Audyt w firmie – co to jest, na czym polega i jak go przeprowadzić? Przykład z obszaru BHP

Audyt ma sens, gdy jego wyniki prowadzą do konkretnych działań, a nie kończą się na kolejnym raporcie. Właściwie przeprowadzony pozwala zweryfikować zgodność funkcjonowania firmy z wymaganiami prawnymi, standardami oraz wewnętrznymi procedurami. Nie ogranicza się jednak do wykazania nieprawidłowości. Równie istotne jest właściwe udokumentowanie ustaleń, zaplanowanie działań korygujących i monitorowanie ich realizacji.

Co to jest audyt w firmie?

Audyt w firmie to uporządkowany sposób oceny wybranego obszaru działalności na podstawie określonych kryteriów. Mogą nimi być wymagania prawne, normy ISO, standardy branżowe, wymagania klientów czy wewnętrzne procedury. Zakres audytu zależy od jego celu i może obejmować zarówno pojedynczy proces lub stanowisko pracy, jak i cały system zarządzania.

W ramach audytu analizuje się dostępne dokumenty, obserwuje sposób wykonywania pracy, rozmawia z pracownikami i zbiera dowody potwierdzające zgodność lub wskazujące na występowanie niezgodności. Wynikiem jest ocena badanego obszaru oraz wskazanie kwestii, które wymagają poprawy lub dalszej weryfikacji.

Po co przeprowadza się audyt w firmie?

Audyt pozwala uzyskać obiektywną ocenę tego, jak w praktyce funkcjonuje wybrany obszar działalności i czy spełnia określone wymagania. Dzięki niemu można wcześniej wykryć niezgodności, zidentyfikować ryzyka i sprawdzić, czy stosowane rozwiązania są skuteczne. Wyniki audytu mogą również wskazać obszary wymagające usprawnień oraz pomóc w planowaniu działań korygujących i zapobiegawczych.

Regularne audyty dostarczają także danych potrzebnych do oceny zmian w czasie. Pozwalają sprawdzić, czy wcześniej wykryte problemy zostały skutecznie usunięte, czy niezgodności się powtarzają i które obszary wymagają szczególnej uwagi. W ten sposób audyt staje się narzędziem wspierającym zarządzanie ryzykiem, zgodnością i ciągłym doskonaleniem organizacji.

Jakie są rodzaje audytów?

Audyt prowadzony w firmie może dotyczyć całej organizacji, wybranego obszaru działalności albo konkretnego procesu. Działania audytowe można również podzielić ze względu na to, kto je przeprowadza. Mogą też koncentrować się na konkretnych zagadnieniach, takich jak jakość, BHP, ochrona środowiska czy bezpieczeństwo informacji. 

Audyt wewnętrzny vs zewnętrzny – czym się różnią? 
Nie każdy audyt ma ten sam cel ani pełni tę samą funkcję w organizacji. Inaczej wygląda ocena prowadzona na potrzeby firmy, a inaczej niezależna weryfikacja przeprowadzana przez podmiot zewnętrzny. Stąd najbardziej podstawowy podział na audyty wewnętrzne i zewnętrzne.

• Audyt wewnętrzny 

Audyt wewnętrzny w firmie jest przeprowadzany przede wszystkim na potrzeby samej organizacji – jego celem jest ocena, czy wybrane procesy, systemy lub obszary funkcjonują zgodnie z przyjętymi wymaganiami. Pozwala wykryć niezgodności, zidentyfikować ryzyka i wskazać miejsca wymagające poprawy, zanim problemy wpłyną na działalność firmy lub zostaną wykryte podczas audytu zewnętrznego. Może być realizowany przez pracowników firmy lub zewnętrznych audytorów działających na jej zlecenie.

