Elektroniczny obieg faktur w firmie zgodny z KSeF

Cyfryzacja procesów księgowych stała się nieodłącznym elementem nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem. Szczególne znaczenie ma tutaj elektroniczny obieg dokumentów finansowych, który nie tylko usprawnia pracę, ale też minimalizuje ryzyko błędów i opóźnień w płatnościach. W kontekście nadchodzących zmian w prawie podatkowym istotna staje się integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

System e-Faktur (KSeF) już od 1 lutego 2026 roku stanie się obowiązkowy dla największych przedsiębiorstw, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych firm. To rewolucyjna zmiana w polskim systemie podatkowym, która wprowadza jednolity standard elektronicznej wymiany faktur między przedsiębiorcami za pośrednictwem centralnej platformy Ministerstwa Finansów. 

Kompleksowe zarządzanie dokumentacją i procesami

Elektroniczny rejestr faktur oparty na nowoczesnych platformach technologicznych, takich jak nAxiom, stanowi kompleksowe rozwiązanie dla firm poszukujących efektywnego sposobu zarządzania dokumentacją kosztową. Aplikacja do obiegu faktur zbudowana na platformie low-code naAxiom umożliwia sprawną dekretację dokumentów zgodnie z przyjętą w organizacji hierarchią akceptacji, uwzględniając przy tym zarówno kwoty, jak i rodzaje zakupów. Jedną z kluczowych zalet takiego rozwiązania jest możliwość obsługi faktur pochodzących z różnych źródeł – zarówno tych przesyłanych drogą elektroniczną, jak i tradycyjną pocztą. Wszystko to, w jednym, scentralizowanym miejscu. Co istotne, rejestracji dokumentów może dokonać każdy uprawniony pracownik, bez konieczności wprowadzania ich do dziennika podawczego, co znacząco przyspiesza cały proces. System oferuje rozbudowane możliwości opisu merytorycznego dokumentów, uwzględniając źródła finansowania oraz wymiary kontrolingowe, takie jak MPK (Miejsca Powstania Kosztów), projekty, zadania czy numery inwestycji. Szczególnie wartościowym elementem jest wielopoziomowy obieg akceptacyjny, który automatycznie dostosowuje się do wartości faktury oraz rodzaju zakupionego asortymentu lub usługi.

Automatyzacja i kontrola procesów

Istotną funkcjonalnością jest automatyczne powiązanie dokumentu kosztowego z wcześniej utworzonymi dokumentami, takimi jak umowy, zapotrzebowania czy zamówienia. Dzięki temu system może automatycznie pobierać wcześniej przygotowane opisy merytoryczne, eliminując konieczność ponownego wprowadzania tych samych danych. Monitoring procesu akceptacyjnego stanowi kolejny filar efektywnego zarządzania dokumentacją. System umożliwia bieżącą weryfikację statusu każdej faktury, zapewniając pełną kontrolę nad przebiegiem i czasem trwania procedury dekretacji. Wbudowane alerty przypominające o konieczności podjęcia decyzji akceptacyjnej skutecznie zapobiegają przedłużaniu procesu obiegu dokumentów i ułatwiają dotrzymywanie terminów płatności. Elektroniczne repozytorium dokumentów zapewnia dostęp do przechowywanych skanów wraz z ich metryką wszystkim uprawnionym pracownikom. Interfejs dwukierunkowy gwarantuje automatyczną wymianę danych między rejestrem faktur a systemem ERP, zachowując spójność opisów merytorycznych dokumentów kosztowych.

Poznaj nowe podejście do cyfryzacji realizowanej z wykorzystaniem elastycznej platformy low-code, która zapewnia organizacjom wszystko to, czego one potrzebują w tak szybko zmieniającej się rzeczywistości.

Pobierz e-booka

Korzyści i przyszłość elektronicznego obiegu dokumentów

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów przynosi wymierne korzyści  organizacji. Eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów, zapobiega powstawaniu zatorów akceptacyjnych i standaryzuje procedury w obszarze dekretacji. System zapewnia pełną transparentność procesu akceptacyjno-decyzyjnego, umożliwiając szybką weryfikację budżetu zakupowego i elastyczne rozkładanie kosztów na różne źródła finansowania. Dodatkowym atutem jest dostępność systemu z poziomu przeglądarki internetowej i urządzeń mobilnych, co umożliwia pracę z dokumentami z dowolnego miejsca. Zastosowanie platformy low-code nAxiom pozwala na szybką i łatwą kastomizację rozwiązania zgodnie z indywidualnymi potrzebami organizacji.

Integracja z KSeF

W kontekście nadchodzących zmian w prawie podatkowym warto zaznaczyć, że nowoczesne systemy obiegu dokumentów są przygotowywane do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co pozwoli na płynne dostosowanie się firm do nowych wymogów prawnych w zakresie elektronicznej fakturacji. KSeF stanowi rewolucyjną zmianę w polskim systemie podatkowym, wprowadzając obowiązkowy standard elektronicznej wymiany faktur między przedsiębiorcami za pośrednictwem centralnej platformy administrowanej przez Ministerstwo Finansów. Integracja systemów obiegu dokumentów z KSeF przyniesie przedsiębiorstwom dodatkowe korzyści, takie jak automatyczna walidacja dokumentów pod kątem zgodności z wymogami prawnymi, natychmiastowe potwierdzenie odbioru faktury przez kontrahenta oraz bezpieczne przechowywanie dokumentów w centralnym repozytorium. Szczególnie istotna jest możliwość automatycznego przekazywania faktur do KSeF bezpośrednio z systemu obiegu dokumentów, co eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych i minimalizuje ryzyko błędów. System zapewnia również automatyczną archiwizację i dostęp do historycznych dokumentów, zgodnie z wymogami przepisów podatkowych.

Elektroniczny obieg faktur to nie tylko odpowiedź na potrzeby nowoczesnego biznesu, ale też krok w kierunku większej efektywności i transparentności procesów finansowych w przedsiębiorstwie. Automatyzacja procesów, połączona z wielopoziomową kontrolą i elastycznością systemu, pozwala na znaczące usprawnienie pracy działów księgowych i finansowych, przyczyniając się do optymalizacji kosztów i poprawy płynności finansowej organizacji.