Odpis na ZFŚS 2025 i 2026 – ile wynosi, jak obliczyć i kiedy przekazać środki?

Odpis na ZFŚS stanowi podstawowe źródło finansowania funduszu socjalnego. Jego naliczanie dotyczy pracodawców, którzy mają obowiązek prowadzenia ZFŚS, a także tych, którzy zdecydowali się utworzyć go dobrowolnie. Aby prawidłowo obliczyć wysokość odpisu, należy uwzględnić obowiązujące przepisy, podstawę naliczania oraz liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Ile wynosi odpis na ZFŚS 2026 i 2025, jak go obliczyć oraz w jakich terminach przekazać środki na rachunek funduszu?

Odpis na ZFŚS – czym jest i jak działa?

Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to środki, które pracodawca przekazuje na rachunek funduszu, aby finansować świadczenia socjalne dla osób uprawnionych. To właśnie z odpisów pokrywane są m.in. dopłaty do wypoczynku, pomoc materialna, wsparcie mieszkaniowe czy dofinansowanie działalności kulturalnej i sportowej.

Fundusz zasilany jest corocznym odpisem, którego wysokość obliczana jest na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, w roku poprzednim albo w drugim półroczu roku poprzedniego – jeżeli było w tym okresie wyższe. Oznacza to, że pracodawcy muszą sprawdzić obowiązujące stawki i na ich podstawie obliczyć kwotę odpisu dla poszczególnych grup pracowników.

Odpis ZFŚS 2026 – ile wynosi?  

Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa GUS z 19 lutego 2026 r., przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe w 2025 roku wyniosło 7770,04 zł, a w drugim półroczu 2025 r. 7848,60 zł. Wyższa okazała się ta druga wartość, dlatego właśnie ona stanowi podstawę obliczeń odpisu na ZFŚS w 2026 roku:

W 2025 roku podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowiła kwota 7 262,39 zł, odpowiadająca przeciętnemu wynagrodzeniu miesięcznemu w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 roku. Na jej podstawie odpis podstawowy dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosił 2 723,40 zł, natomiast dla pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – 3 631,20 zł.

Jak obliczyć odpis na ZFŚS - przykład 

Wysokość odpisu na ZFŚS ustala się na podstawie przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych w danym roku, a następnie koryguje się ją do faktycznego przeciętnego zatrudnienia. Przy wyliczeniach uwzględnia się wymiar etatu oraz grupę, do której należy pracownik.

Podstawowy wzór można przedstawić w uproszczeniu następująco:

Odpis na ZFŚS = przeciętna liczba zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty × właściwa stawka odpisu

Przykład 1. Pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach

Firma zatrudnia przeciętnie 10 pracowników na pełny etat. Wszyscy są zatrudnieni w normalnych warunkach pracy, dlatego na każdego z nich przysługuje podstawowy odpis na ZFŚS wynoszący 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

10 × 2 943,23 zł = 29 432,30 zł

W tym przypadku roczny odpis na ZFŚS wynosi 29 432,30 zł.

Przykład 2. Różne grupy pracowników

Jeżeli w firmie pracują osoby objęte różnymi stawkami, odpis trzeba obliczyć oddzielnie dla każdej grupy.

Przykładowo firma zatrudnia przeciętnie:

8 pracowników w normalnych warunkach,

2 pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach.

Obliczenie wygląda następująco:

(8 × 2 943,23 zł) + (2 × 3 924,30 zł) = 31 733,04 zł

Łączny odpis na ZFŚS wynosi więc w tym przypadku 31 733,04 zł.

Normalne i szczególne warunki pracy – kiedy obowiązuje wyższy odpis na ZFŚS?

Na potrzeby naliczania odpisu na ZFŚS większość pracowników jest traktowana jako osoby zatrudnione w normalnych warunkach pracy. Dotyczy to m.in. pracowników biurowych, sprzedawców, specjalistów, nauczycieli, pracowników administracyjnych czy wielu osób zatrudnionych w produkcji i usługach. Dla tej grupy obowiązuje podstawowy odpis w wysokości 37,5% przeciętnego wynagrodzenia.