• Audyt zewnętrzny w firmie

Audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez podmiot niezależny od organizacji, najczęściej po to, aby uzyskać niezależną ocenę spełnienia określonych wymagań. W przeciwieństwie do audytu wewnętrznego, który służy przede wszystkim organizacji do oceny własnego funkcjonowania i identyfikowania obszarów wymagających poprawy, audyt zewnętrzny często ma potwierdzić zgodność firmy z określonym standardem, wymaganiami klienta lub innymi kryteriami. Przykładem może być audyt certyfikacyjny ISO albo audyt przeprowadzany przez kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy.

Jakich obszarów działalności może dotyczyć audyt?

Podział na audyty wewnętrzne i zewnętrzne nie wyczerpuje wszystkich możliwości. Audyty mogą być również ukierunkowane na konkretny obszar funkcjonowania firmy. W zależności od specyfiki organizacji mogą dotyczyć m.in. jakości, bezpieczeństwa pracy, ochrony środowiska, bezpieczeństwa informacji, zgodności czy finansów.

Jak przeprowadzić audyt w firmie na przykładzie audytu BHP

Przebieg audytu zależy od jego celu, zakresu i specyfiki organizacji. Dobrze widać to na przykładzie audytu BHP, w którym trzeba ocenić rzeczywiste warunki pracy, udokumentować ewentualne niezgodności i doprowadzić do ich usunięcia.

1. Określenie zakresu audytu

Na początku należy ustalić, co będzie przedmiotem kontroli. Może to być pojedyncze stanowisko pracy, konkretna maszyna, magazyn, hala produkcyjna czy cały zakład. W przypadku większych organizacji warto również określić lokalizację, osoby odpowiedzialne za audyt oraz kryteria, według których będzie prowadzona ocena.

2. Przygotowanie checklisty audytowej

Przed rozpoczęciem kontroli audytor przygotowuje listę kontrolną (checklistę), czyli zestaw punktów, które powinien zweryfikować. Na stanowisku przy maszynie mogą znaleźć się pytania dotyczące stanu technicznego urządzenia, osłon i zabezpieczeń, oznakowania, dostępu do wyłączników awaryjnych, stosowania środków ochrony indywidualnej, instrukcji stanowiskowych czy organizacji przestrzeni wokół maszyny.

Dzięki ustalonej checkliście kolejne kontrole mogą być prowadzone według tych samych kryteriów, a wyniki można ze sobą porównywać.

3. Przeprowadzenie audytu i dokumentacja ustaleń

Audytor przechodzi przez kolejne punkty checklisty i porównuje wymagany stan z rzeczywistymi warunkami na stanowisku. Sprawdza zabezpieczenia maszyny, obserwuje sposób wykonywania pracy, rozmawia z pracownikiem i analizuje dokumentację.

Jeżeli stwierdzi niezgodność, powinien od razu ją opisać i udokumentować. Przykładowo: brak osłony elementu ruchomego maszyny, nieprawidłowe oznakowanie albo brak wymaganej instrukcji. Zdjęcie pozwala jednoznacznie wskazać miejsce i charakter problemu, co ma znaczenie również przy późniejszej kontroli wykonania działania.

4. Planowanie działań naprawczych

Kolejnym krokiem jest określenie, co należy zrobić, aby usunąć stwierdzoną niezgodność. Jeżeli problem dotyczy uszkodzonej osłony maszyny, działaniem może być jej naprawa lub wymiana. Do zadania przypisuje się osobę odpowiedzialną i termin realizacji. W przypadku zagrożenia, które może bezpośrednio wpływać na bezpieczeństwo pracowników, działanie powinno otrzymać odpowiedni priorytet.

5. Weryfikacja skuteczności działań

Po wykonaniu zadania niezgodność nie powinna być automatycznie uznawana za zamkniętą. Trzeba sprawdzić, czy problem został rzeczywiście usunięty. Może to oznaczać ponowne oględziny maszyny, sprawdzenie zamontowanego zabezpieczenia albo weryfikację, czy pracownicy stosują wprowadzone rozwiązanie.

