KSeF – wszystko, co musisz wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedna z najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Choć jego celem jest uproszczenie i uszczelnienie rozliczeń, to dla wielu firm oznacza konieczność dostosowania wewnętrznych procedur księgowych i obiegu dokumentów. Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych to też nowe obowiązki, terminy i wyzwania dla biur rachunkowych oraz działów finansowych. Warto już dziś dobrze zrozumieć, jak działa i jakie daje korzyści.

System informatyczny KSeF został stworzony przez Ministerstwo Finansów w celu ujednolicenia obiegu faktur, zwiększenia bezpieczeństwa danych i przyspieszenia rozliczeń między firmami, a wszystko dzięki fakturom ustrukturyzowanym i szeroko pojętej cyfryzacji procesów księgowych. E-faktury wystawiane w ramach KSeF będą funkcjonować równolegle z tradycyjnymi fakturami papierowymi oraz dotychczasowymi fakturami elektronicznymi, jednak już w przeciągu najbliższych miesięcy staną się standardowym rozwiązaniem wykorzystywanym w codziennym obrocie gospodarczym przez większość firm. Zmiana ta oznacza nie tylko nowy sposób dokumentowania transakcji, lecz także pełną integrację danych z administracją skarbową, co pozwoli na szybszą weryfikację rozliczeń i ograniczenie nadużyć podatkowych. Dla przedsiębiorców KSeF to zarówno wyzwanie, jak i szansa. Z jednej strony wymaga wdrożenia nowych narzędzi oraz dostosowania procesów, z drugiej – otwiera drogę do automatyzacji i większej przejrzystości pracy. 

Kluczowe daty wdrożenia KSeF

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur został podzielony na dwa etapy, co ma ułatwić mniejszym firmom przygotowanie się do zmian. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie spoczywał na przedsiębiorstwach, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 mln zł brutto. Dla pozostałych firm system stanie się obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 r.

Do 31 grudnia 2026 przewidziano okres przejściowy – w tym czasie będzie można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), o ile miesięczna wartość sprzedaży z VAT nie przekroczy 10 000 zł. Rozwiązanie to ma ułatwić płynne wdrożenie systemu i ograniczyć ryzyko problemów technicznych w początkowej fazie obowiązywania nowych przepisów. Warto dodać, że dobrowolne korzystanie z KSeF jest możliwe już od stycznia 2022 roku. 

KSeF w praktyce – jak funkcjonuje system e-Faktur?

Proces fakturowania w ramach KSeF znacząco różni się od dotychczasowego modelu. Zamiast przekazywać fakturę bezpośrednio do kontrahenta, dokument trafia w pierwszej kolejności do centralnego systemu państwowego, który pełni rolę pośrednika i rejestru faktur ustrukturyzowanych:

• Wystawienie faktury: proces rozpoczyna się od utworzenia faktury w systemie księgowym zintegrowanym z KSeF.
  
• Przekazanie do KSeF: po wygenerowaniu dokumentu program automatycznie przesyła fakturę w formacie XML do centralnego systemu.
  
• Weryfikacja dokumentu: po otrzymaniu pliku KSeF sprawdza jego strukturę i poprawność danych. Jeśli faktura spełnia wszystkie wymogi techniczne, system rejestruje ją, nadaje numer identyfikacyjny oraz generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
  
• Udostępnienie nabywcy: po zatwierdzeniu przez KSeF faktura automatycznie staje się dostępna dla nabywcy w systemie, co oznacza spełnienie obowiązku jej przekazania przez sprzedawcę. Brak pobrania dokumentu przez nabywcę nie wpływa na jej ważność, ani na możliwość ujęcia jej w rozliczeniach VAT.
  
• Pobranie przez nabywcę: po zalogowaniu do KSeF nabywca ma stały dostęp do wystawionych na jego rzecz faktur i może je pobrać w dowolnym momencie.

Czym jest e-faktura ustrukturyzowana

E-faktura ustrukturyzowana to elektroniczny dokument księgowy wystawiany i przesyłany za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w ustandaryzowanym formacie XML. Dzięki jednolitej strukturze zawarte w niej dane są czytelne zarówno dla ludzi, jak i systemów finansowo-księgowych, co umożliwia ich automatyczne przetwarzanie. Wzór faktury ustrukturyzowanej obejmuje cztery grupy pól: obligatoryjne, opcjonalne, fakultatywne oraz logiczne. Kluczowe znaczenie mają pola obligatoryjne – m.in. NIP sprzedawcy, data wystawienia oraz numer faktury – ponieważ ich brak skutkuje odrzuceniem dokumentu przez system. 

Czy nabywca musi wyrazić zgodę na e-fakturę w KSeF?

Konieczność uzyskania zgody nabywcy na e-fakturę w KSeF zależy od etapu wdrożenia systemu. Do 31 marca 2026 r., podmiot, który chce wystawić fakturę ustrukturyzowaną, musi wcześniej uzyskać akceptację nabywcy. Oznacza to, że korzystanie z KSeF wymaga w tym czasie obopólnej zgody stron transakcji, ponieważ system działa wtedy na zasadzie dobrowolnego uczestnictwa. Zgoda ta może być wyrażona w dowolnej formie – na przykład w umowie, korespondencji mailowej lub poprzez akceptację ogólnych warunków współpracy.

