Jak zbudowana jest aplikacja Obieg Umów w technologii low-code?

Aplikacja Obieg Umów w technologii low-code to innowacyjne narzędzie, które automatyzuje i optymalizuje zarządzanie dokumentami w firmie. Zapewnia pełną kontrolę nad każdym etapem obiegu począwszy od rejestracji, poprzez konsultacje, aż po ostateczną akceptację i archiwizację. Jakie funkcjonalności wpływają na skuteczność tego rozwiązania i dlaczego warto je wdrożyć w swojej firmie?

Zarządzanie umowami może być proste, szybkie i przejrzyste, zwłaszcza gdy procesy są odpowiednio zoptymalizowane i dostosowane do specyfiki firmy. Aplikacja Obieg Umów zbudowana na platformie nAxiom, oparta na technologii low-code, eliminuje problemy typowe dla tradycyjnego obiegu dokumentów – od zagubionych umów, przez przestoje wynikające z oczekiwania na podpis, po niejasny status dokumentów podczas konsultacji z prawnikiem. Wszystko za sprawą dobrze zaprojektowanych funkcjonalności, które czynią proces obsługi dokumentów wyjątkowo efektywnym.

Kluczowe funkcjonalności aplikacji Obieg Umów

Aplikacja Obieg Umów oferuje szeroki zakres funkcji, które automatyzują i usprawniają proces zarządzania dokumentami w firmie.

1. Rejestrowanie nowych umów.

Podczas tworzenia nowej umowy użytkownicy mogą zdefiniować jej typ, dodać szczegóły dotyczące płatności i wybrać dodatkowe opcje, takie jak zapisy RODO czy klauzule dotyczące NDA. Cały proces jest wspierany przez elastyczne opcje wyboru, które umożliwiają dostosowanie umowy do specyficznych potrzeb firmy. Intuicyjny formularz zapewnia precyzyjne i szybkie tworzenie dokumentów.

2. Przejrzysta lista wszystkich umów.

Funkcjonalność zarządzania umowami obejmuje przegląd listy dokumentów. Użytkownicy mogą łatwo sortować umowy według kategorii, dat, kontrahentów czy statusu. Każda umowa może być edytowana, co pozwala na bieżąco wprowadzać zmiany i aktualizacje. Lista zawiera również opcje filtrowania oraz eksportu danych.

3. Metryki poszczególnych umów.

Metryka stanowi szczegółowy rejestr audytowy każdej umowy. Zawiera informacje o użytkownikach odpowiedzialnych za jej tworzenie, akceptację oraz historię wprowadzanych zmian i prac związanych z danym dokumentem z dokładną datą i czasem dokonywanych zmian. Dzięki tej funkcji, każdy etap przetwarzania umowy jest przejrzysty, a ewentualne opóźnienia lub problemy są łatwo identyfikowane. 

4. Aneksowanie umów.

Aneksowanie umów w aplikacji nAxiom jest proste i przejrzyste. Użytkownicy mogą szybko wprowadzić zmiany w istniejących umowach, wybierając odpowiednią kategorię aneksu (np. „Zmiana postanowień umowy") oraz wprowadzając nowe terminy obowiązywania. 

5. Możliwość przypisania konsultacji dotyczącej konkretnej umowy.

Aplikacja nAxiom ułatwia współpracę między różnymi działami, umożliwiając szybkie i proste konsultacje zapisów umowy z prawnikiem lub innymi ekspertami. Wystarczy zaznaczyć wybrany fragment umowy, który budzi wątpliwości, np. dotyczący czasu trwania umowy, a następnie przypisać konsultację do odpowiedniej osoby. Proces ten jest intuicyjny, a status konsultacji można monitorować na bieżąco. Aplikacja zapewnia przejrzystość i kontrolę na każdym etapie obiegu dokumentów, eliminując ryzyko niejasności.

6. Zarządzanie procesami workflow bez zaawansowanej wiedzy programistycznej.

To jedna z największych zalet aplikacji nAxiom. Dzięki temu możliwe jest tworzenie złożonych ścieżek decyzyjnych, które można modyfikować w zależności od zmieniających się potrzeb organizacji. Każdy etap obiegu dokumentów – od rejestracji umowy, przez konsultacje, aż po akceptację zarządu – jest zautomatyzowany. Co więcej, użytkownicy bez zaawansowanej wiedzy programistycznej mogą dostosowywać przepływ pracy, zmieniając poszczególne etapy obiegu dokumentu. 
Przejrzysty diagram procesu workflow przedstawia wszystkie etapy, jakie umowa przechodzi od momentu jej rejestracji, przez konsultacje, aż po finalną akceptację i archiwizację. Każdy krok może być dokładnie śledzony, co pozwala na pełną kontrolę nad przepływem dokumentów.

