramowania dedykowanego krok po kroku

Proces tworzenia oprogramowania dedykowanego może przebiegać różnie w zależności od wybranego modelu realizacji projektu. W nAxiom wykorzystujemy platformę low-code, dzięki której wiele elementów aplikacji powstaje z gotowych komponentów, a tam, gdzie nie zapewniają one wymaganej funkcjonalności, rozwiązanie jest rozszerzane o dedykowane moduły. Takie podejście skraca czas wdrożenia i pozwala szybciej osiągnąć wartość biznesową (time to value). Niezależnie od tego, czy projekt bazuje głównie na gotowych komponentach, czy wymaga stworzenia dodatkowych funkcjonalności, jego realizacja przebiega według uporządkowanego procesu obejmującego następujące etapy:

1. Analiza potrzeb biznesowych

Celem analizy jest poznanie specyfiki działalności przedsiębiorstwa, zidentyfikowanie problemów wymagających rozwiązania oraz określenie celów, jakie ma realizować nowy system. Na tej podstawie definiowany jest zakres projektu, kluczowe funkcjonalności oraz wymagania, które powinien spełniać.

W proces analizy warto zaangażować przyszłych użytkowników systemu, dzięki czemu projekt będzie lepiej odpowiadać rzeczywistym potrzebom organizacji. Dobrze przeprowadzona analiza stanowi podstawę do realizacji kolejnych etapów projektu i ogranicza ryzyko kosztownych zmian na późniejszym etapie.

Na etapie analizy określane są m.in.:

• problem biznesowy, który ma rozwiązać system, 
• grupy przyszłych użytkowników i ich potrzeby, 
• cele biznesowe projektu, 
• wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, 
• ograniczenia techniczne, organizacyjne i budżetowe.

2. Opracowanie koncepcji rozwiązania

Na podstawie wyników analizy zespół projektowy opracowuje koncepcję rozwiązania oraz sposób odwzorowania procesów biznesowych w platformie nAxiom. Na tym etapie definiowany jest zakres wykorzystania dostępnych komponentów, planowane są niezbędne integracje oraz identyfikowane funkcjonalności, które wymagają przygotowania dedykowanych rozszerzeń.

3. Budowa prototypu

Na tym etapie zespół projektowy wykorzystuje gotowe komponenty i moduły platformy low-code nAxiom do budowy aplikacji biznesowej odpowiadającej wymaganiom przedsiębiorstwa. Jeżeli projekt wymaga funkcjonalności wykraczających poza możliwości dostępnych komponentów, rozwiązanie jest rozbudowywane o dedykowane elementy. Równolegle realizowane są integracje z wykorzystywanymi w organizacji systemami, dzięki czemu nowa aplikacja może współpracować z istniejącym środowiskiem IT.

4. Testowanie i udoskonalanie prototypu

Prototyp jest prezentowany klientowi i weryfikowany pod kątem zgodności z wymaganiami biznesowymi. Na podstawie zgłoszonych uwag zespół wprowadza niezbędne zmiany oraz rozwija kolejne funkcjonalności. Iteracyjne podejście pozwala szybko reagować na nowe potrzeby i dopracować aplikację jeszcze przed jej uruchomieniem.

5. Wdrożenie

Po zakończeniu testów oprogramowanie zostaje wdrożone do środowiska produkcyjnego i udostępnione użytkownikom. Etap ten obejmuje konfigurację systemu, uruchomienie niezbędnych integracji oraz weryfikację poprawności działania w rzeczywistych warunkach. Po zakończeniu wdrożenia przedsiębiorstwo może rozpocząć korzystanie z nowego rozwiązania. Należy mieć na uwadze, że nieodłącznym elementem wdrożenia jest przygotowanie użytkowników do pracy z nowym systemem. Szkolenia pozwalają poznać jego funkcjonalności i ułatwiają sprawne rozpoczęcie codziennej pracy z oprogramowaniem.

6. Wsparcie powdrożeniowe

Wsparcie powdrożeniowe obejmuje działania mające na celu zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu po jego uruchomieniu. Na tym etapie realizowane są m.in. bieżąca pomoc techniczna, usuwanie ewentualnych błędów oraz rozwój oprogramowania o nowe funkcjonalności. Dzięki temu rozwiązanie może być na bieżąco dostosowywane do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.

Kiedy warto zdecydować się na dedykowane oprogramowanie?

