Jak zbudowana jest aplikacja e-Kancelaria w technologii low-code?

Wdrożenie aplikacji e-Kancelaria, zbudowanej w technologii low-code, to krok w stronę nowoczesnego i efektywnego zarządzania dokumentami w firmie. System nie tylko znacząco usprawnia codzienną pracę biurową, ale również przyczynia się do redukcji kosztów operacyjnych. Co decyduje o skuteczności e-Kancelarii i dlaczego znajduje ona tak szerokie zastosowanie w wielu branżach?

Aplikacja e-Kancelaria, dzięki intuicyjnemu interfejsowi oraz elastyczności platformy nAxiom, pozwala na automatyzację kluczowych procesów związanych z obsługą korespondencji. System można łatwo dostosować do indywidualnych potrzeb niemal każdej firmy. wszechstronność i elastyczność wynikająca z low-code. Aplikacja może być rozwijana w miarę pojawiania się nowych potrzeb, wynikających zarówno z wewnętrznych zmian organizacyjnych, jak i zewnętrznych warunków rynkowych. To sprawia, że e-Kancelaria jest narzędziem, które przysłowiowo rośnie wraz z firmą. Co więcej, dzięki modułowej strukturze aplikacji, firma ma pełną kontrolę nad tym, jakie funkcjonalności i kiedy są wdrażane. 

Najważniejsze funkcje e-kancelarii

Funkcjonalności aplikacji e-Kancelaria zbudowanej na platformie low-code nAxiom w znaczący sposób usprawniają codzienną pracę biurową, związaną z obsługą korespondencji i dokumentacji.

1. Rejestracja i obsługa poczty przychodzącej.

Aplikacja e-Kancelaria pozwala na szybkie rejestrowanie dokumentów i korespondencji przychodzącej, takich jak listy zwykłe, listy polecone oraz przesyłki kurierskie. Zarejestrowane przesyłki mogą być przypisywane do odpowiednich osób i działów w firmie, co umożliwia płynne przekazywanie dokumentów do dalszej obsługi.

1. E-Kancelaria obsługa poczty przychodzącej.

2. Obsługa poczty wychodzącej.

Aplikacja pozwala również na rejestrację i śledzenie korespondencji wychodzącej. Użytkownik może wybrać, czy dana przesyłka ma zostać wysłana jako list zwykły, polecony czy przesyłka kurierska. Istnieje też  możliwość generowania raportów dla operatora pocztowego.

2. E-Kancelaria widok poczty wychodzącej - lista

.

3. E-Kancelaria - szczegółowy widok listu poleconego.

.

4. E-Kancelaria - szczegółowy widok listu zwykłego.

3. Generowanie zestawień dla operatorów pocztowych.

Jedną z kluczowych funkcji aplikacji jest możliwość generowania zestawień dla operatorów pocztowych. System automatycznie tworzy raporty na podstawie przesyłek, które zostały zarejestrowane w systemie, co znacznie usprawnia proces zarządzania wysyłkami.

5. Wydrukowane zestawienie dla listonosza, wygenerowane przez aplikację e-Kancelaria.

Zestawienie przesyłek przygotowane dla listonosza automatycznie uwzględnia szczegóły każdej wysyłki, takie jak jej typ (np. list polecony) oraz całkowity koszt zleconych przesyłek.

4. Dynamiczne formularze i proste zarządzanie danymi.

Platforma nAxiom pozwala użytkownikom na szybkie tworzenie i modyfikowanie formularzy przy użyciu interfejsu typu Drag & Drop. W aplikacji e-Kancelaria administratorzy mogą więc dostosowywać pola formularzy, takie jak dane kontrahentów, numery przesyłek czy kategorie dokumentów do specyfiki i potrzeb własnej firmy. Użytkownik może dodawać nowe pola, a także zmieniać ich kolejność. Wszystko za pomocą dosłownie kilku kliknięć.

6. E-Kancelaria - prosta modyfikacja formularza Drag&Drop.

5. Automatyzacja procesów z użyciem workflow.

Aplikacja e-Kancelaria wykorzystuje zaawansowany silnik workflow do automatyzacji kluczowych procesów w firmie, takich jak zatwierdzanie dokumentów, przekazywanie przesyłek do odpowiednich działów czy archiwizacja korespondencji. Dzięki temu możliwe jest tworzenie złożonych ścieżek decyzyjnych, które można modyfikować w zależności od zmieniających się potrzeb organizacji. 