Dopiero potwierdzenie skuteczności działania pozwala zamknąć niezgodność. Jeżeli ten sam problem pojawia się ponownie, warto przeanalizować jego przyczynę zamiast ograniczać się do usunięcia pojedynczego przypadku.

Audyty BHP w dużej organizacji – 6 kluczowych wyzwań

W dużej organizacji audyty BHP mogą obejmować dziesiątki stanowisk, maszyn, magazynów i obiektów w różnych lokalizacjach. Każda kontrola generuje kolejne ustalenia, niezgodności i działania korygujące, dlatego wraz ze skalą audytów rośnie problem ich bieżącego rejestrowania, monitorowania i raportowania. Oto 6 najczęstszych wyzwań związanych z prowadzeniem audytów BHP w dużych organizacjach:

 1. Duża liczba audytów i kontroli

W większych organizacjach audyty BHP nie ograniczają się do okresowej kontroli całego zakładu. Obejmują również pojedyncze stanowiska pracy, maszyny, magazyny, obiekty czy place budowy. Przy takiej skali zarządzanie harmonogramem, wynikami i dokumentacją w wielu arkuszach Excel szybko staje się nieefektywne.

2. Problem z zamykaniem niezgodności

Samo wykrycie niezgodności nie oznacza jej usunięcia. Osoba odpowiedzialna za BHP musi wiedzieć, komu przypisano działanie, jaki jest termin jego realizacji i czy zostało ono faktycznie wykonane. Przy dokumentacji prowadzonej w Excelu, papierowych protokołach i wiadomościach e-mail łatwo stracić aktualny obraz otwartych działań.

3. Audyty prowadzone w wielu lokalizacjach

Zakłady produkcyjne, magazyny, oddziały czy place budowy mogą funkcjonować w różnych częściach kraju. Bez wspólnego sposobu rejestrowania audytów i sposobów raportowania trudno zachować jednolite kryteria kontroli, porównywać wyniki i centralnie monitorować realizację działań korygujących.

4. Rozproszone dane 

Historia audytów musi być dostępna nie tylko na potrzeby bieżącego zarządzania BHP. Podczas kontroli PIP, WIOŚ czy inspekcji zewnętrznej istotne jest szybkie wykazanie, jakie kontrole przeprowadzono, jakie niezgodności wykryto i jakie działania podjęto w odpowiedzi na nie. Przy rozproszonej dokumentacji odtworzenie takiej historii może być czasochłonne.

5. Konieczność działania w terenie

Audytor często przeprowadza kontrolę poza biurem – na hali produkcyjnej, przy maszynie, w magazynie czy na placu budowy. W takich warunkach istotne jest, aby wszystkie informacje można było zarejestrować od razu, w miejscu ich stwierdzenia. Dotyczy to zarówno wyników kontroli i niezgodności, jak i zdjęć, komentarzy czy wskazania osoby odpowiedzialnej za dalsze działanie. 

6. Ocena skuteczności działań BHP 

Pojedynczy audyt pokazuje stan faktyczny w konkretnym momencie. Dla osoby odpowiedzialnej za BHP ważne jest jednak również to, jak wyniki zmieniają się na przestrzeni czasu. Liczba niezgodności, ich powtarzalność, terminowość działań korygujących czy wyniki poszczególnych lokalizacji mogą pokazać, gdzie problemy nadal występują i czy podejmowane działania przynoszą oczekiwane efekty.

nAxiom Audyt – kompleksowe zarządzanie procesem audytowym

Wyzwaniem często nie jest samo wykonanie kontroli, ale utrzymanie spójnego procesu i pełnej kontroli nad tym, co dzieje się po jej zakończeniu. Aplikacja nAxiom Audyt w firmie pozwala płynnie połączyć planowanie oraz realizację audytów, dokumentowanie ustaleń, obsługę niezgodności i działań korygujących oraz raportowanie, a wszystko w jednym ekosystemie, który zachowuje pełną historię działań. 