Oprogramowanie dedykowane sprawdza się przede wszystkim w przedsiębiorstwach, których potrzeby wykraczają poza możliwości standardowych systemów IT. Warto rozważyć jego wdrożenie, gdy:

• gotowe rozwiązania nie odpowiadają specyfice procesów biznesowych i wymagają licznych kompromisów;
• przedsiębiorstwo realizuje złożone procesy, które wymagają indywidualnie zaprojektowanych funkcjonalności;
• konieczna jest integracja z wykorzystywanymi już systemami, takimi jak ERP, CRM czy platformy e-commerce;
• firma planuje rozwój, a oprogramowanie powinno być skalowalne i umożliwiać rozbudowę o kolejne funkcjonalności; 
• bezpieczeństwo danych i zgodność z wymaganiami regulacyjnymi mają kluczowe znaczenie dla prowadzonej działalności; 
• organizacja chce stworzyć rozwiązanie zapewniające przewagę konkurencyjną, odpowiadające jej modelowi biznesowemu i oczekiwaniom użytkowników.

Dlaczego warto tworzyć oprogramowanie dedykowane z nAxiom?

Wiele firm obawia się, że wdrożenie dedykowanego oprogramowania oznacza kosztowny i wielomiesięczny projekt, który po kilku latach będzie wymagał stworzenia nowego systemu od podstaw. W praktyce nie musi tak być. Platforma low-code nAxiom pozwala tworzyć aplikacje biznesowe w oparciu o gotowe moduły, które można rozwijać wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji. Jeśli pojawi się nowy proces lub konieczność rozszerzenia funkcjonalności, nie ma potrzeby przebudowy całego systemu – rozwiązanie można rozbudować o kolejne elementy. Jednocześnie przedsiębiorstwo może digitalizować następne procesy biznesowe, np. rozbudowując system o aplikacje HR wspierające onboarding pracowników lub obsługę ZFŚS, oraz rozszerzać możliwości wykorzystywanych systemów ERP bez ingerowania w ich kod źródłowy.

Podsumowanie

Wybór systemu IT nie powinien opierać się wyłącznie na potrzebach przedsiębiorstwa w momencie wdrożenia. Równie ważne jest to, czy wybrane rozwiązanie będzie wspierać organizację także w kolejnych etapach jej rozwoju. Gotowe systemy dobrze sprawdzają się wtedy, gdy odpowiadają na potrzeby firmy. Problem pojawia się w momencie, gdy organizacja się rozwija, a oprogramowanie przestaje za tym nadążać. W efekcie zamiast rozwijać biznes, trzeba szukać kolejnego systemu. Platforma low-code nAxiom stanowi alternatywę dla takiego podejścia. Pozwala zacząć od rozwiązania odpowiadającego bieżącym potrzebom, a następnie stopniowo rozbudowywać je o kolejne funkcjonalności i procesy biznesowe. Dzięki temu system rośnie wraz z organizacją, zamiast stawać się barierą dla jej dalszego rozwoju. Takie podejście pozwala rozwijać oprogramowanie w tempie, w jakim rozwija się biznes – bez konieczności wymiany systemu za każdym razem, gdy pojawiają się nowe potrzeby.

FAQ

1. Czym różni się oprogramowanie dedykowane od gotowego systemu?

Gotowe systemy sprawdzają się w wielu przedsiębiorstwach, jednak ich możliwości rozbudowy i dostosowania są uzależnione od producenta. Oprogramowanie dedykowane jest projektowane z myślą o konkretnym przedsiębiorstwie, dlatego może zostać dopasowane do jego procesów, zintegrowane z wykorzystywanymi systemami oraz rozwijane wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji.

2. Ile trwa budowa systemów IT na zamówienie?

Czas realizacji projektu zależy od jego zakresu, stopnia złożoności oraz liczby wymaganych integracji. Wykorzystanie platformy low-code pozwala jednak znacząco skrócić proces tworzenia aplikacji dzięki wykorzystaniu gotowych modułów i komponentów.

3. Czy oprogramowanie dedykowane można rozbudowywać po wdrożeniu?

Tak. Jedną z największych zalet oprogramowania dedykowanego jest możliwość jego dalszego rozwoju. Wraz z pojawieniem się nowych potrzeb biznesowych system może zostać rozszerzony o kolejne funkcjonalności lub obsługę nowych procesów.

4. Kiedy warto wybrać dedykowaną aplikację biznesową zamiast gotowego systemu?

Dedykowana aplikacja biznesowa sprawdzi się przede wszystkim wtedy, gdy gotowe rozwiązania nie odpowiadają specyfice działalności przedsiębiorstwa, utrudniają realizację procesów lub nie zapewniają możliwości dalszego rozwoju.

5. Czy budowa systemów IT zawsze oznacza tworzenie rozbudowanego rozwiązania?

Nie. W zależności od potrzeb przedsiębiorstwa projekt może obejmować zarówno kompleksowy system wspierający wiele obszarów działalności, jak i aplikację biznesową przeznaczoną do obsługi jednego procesu. Dzięki temu organizacja może rozpocząć od rozwiązania odpowiadającego bieżącym potrzebom i stopniowo rozwijać je wraz z rozwojem firmy.