Uniwersalny, wydajny i parametryzowalny silnik workflow, który napędza e-Kancelarię, pozwala modelować i obsługiwać różnorodne procesy – biznesowe, technologiczne oraz hybrydowe. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi Workflow Managera nie trzeba  już angażować działu IT, a  pracownicy posiadający wiedzę biznesową mogą samodzielnie definiować i modyfikować obowiązujące reguły. e-Kancelaria to narzędzie, które usprawnia codzienną pracę i pozwala na elastyczne dostosowanie procesów do dynamicznie zmieniających się wymagań biznesowych.

7. E-Kancelaria - modyfikacja workflow.

W edytorze workflow użytkownik definiuje warunki decyzyjne, które determinują dalszy los dokumentów w systemie. Konstruktor zapytania umożliwia tworzenie złożonych zależności między polami formularzy a działaniami systemu.

6. Podsumowanie korespondencji.

Aplikacja generuje pełne raporty dotyczące zarówno poczty przychodzącej, jak i wychodzącej, co umożliwia administratorom łatwe monitorowanie stanu dokumentów. Z poziomu interfejsu można przeglądać statusy, szczegóły dotyczące poszczególnych przesyłek oraz przypisanych użytkowników.

8. E-Kancelaria - ewidencja poczty przychodzącej.

Podsumowanie konkretnej przesyłki zawiera  dokładne informacje – od daty wpływu, po nazwę nadawcy i kategorię dokumentu.

7. Koszty związane z wysyłkami.

e-Kancelaria oferuje możliwość rejestrowania kosztów związanych z wysyłką dokumentów, co zapewnia lepszą kontrolę nad wydatkami. System automatycznie przypisuje koszty do każdej przesyłki. W tym przypadku – bazując na cenniku Poczty Polskiej. Oczywiście istnieje możliwość modyfikacji cennika i przypisania operatora, z którym w danym momencie  organizacja ma podpisaną umowę.

9. E-Kancelaria - cennik usług pocztowych.

Cennik usług pocztowych, który jest zintegrowany z systemem e-Kancelaria, automatycznie przypisuje odpowiednie opłaty do wysyłanych przesyłek. Możemy go na bieżąco aktualizować i modyfikować.

8. Zaawansowane funkcje podglądu i zarządzania dokumentami.

Aplikacja pozwala  na załączanie dokumentów oraz ich podgląd bezpośrednio z poziomu systemu, co ułatwia śledzenie i analizowanie korespondencji. Użytkownicy mogą przeglądać załączniki, dodawać notatki oraz współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym.

10. E-Kancelaria - zestawienie pocztowe.

Podsumowanie przesyłek w postaci elektronicznej jest gotowe do druku, co znacznie usprawnia przekazywanie dokumentów pocztowych. 

Dlaczego już dzisiaj warto wdrożyć e-Kancelarię?

Aplikacja e-Kancelaria w pełni automatyzuje obieg dokumentów w firmie – od rejestracji, poprzez przypisanie ich do odpowiednich działów, aż po finalną wysyłkę. Dzięki tej technologii, codzienne procesy dokumentacyjne stają się szybsze, bardziej efektywne i zorganizowane, co pozwala na optymalne zarządzanie czasem pracy zespołów. Każdy dokument jest łatwo dostępny, a jego status można śledzić w czasie rzeczywistym, co eliminuje ryzyko zgubienia lub przetrzymywania dokumentów. Dodatkowo, e-Kancelaria umożliwia automatyczne przypisanie kosztów wysyłek, co gwarantuje pełną kontrolę nad wydatkami.

Wykorzystanie technologii low-code, na której bazuje e-Kancelaria, zapewnia elastyczność w dostosowywaniu aplikacji do zmieniających się potrzeb firmy. Umożliwia to szybkie wprowadzanie zmian oraz dodawanie nowych funkcjonalności, co ważne – bez konieczności angażowania zespołu IT. To czyni z e-Kancelarii niezwykle elastyczne narzędzie, które rozwija się wraz z firmą.

Wdrożenie e-Kancelarii to inwestycja, która przynosi natychmiastowe korzyści – automatyzacja procesów dokumentacyjnych nie tylko oszczędza czas, ale także podnosi efektywność pracy biurowej. Dzięki lepszej organizacji, zespół może skupić się na kluczowych zadaniach, zamiast tracić czas na ręczne zarządzanie dokumentami. Długoterminowo, e-Kancelaria pomaga ograniczyć błędy, przestoje oraz koszty związane z obsługą korespondencji.