W rozwiązaniu nAxiom audytor może korzystać z gotowych lub własnych checklist, pracować mobilnie w terenie i dołączać zdjęcia oraz dokumenty bezpośrednio do ustaleń. Po zakończeniu kontroli system pozwala od razu przejść do obsługi niezgodności – przypisać działanie korygujące, wyznaczyć termin i monitorować jego realizację aż do weryfikacji skuteczności. Dzięki temu informacje z audytu nie wymagają dodatkowego przepisywania do arkuszy czy przekazywania między działami.

Te same dane można następnie wykorzystać na poziomie całej organizacji. Przy wielu lokalizacjach nAxiom umożliwia centralne planowanie audytów i analizowanie ich wyników, a także porównywanie statusu działań korygujących, liczby i powtarzalności niezgodności czy obszarów podwyższonego ryzyka. Pozwala to spojrzeć na audyty nie tylko jako pojedyncze kontrole, ale jako źródło informacji o tym, gdzie problemy się powtarzają, jak zmieniają się wyniki w czasie i które działania rzeczywiście przynoszą poprawę.

FAQ 

1. Co to jest audyt?

Audyt w firmie to uporządkowana ocena wybranego obszaru działalności pod kątem określonych kryteriów, takich jak wymagania prawne, normy, standardy branżowe czy procedury wewnętrzne. Jego celem jest m.in. wykrycie niezgodności, identyfikacja ryzyka i wskazanie obszarów wymagających poprawy.

2. Na czym polega audyt w firmie?

Audyt polega na zebraniu i analizie dowodów dotyczących ocenianego obszaru, a następnie porównaniu stanu faktycznego z przyjętymi kryteriami. W zależności od zakresu mogą to być m.in. dokumenty, obserwacje, rozmowy z pracownikami, oględziny czy dokumentacja fotograficzna.

3. Czy audyt zawsze musi prowadzić do działań korygujących?

Nie każda obserwacja z audytu wymaga od razu działania korygującego. Jeżeli jednak audyt wykazuje niezgodność, ryzyko lub problem wymagający poprawy, warto określić sposób jego usunięcia, osobę odpowiedzialną i termin realizacji. W przypadku istotnych niezgodności konieczna może być również późniejsza weryfikacja skuteczności podjętych działań.

4. Co powinna zawierać checklista audytowa?

Checklista powinna zawierać punkty kontrolne dopasowane do zakresu i celu audytu. W przypadku kontroli stanowiska pracy mogą to być pytania dotyczące m.in. stanu technicznego maszyn, zabezpieczeń, oznakowania, środków ochrony indywidualnej czy instrukcji stanowiskowych. Dobrze przygotowana checklista pomaga zachować spójne kryteria podczas kolejnych audytów.

5. Czym różni się audyt wewnętrzny od zewnętrznego?

Audyt wewnętrzny jest prowadzony na potrzeby organizacji i służy ocenie jej własnego funkcjonowania. Audyt zewnętrzny przeprowadza niezależny podmiot, a jego celem jest często potwierdzenie zgodności firmy z określonym standardem, wymaganiami klienta lub innymi kryteriami.

6. Jakie obszary można objąć audytem?

Audyt może obejmować całą organizację, wybrany obszar działalności albo konkretny proces. W zależności od potrzeb firmy może dotyczyć m.in. jakości, BHP, ochrony środowiska, bezpieczeństwa informacji, compliance, IT, finansów lub wymagań charakterystycznych dla danej branży.

7. Dlaczego warto analizować wyniki kolejnych audytów?

Pojedynczy audyt pokazuje stan w konkretnym momencie. Analiza wyników kolejnych kontroli pozwala natomiast sprawdzić, czy niezgodności się powtarzają, gdzie występują najczęściej i czy działania korygujące przynoszą oczekiwane efekty. Przy wielu lokalizacjach umożliwia również porównywanie wyników i wskazywanie obszarów wymagających większej uwagi.