7. Przejrzysta archiwizacja dokumentów.

Aplikacja umożliwia również zaawansowane opcje archiwizacji. Dokumenty, które przeszły pełen proces akceptacji, są automatycznie przypisywane do Archiwum dokumentów aktywnych. To zapewnia szybki dostęp do umów, które są wciąż obowiązujące i mogą być niezbędne w codziennej działalności operacyjnej, audytowej lub w celach konsultacyjnych. Archiwizacja aktywnych dokumentów wspiera uporządkowane przechowywanie, co ułatwia ich późniejsze odnalezienie.
Jednocześnie, system umożliwia śledzenie dokumentów, które zostały odrzucone na różnych etapach obiegu. W takim przypadku dokumenty trafiają do Archiwum dokumentów odrzuconych, gdzie można analizować decyzje i ewentualne przyczyny odrzucenia, co zapewnia pełną transparentność procesu i dostęp do dokumentów również po ich odrzuceniu.

8. Integracja z e-SIGN.

Aplikacja obsługuje również podpisy kwalifikowane, pieczęcie i podpisy zaufane. Dzięki temu użytkownicy mogą zatwierdzać dokumenty elektronicznie, zgodnie z wymaganiami prawnymi i standardami, co dodatkowo przyspiesza cały proces akceptacji.

Dostosowywanie aplikacji Obieg Umów do potrzeb firmy

Każdy użytkownik może swobodnie decydować o dodawaniu dodatkowych funkcjonalności do aplikacji Obieg Umów, dostosowując system do indywidualnych potrzeb swojej organizacji. Jest wiele możliwości rozszerzeń, które mogą jeszcze bardziej zwiększyć efektywność aplikacji.

1. Wyszukiwanie pełnotekstowe.

Rozbudowa funkcjonalności o możliwość przeszukiwania załączników, pól w dokumentach, komentarzy, a także plików przetworzonych technologią OCR. Dzięki temu szybkie odnalezienie kluczowych informacji w dokumentach stanie się jeszcze prostsze i bardziej intuicyjne.

2. Obsługa gotowych szablonów umów.

Ułatwienie procesu tworzenia umów poprzez wprowadzenie gotowych szablonów (dokumenty seryjne), które automatycznie zasilą formularze. To rozwiązanie pozwala na znaczne przyspieszenie procesu przygotowywania dokumentów, eliminując konieczność każdorazowego tworzenia ich od podstaw.

3. Rozbudowa formularzy o dodatkowe atrybuty.

Wprowadzenie nowych sekcji w formularzach umów umożliwi bardziej szczegółowe opisywanie kontraktów. Taka funkcjonalność pozwoli na lepsze zarządzanie ryzykiem, zwiększając precyzję przy definiowaniu kluczowych aspektów umowy.

4. Powiadomienia o nadchodzących terminach.

Dodanie automatycznych powiadomień o zbliżających się terminach, takich jak konieczność przedłużenia umowy lub monitorowanie terminów płatności, pomoże uniknąć opóźnień i przestojów w obiegu dokumentów. Co ważne, każda firma może dostosować aplikację do swoich specyficznych potrzeb, czerpiąc maksymalne korzyści z jej elastycznej struktury.

Dlaczego warto wdrożyć Obieg Umów w swojej firmie?

Obieg Umów pozwala na efektywne zarządzanie umowami, redukuje koszty, zwiększa kontrolę nad dokumentacją i wspiera rozwój firmy poprzez elastyczność i możliwość szybkiego dostosowania systemu do aktualnych potrzeb. Aplikacja Obieg Umów zapewnia szereg wymiernych korzyści. Zautomatyzowany obieg umów eliminuje opóźnienia wynikające z przetrzymywania dokumentów na biurkach. Każdy etap przekazywania umowy, czy to do konsultacji z prawnikiem, czy do innego działu, jest ściśle monitorowany i w pełni przejrzysty. Dzięki temu każdy z użytkowników ma jasność, na jakim etapie znajduje się dokument i  kto jest za niego odpowiedzialny w danej chwili. System umożliwia również śledzenie historii zmian i przypomnień o terminach, co dodatkowo wspiera eliminację potencjalnych przestojów. Kolejną ważną kwestią jest pełna kontrola nad dokumentami. System eliminuje problemy związane z zagubieniem ważnych dokumentów, dzięki łatwej archiwizacji oraz intuicyjnemu wyszukiwaniu. Użytkownicy mogą z szybko odnaleźć potrzebne informacje w dowolnym  momencie. 

Aplikacja Obieg Umów nie tylko usprawnia procesy związane z dokumentacją, ale przyczynia się również do znaczącej redukcji kosztów operacyjnych. Automatyzacja obiegu dokumentów eliminuje potrzebę fizycznego przesyłania papierowych umów, zmniejszając wydatki związane z drukiem, wysyłką oraz archiwizacją. Dodatkowo, dzięki lepszej organizacji i łatwiejszemu dostępowi do dokumentów, oszczędza się czas, co w dłuższej perspektywie prowadzi do optymalizacji kosztów związanych z obsługą biurową. Ponadto, mniejsza liczba błędów i zagubionych dokumentów ogranicza ryzyko kar umownych lub strat wynikających z przestojów.

Aplikacja Obieg Umów w technologii low-code to nowoczesne i kompleksowe narzędzie. Jej elastyczność umożliwia dostosowanie do zmieniających się potrzeb firmy, czyni ją skutecznym wsparciem w dynamicznym środowisku biznesowym.