Od 1 kwietnia 2026 r. (a dla dużych firm – od 1 lutego 2026 r.) rozpoczyna się okres obowiązkowy. Od tego momentu zgoda nabywcy nie będzie już wymagana, ponieważ wszystkie podmioty objęte przepisami będą zobowiązane do wystawiania i odbierania faktur wyłącznie w systemie KSeF, niezależnie od wcześniejszych ustaleń między kontrahentami. Tym samym po 1 kwietnia 2026 r. faktury ustrukturyzowane staną się jedyną obowiązującą formą faktury elektronicznej w obrocie gospodarczym, a tradycyjna zgoda nabywcy na e-fakturę przestanie mieć znaczenie.

Dlaczego tradycyjne faktury papierowe lub PDF nie spełniają wymogów KSeF?

Tradycyjne formy archiwizacji faktur stopniowo tracą rację bytu. Dzieje się tak z kilku powodów. Przede wszystkim nie spełniają one wymogów strukturyzacji danych określonych przez KSeF – nie posiadają ujednoliconego formatu XML, który umożliwia automatyczne odczytywanie i przetwarzanie informacji przez systemy księgowe. Dodatkowo dokumenty w tych formach są podatne na uszkodzenia, zagubienie lub nieuprawnione modyfikacje, a ich przechowywanie i udostępnianie wymaga znacznie więcej czasu oraz zasobów. KSeF eliminuje te ryzyka, zapewniając pełną integralność, bezpieczeństwo i trwałość danych dzięki centralnemu repozytorium faktur elektronicznych.

Wymierne efekty wdrożenia KSeF w organizacji

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie za sobą szereg korzyści, które realnie przekładają się na efektywność pracy przedsiębiorstw, biur rachunkowych i księgowych: 

• Ujednolicenie procesu fakturowania - jeden wzorzec dokumentów zmniejsza ryzyko błędów, niezgodności czy pomyłek przy wprowadzaniu danych. Taki standard sprzyja automatyzacji pracy, ułatwia kontrolę rozliczeń i pozwala zachować spójność informacji zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.
  
• Szybszy obieg faktur - dokumenty trafiają do odbiorcy niemal w czasie rzeczywistym, co usprawnia komunikację między kontrahentami.
  
• Automatyzacja wprowadzania danych - integracja z KSeF eliminuje konieczność ręcznego przepisywania faktur, umożliwiając szybkie pobieranie danych z FV klientów prosto do systemu księgowego.
  
• Dostęp do faktur – dokumenty dostępne są w centralnym repozytorium przez 10 lat bez konieczności ich samodzielnego archiwizowania.
  
• Szybszy zwrot VAT – przedsiębiorcy, którzy wystawiają i odbierają faktury wyłącznie w KSeF, mogą liczyć na zwrot nadwyżki VAT w ciągu 40 dni, zamiast standardowych 60. 
  
• Przejrzystość i bezpieczeństwo transakcji – korzystając z KSeF nabywca ma pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. 

nAxiom: elastyczny system do obsługi faktur w architekturze low-code

Platforma nAxiom to nowoczesne narzędzie wspierające firmy w przygotowaniach do obowiązkowego wdrożenia KSeF. Dzięki automatyzacji procesów, możliwości integracji z systemami ERP oraz wysokiej elastyczności, przedsiębiorstwa mogą efektywnie usprawnić obsługę faktur, rozliczeń i mechanizmów kontroli wewnętrznej. System zapewnia komunikację z KSeF, co pozwala automatycznie przesyłać i odbierać faktury bez udziału użytkownika, usprawniając cały proces księgowy. Platforma łączy zaawansowane zabezpieczenia danych z intuicyjną obsługą, co pozwala szybko wdrożyć zespół i ułatwia codzienną pracę z dokumentami. Co więcej nAxiom rejestruje każdy etap obsługi faktur, umożliwia generowanie szczegółowych raportów i wysyła powiadomienia o zmianach statusów, co wspiera nadzór, kontrolę i zgodność z procedurami audytowymi.

KSeF – od obowiązku do przewagi konkurencyjnej

Korzystanie z systemu KSeF to nie tylko realizacja obowiązku wynikającego z przepisów, ale także realna szansa na usprawnienie procesów finansowych. Nowoczesny system otwiera drogę do automatyzacji i cyfryzacji obiegu dokumentów, pozwala zyskać większą kontrolę nad płatnościami, zwiększyć bezpieczeństwo oraz szybkość działania. W procesie adaptacji nowych zasad oraz postępującej cyfryzacji procesów księgowych kluczową rolę odgrywają rozwiązania takie jak platforma nAxiom, która umożliwia pełną, integrację wewnętrznych systemów ERP z KSeF. Dzięki temu wdrożenie elektronicznego obiegu faktur staje się prostsze i bardziej efektywne – redukuje błędy manualne, zwiększa przejrzystość procesów oraz automatyzuje kontrolę i akceptację dokumentów kosztowych. Cechą platformy nAxiom, wykonanej w technologii low-code, jest możliwość umieszczenia logiki integrującej platformę z innym systemem jako nowy etap istniejących wcześniej procesów, dzięki czemu możliwe jest dostosowanie już istniejących procesów biznesowych zamiast konieczności tworzenia nowego, dedykowanego procesu.