Wyższy odpis przysługuje natomiast pracownikom wykonującym prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, określone w ustawie o emeryturach pomostowych. Są to stanowiska, na których praca wiąże się z ponadprzeciętnym ryzykiem dla zdrowia albo wymaga szczególnej sprawności psychofizycznej. Przykładem mogą być:

• górnicy pracujący pod ziemią, 
• hutnicy i pracownicy obsługujący piece hutnicze, 
• nurkowie zawodowi, 
• maszyniści pojazdów trakcyjnych, 
• piloci i członkowie personelu lotniczego, 
• kontrolerzy ruchu lotniczego. 

W praktyce oznacza to, że nie każda praca fizyczna ani praca wykonywana w trudnych warunkach uprawnia do wyższego odpisu na ZFŚS. O tym, czy pracownik należy do tej grupy, decyduje to, czy jego stanowisko zostało wymienione w przepisach o emeryturach pomostowych.

Kiedy należy przekazać odpis na rachunek funduszu?

Samo naliczenie odpisu na ZFŚS nie kończy obowiązków pracodawcy. Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określa również terminy, w których środki należy przekazać na wyodrębniony rachunek bankowy. Co do zasady odbywa się to w dwóch etapach: 

do 31 maja – pracodawca przekazuje co najmniej 75% równowartości naliczonego odpisu podstawowego, 
do 30 września – przekazuje pozostałą część odpisów oraz ewentualne zwiększenia. 

Przepisy nie zabraniają przekazania całej kwoty odpisu wcześniej – wielu pracodawców wpłaca więc pełną wartość już przy pierwszej transzy. Ważne jest jednak, aby najpóźniej do 30 września na rachunku ZFŚS znalazła się pełna kwota należnych odpisów i zwiększeń. 

Jak usprawnić zarządzanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych?

Dla osoby odpowiedzialnej za ZFŚS samo naliczenie odpisu jest jednak dopiero początkiem pracy. W kolejnych miesiącach dochodzi obsługa wniosków, weryfikacja sytuacji socjalnej pracowników, naliczanie świadczeń, prowadzenie dokumentacji i kontrolowanie wykorzystania środków funduszu.  

 To właśnie te powtarzalne czynności są dziś najczęściej automatyzowane przy pomocy systemów takich jak nAxiom ZFŚS, który należy do pakietu aplikacji nAxiom HR i wspiera kompleksową obsługę funduszu. Rozwiązanie zostało zbudowane w technologii low-code, dzięki czemu może być łatwo rozwijane i dostosowywane do regulaminu oraz procesów obowiązujących w danej organizacji.

FAQ

1. Czym jest odpis na ZFŚS?

Odpis na ZFŚS to kwota, którą pracodawca przekazuje na rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Stanowi ona podstawowe źródło finansowania świadczeń socjalnych przyznawanych osobom uprawnionym zgodnie z ustawą i regulaminem obowiązującym u pracodawcy.

2. Od czego zależy wysokość odpisu na ZFŚS?

Wysokość odpisu zależy od obowiązującej podstawy naliczania, rodzaju zatrudnionych pracowników oraz przeciętnej liczby osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. Dla poszczególnych grup pracowników przepisy przewidują różne wysokości odpisu.

3. Kiedy należy przekazać odpis na rachunek ZFŚS?

Pracodawca ma obowiązek przekazać na rachunek funduszu co najmniej 75% równowartości odpisów do 31 maja, a pozostałą część do 30 września danego roku kalendarzowego.

4. Czy odpis na ZFŚS trzeba naliczać co roku?

Tak. Pracodawcy prowadzący Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych są zobowiązani do corocznego naliczania odpisu zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz aktualnymi wskaźnikami.

5. Jak obliczyć odpis na ZFŚS?

Aby obliczyć wysokość odpisu, należy uwzględnić obowiązującą podstawę naliczania, przeciętną liczbę pracowników zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty oraz stawki właściwe dla poszczególnych grup pracowników. W praktyce wiele organizacji korzysta z systemów, które automatyzują te obliczenia i ograniczają ryzyko błędów.