Obieg dokumentów w technologii low-code. Poznaj jego zalety

Efektywne zarządzanie dokumentacją to jeden z kluczowych filarów sprawnie działającej organizacji, zwłaszcza że przenika ona niemal wszystkie obszary działalności - od finansów, przez kadry i administrację, aż po obsługę zamówień czy relacje z klientami. Dzięki technologii low-code można łatwo zautomatyzować obieg dokumentów bez konieczności angażowania dużych zespołów programistycznych czy całkowitej przebudowy istniejącej infrastruktury

Pomimo dynamicznie postępującej cyfryzacji papierowa dokumentacja wciąż nie znika z firmowych realiów. Mimo że generuje spore koszty, niepotrzebnie angażuje pracowników i wymaga miejsca do przechowywania, to wciąż nieodłączny element codzienności. Przetrzymywanie dokumentów papierowych niesie ze sobą jeszcze dodatkowe ryzyko. Nieodpowiednie zabezpieczenie może sprawić, że ważne umowy czy FV dostaną się w niepowołane ręce lub zaginął w gąszczu firmowej dokumentacji, utrudniając szybki dostęp do kluczowych informacji. Odpowiedzią na te wyzwania są cyfrowe obiegi dokumentów, które – dzięki technologii low-code – można wdrażać szybko, elastycznie i bez konieczności głębokiej ingerencji w istniejące systemy. To rozwiązanie, które nie tylko zwiększa kontrolę nad dokumentacją, ale również optymalizuje procesy i podnosi standardy.

Dlaczego klasyczny EOD może nie nadążać za biznesem?

Z potrzeby zapanowania nad chaosem papierologii powstało wiele tradycyjnych systemów elektronicznego obiegu dokumentów (EOD), których działania oparte są na zamkniętej, z góry zaprojektowanej architekturze. Ich użytkownicy mają do dyspozycji szereg funkcji, które jednak nie są otwarte na zmiany, co uniemożliwia szybkie dostosowanie narzędzi do specyficznych potrzeb organizacji. W efekcie każda próba dostosowania procesów do nowych wymagań biznesowych wymaga angażowania dostawcy systemu, co z kolei przekłada się na wydłużony czas wdrożenia oraz większe koszty.

Platformy niskokodowe (low-code) znacznie ułatwiają proces planowania, budowania i wdrażania aplikacji, a dodatkowo pozwalają na modyfikowanie tych już istniejących. Posiadają otwartą architekturę, która zapewnia elastyczność i swobodę wprowadzania zmian i ulepszeń, niezbędnych do spełnienia indywidualnych potrzeb biznesowych. Dzięki temu organizacje mogą szybko reagować na zmieniające się wymagania rynkowe oraz wewnętrzne procesy, bez konieczności angażowania całych zespołów IT.

Low-code w zarządzaniu dokumentami - korzyści biznesowe

Wdrażanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych w zakresie obiegu dokumentów to dziś nie tylko kwestia usprawnienia pracy, ale także strategiczny krok w kierunku zwiększenia konkurencyjności i efektywności organizacji.

Krótszy czas wdrożenia

Platformy low-code oferują gotowe komponenty oraz intuicyjne narzędzia wizualne do projektowania procesów, co pozwala na szybkie uruchomienie nowych obiegów dokumentów bez konieczności angażowania kosztownych i czasochłonnych prac programistycznych czy zewnętrznych konsultantów. To z kolei przyspiesza realizację celów biznesowych i zwiększa konkurencyjność firmy.

Uporządkuj dokumentację i usprawnij procesy związane z obsługąumów, faktur, korespondencji i innych z praktycznym pakietem gotowych aplikacji do zarządzania obiegami nAxiom DMS.

Pobierz e-booka

Oszczędność zasobów IT

Dzięki prostej obsłudze i elastyczności platform typu low-code większość zmian w funkcjonalnościach może być dokonywana bezpośrednio przez użytkowników, bez konieczności ciągłego angażowania działu IT. Umożliwia to lepsze wykorzystanie zasobów technicznych i pozwala skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.

Lepsza skalowalność

Platformy low-code mogą rozwijać się razem z organizacją i jej potrzebami. Dzięki modularnej budowie i łatwej modyfikacji możliwe jest szybkie wprowadzanie nowych procesów, rozszerzanie istniejących funkcjonalności oraz integracja z innymi systemami bez konieczności całkowitego przebudowywania środowiska IT.

Zgodność z polityką bezpieczeństwa i regulacjami prawnymi

Platformy low-code dają możliwość szczegółowej konfiguracji mechanizmów kontroli dostępu, audytu działań użytkowników oraz zabezpieczeń danych. Dzięki temu firmy mogą nie tylko spełniać wewnętrzne standardy bezpieczeństwa, ale także łatwiej dostosowywać się do wymogów takich jak RODO czy inne regulacje branżowe.

nAxiom DMS to rozwiązanie oparte na technologii low-code, które zapewnia płynny elektroniczny obieg dokumentów w ramach każdej organizacji. Jest to pakiet gotowych obiegów, których ustandaryzowane funkcjonalności można łatwo i szybko dopasować do wewnętrznych procedur i potrzeb - wprowadzać modyfikacje, rozszerzać, łączyć z już istniejącymi narzędziami oraz konfigurować, tworząc rozwiązania odpowiadające indywidualnym potrzebom firmy. Co istotne, wdrażając narzędzie nAxiom DMS, nie ma potrzeby wymiany dotychczas używanych systemów informatycznych na nowe, ponieważ platforma, na której zbudowano obiegi, pozwala na sprawną integrację. Dzięki temu organizacja może płynnie przejść do nowoczesnego modelu zarządzania dokumentacją, minimalizując ryzyko operacyjne oraz koszty transformacji cyfrowej.

Rozwiązania nAxiom DMS, stworzone w oparciu o platformę nAxiom, wspierają organizacje w usprawnianiu planowania i realizacji zadań operacyjnych. System umożliwia szybkie reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe, a także efektywne zarządzanie personelem, danymi i procesami wewnętrznymi. Eliminuje typowe problemy tradycyjnego obiegu dokumentów, takie jak opóźnione akceptacje, brak transparentności statusów, zgubione lub uszkodzone dokumenty papierowe, a także czasochłonne wyszukiwanie informacji i ich przekazywanie między działami. Dzięki pełnej digitalizacji oraz automatyzacji procesów, nAxiom DMS ogranicza koszty związane z archiwizacją i minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do danych poufnych, zapewniając pełną kontrolę oraz zgodność z obowiązującymi regulacjami.

Podsumowanie

W dobie postępującej cyfryzacji oraz coraz wyższych oczekiwań względem szybkości i elastyczności działania, technologia low-code staje się strategicznym wsparciem dla organizacji dążących do usprawnienia zarządzania dokumentacją. Szybsze wdrożenia, mniejsze zaangażowanie zasobów IT, łatwość skalowania i zgodność z regulacjami sprawiają, że platformy low-code wyznaczają nowy standard w zakresie efektywnego zarządzania dokumentacją i procesami. Elektroniczny obieg dokumentów oparty na platformie nAxiom to odpowiedź na wyzwania związane z tradycyjnym, papierowym obiegiem, ale także narzędzie stanowiące fundament digitalizacji procesów w całej firmie. Dzięki elastyczności i otwartej architekturze pozwala firmom nie tylko nadążać za zmianami, ale aktywnie je kreować — zwiększając konkurencyjność i odporność operacyjną w dynamicznym otoczeniu rynkowym.